社外向け日程調整メールの返信は、承諾・変更・断りの3パターンを押さえれば24時間以内に送れます。候補日を3つ以上・件名に要件と日時を入れる2つのルールを守るだけで、フリーランスとしての信頼が格段に上がります。この記事では承諾から断りまで即使える例文7選と実務ハックを解説します。
この記事でわかること
この記事を読むと、承諾・変更・断りの3パターンと24時間以内返信のルールを組み合わせることで、社外日程調整メールを1往復で完結させる方法がわかります。件名に要件と日時を入れる書き方と、返信時間を5分以内に短縮するテンプレート活用法も合わせて習得できます。フリーランスとしての信頼を返信品質で積み上げる5つの実務ハックも紹介します。
今の仕事について、一番近いものは？
この記事の結論
社外への日程調整メール返信は、承諾・変更・断りの3パターンとルール2つ（24時間以内・候補日3つ以上）で完結します。件名に要件と日時を入れ、所要時間と形式（対面／オンライン）を明示することで往復のやり取りを最小化できます。フリーランスにとって返信の速さと文面の明確さは直接的な信頼に結びつくため、本記事のテンプレートをそのまま活用してください。
今日やるべき1つ
本記事の「承諾テンプレート」をコピーして自分のメールの下書きフォルダに保存し、件名の空欄だけ埋める（5分）。
状況別ショートカット
| 状況 | 読むべきセクション | 所要時間 |
| 承諾・日程確定の返信を今すぐ送りたい | 社外返信メールは承諾・変更・断りの3パターンで対応 | 3分 |
| 件名の書き方が不安 | 社外メール件名は目的と日時で検索性が2倍 | 3分 |
| 返信が遅れてしまった | 返信遅れ時は24時間内に受領連絡で信頼を維持 | 2分 |
| 候補日の数や書き方に迷っている | 候補日は3枠以上・日付時間形式で決定率向上 | 3分 |
| 自分の状況が承諾・変更・断りのどれか判断したい | 社外日程調整を3分で診断 | 3分 |
| 実務で使えるハックをまとめて知りたい | 社外日程調整は5つの仕組みでミス0件 | 5分 |
社外メール件名は目的と日時で検索性が2倍
件名に「日程調整のお願い」とだけ書いたメールは、受信者が受信ボックスで内容を判断できず、開封率・返信率ともに下がります。件名の書き方を変えるだけで、相手の返信速度が上がります。
件名に入れる3要素で開封率を最大化
件名に入れるべき要素は「案件名・目的」「候補日時（可能なら）」「自分の社名・名前」の3つです。たとえば「【ご確認】〇〇案件のお打ち合わせ日程調整の件／山田（フリーランスデザイナー）」のように構成すると、受信者が件名だけで「誰から、何の件か」を即座に判断できます。件名の前半50文字でこの3要素を収めると、スマートフォンの通知表示でも内容が途切れません。
フリーランスの場合、社名のない個人名では相手が差出人を判断しにくいという実務上の落とし穴があります。フリーランスデザイナー・ライターの肩書や屋号を件名末尾に入れるだけで、相手の心理的安全が増し返信速度が上がる傾向があります（日程調整メールの基本構成）。またフリーランスのビジネスメール例文を参考にすると、件名・本文・署名のセットを整える基礎が身につきます。
件名のOK例・NG例比較
| パターン | 件名例 | 問題点・利点 |
| NG（曖昧） | 日程調整のお願い | 誰から・何の件かが不明 |
| NG（情報過多） | 【重要・緊急・確認】〇〇の件について日程を早急にお願いしたいのですが… | 件名が長すぎて内容が埋もれる |
| OK（基本形） | 【日程調整】〇〇案件打ち合わせのご依頼／田中（Webライター） | 案件名・目的・氏名が揃っている |
| OK（確定後） | 【日程確定】〇〇案件打ち合わせ：7月10日（木）14:00 | 確定日時が件名に入り管理しやすい |
返信で日程が確定した際は、件名の冒頭を「【日程確定】」に書き換えると、双方がメールスレッドを検索しやすくなります。「いつの打ち合わせだっけ」という確認往復がこの一手間でなくなります。
宛名・書き出しは会社名＋役職＋氏名の3点セット
社外向けメールの書き出しは「〇〇株式会社 営業部 △△様」のように会社名・部署・氏名を揃えます。書き出しを整えるだけで、受け取った相手は「きちんとした人」という印象を持ちます（日程調整メールの例文）。コピーアンドペーストで転用する際は社名・氏名の部分を必ず上書き確認してください。宛名を間違えると信頼低下に直結します。
CHECK
▶ 今すぐやること: 自分が使いたい場面の件名パターン（OK例）を1つコピーし、案件名と氏名の部分を書き換えて下書き保存する（3分）
Q: 件名に候補日を入れた方がよいですか？
A： 相手に日程の選択を依頼する段階であれば入れなくて構いません。日程が確定した返信では「7月10日（木）14:00」のように確定日時を件名に入れると管理しやすくなります。
Q： 屋号がない場合、件名の末尾はどう書けばよいですか？
A： 「田中太郎（フリーランスWebライター）」のように氏名に肩書を添えると相手が判断しやすくなります。
社外返信メールは承諾・変更・断りの3パターンで対応
相手から日程調整の依頼を受けたとき、「承諾・変更・断り」のどれで返すかで文面の構成がまったく変わります。パターンを確認してから例文を選ぶと、返信に要する時間を5分以内に短縮できます。日程調整ツール無料おすすめ5選を活用すれば、さらに調整の手間を自動化できます。
承諾返信｜確定日時と感謝を先頭に
承諾する場合は、「了解の意思」を文面の冒頭に持ってきます。読み手が「承諾か変更か断りか」を冒頭で判断できることで、メール確認の手間が減ります。以下のテンプレートをそのままコピーして使用してください。
承諾テンプレート（件名：【日程確定】〇〇案件打ち合わせ）
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様
お世話になっております。〇〇（氏名）です。
日程調整のご連絡をいただき、ありがとうございます。
ご提示いただいた候補日のうち、下記日程にてお伺いいたします。
日時：〇月〇日（〇）〇:〇〇〜〇:〇〇
形式：〔対面／オンライン（Zoom等）〕
所要時間：〇〇分程度
引き続きよろしくお願いいたします。
〇〇（氏名）
〔電話番号 メールアドレス〕
承諾の事実を冒頭に置くことで、相手が「確定か変更か断りか」を読まなくても件名と1行目で判断できます。フリーランスとして複数の取引先を持つ場合、受け取る側の確認工数を減らす配慮が長期的な関係構築に直結します。Zoomの場合は「形式：オンライン（Zoom）」とした上で「URLは後ほどお送りします」または「ご都合に合わせてURLをご共有ください」を1行追加してください。
このテンプレートをコピーして使用してください。
変更希望返信｜代替案を3つ並べて選択肢を示す
変更を希望する場合は、まず相手への感謝と変更理由を1文で簡潔に伝え、すぐに代替案を3つ提示します。代替案なしで変更希望だけ伝える返信は相手に調整の手間を増やすため、候補日とセットで伝えてください（日程調整メールの例文）。
変更希望テンプレート（件名：Re:【日程調整】〇〇案件打ち合わせのご依頼）
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様
お世話になっております。〇〇（氏名）です。
早速ご調整いただきありがとうございます。誠に恐れ入りますが、ご提示の日程について、先約と重なってしまいました。
以下の候補日はご都合いかがでしょうか。
候補①：〇月〇日（〇）〇:〇〇〜〇:〇〇
候補②：〇月〇日（〇）〇:〇〇〜〇:〇〇
候補③：〇月〇日（〇）〇:〇〇〜〇:〇〇
所要時間は〇〇分程度を想定しております。いずれも難しい場合は、ご都合に合わせて再調整いたします。
よろしくお願いいたします。
〇〇（氏名）
「誠に恐れ入りますが」は変更を申し出る際の定番表現で、責任を相手に転嫁せず自分側の事情として説明する効果があります。代替候補を3つ並べることで相手が「この中から選べばよい」と理解でき、追加のやり取りを1往復以内に収められます。相手側から候補日を出してほしい場合は「候補①〜③が難しい場合は、〇月〇日以降でご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです」を末尾に追加してください。
このテンプレートをコピーして使用してください。
断り返信｜理由を簡潔にして再調整余地を示す
断る場合は、相手への配慮と「再調整の余地があるか否か」を明示します。ただの断り文で終えると、今後の取引意欲がないと受け取られる場合があります。「この案件には参加できないが、今後の協力は前向きです」という意思を添えると関係が維持できます。
断りテンプレート（件名：Re:【日程調整】〇〇案件打ち合わせのご依頼）
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様
お世話になっております。〇〇（氏名）です。
ご連絡いただきありがとうございます。誠に申し訳ございませんが、今回ご提示いただいた期間については、既存の業務と重なり対応が難しい状況です。
〇月以降であれば調整が可能です。もしスケジュールに余裕がございましたら、改めてご相談いただけますと幸いです。
今後ともよろしくお願いいたします。
〇〇（氏名）
「既存の業務と重なり」という表現は、相手を否定せず自分側の事情として断る定番フレーズです。「〇月以降であれば」と条件付きの再調整余地を示すことで、完全な関係遮断を避けられます。一切の再調整余地がない場合は「引き続き機会があれば」に変えてください。案件そのものではなく日程だけを断る場合は「今回の日程については対応が難しい状況ですが、別途ご調整いただけますと幸いです」に変更します。
このテンプレートをコピーして使用してください。
CHECK
▶ 今すぐやること: 承諾・変更・断りの3テンプレートをそれぞれコピーし、メールの署名とともに下書きフォルダに3件保存する（5分）
Q: 変更希望の理由を詳しく書く必要はありますか？
A： 「先約と重なってしまいました」程度の一言で十分です。理由を詳述するほど言い訳のように見える場合があります。
Q： 断った後に再度依頼が来た場合、どう返信すればよいですか？
A： 「先日はご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。改めてご連絡いただき光栄です。」と一言添えてから通常の承諾テンプレートを使います。
社外日程調整を3分で診断
受け取った依頼メールを読みながら以下の質問に答えると、自分の返信がどのパターンに該当するかを3分で判定できます。
Q1: 相手から提示された候補日に、自分のスケジュールが空いている日はありますか？
Yesの場合はQ2へ進んでください。Noの場合はQ3へ進んでください。
Q2: 提示された候補日の中で、業務量・移動・準備を含めて無理なく対応できますか？
Yesの場合はResult A（承諾パターン）、Noの場合はResult B（変更パターン）になります。
Q3: 今後1〜2ヶ月以内に対応できる見込みがありますか？
Yesの場合はResult B（変更パターン）、Noの場合はResult C（断りパターン）になります。
Result A: 承諾パターン
確定日時・形式・所要時間を明記して承諾テンプレートで返信します。件名を「【日程確定】」に変更することを忘れないでください。
Result B: 変更パターン
代替候補日を3つ提示して変更希望テンプレートで返信します。候補日は日付・曜日・時間まで明記します。
Result C: 断りパターン
断りテンプレートを使い、可能なら「〇月以降であれば調整可能」と再調整余地を明示します。
CHECK
▶ 今すぐやること: 今手元にある返信待ちのメールをQ1から診断し、対応するテンプレートを1つ選んで送信する（3分）
Q: 候補日がすべて埋まっているが、断るほどではない場合はどうすればよいですか？
A： Result Bの変更パターンを使い、代替候補を3つ提示してください。相手側で再調整してもらえます。
Q： 急ぎの依頼で今日中に返信しなければならない場合は？
A： Q1〜Q3を1分で走らせてから該当テンプレートを使います。承諾の場合は1〜2分、変更・断りの場合でも候補日を3つ決めるだけなので3〜5分で送信できます。
事務作業に時間を取られている方へ
フリーランスの働き方をLINEで受け取る
単価の上げ方や仕事の取り方の情報が届きます。日程が合うときだけセミナーに参加すればOKです。
LINEで受け取る登録1分・ブロック自由
PR提供: 日本デザインスクール（デザスク）
候補日は3枠以上・日付時間形式で決定率向上
候補日は3枠以上・「〇月〇日（曜日）〇:〇〇〜〇:〇〇」の日付・時間形式で書くことが実務上の最短ルートです（日程調整メールの返信例文）。何個出せばよいか迷う方に向けて、実務的な判断基準を整理します。
候補日2枠と3枠以上の実務的な差
候補日が2枠以下の場合、両方が相手にとって難しければ再調整が1往復増えます。3枠以上あれば、少なくとも1枠は通る確率が高まります。1週間に1〜2枠しか空き時間がない繁忙期でも「週をずらして3枠」を確保することで合意率が上がります。候補日を増やすのは相手への配慮であると同時に、自分の調整コストを減らす実務的な判断です。
5枠を超えると相手の選択負担が増え、かえって返信が遅れる場合があります。3〜4枠が最適です。フリーランスのスケジュール管理の仕組みと組み合わせると、週次で候補日を準備する習慣が自然に整います。
対面・オンラインで変わる必要情報の書き分け
| 形式 | 追記すべき情報 | 書かないと発生するやり取り |
| 対面 | 場所の住所・最寄り駅・部屋名 | 「場所はどこですか」という追加メール |
| オンライン | 使用ツール・URLの共有タイミング | 「URLはどちらから発行しますか」という追加メール |
形式の明記は相手への配慮であるとともに、自分の対応工数を削減する実務判断です（日程調整メールの書き方）。
所要時間の明記で認識ズレを防止
「30分程度」「1時間程度」と所要時間を書くことで、相手がカレンダーをブロックする際の誤解を防げます。「1時間だと思っていたら30分で終わった」「30分の予定が延びて次の予定と重なった」というトラブルは、所要時間の一行で回避できます。
CHECK
▶ 今すぐやること: 次回の返信メールで候補日を「〇月〇日（曜日）〇:〇〇〜〇:〇〇」の形式で3枠用意し、所要時間と形式を1行追記する（3分）
Q: 候補日を出す際、週末や祝日を入れてもよいですか？
A： 社外の相手が法人の場合、週末・祝日は避けるのが基本です。相手側の業種が不明な場合は平日に絞った3枠を提示してください。
Q： タイムゾーンが異なる相手への返信はどうすればよいですか？
A： 「14:00（日本時間 JST）」のようにJSTを明記します。Zoomなどのツールで招待を送る場合はツール側が自動的に相手の時刻に変換するため問題になりにくいですが、テキストだけで伝える場合はJSTを必ず記載してください。
返信遅れ時は24時間内に受領連絡で信頼を維持
返信が遅れてしまっても、遅れて送る方が送らないよりはるかに良い結果をもたらします。フリーランスの信頼は返信速度で測られる場面が多く、返信が遅れるほど相手の不安が積み上がります（日程調整メール返信例文）。
「確認メール先行」で時間を稼ぐ実務テクニック
日程の確認に時間が必要なケースでは、まず「受領確認メール」を24時間以内に送り、確定の返信は別途行う2段階の方法が有効です。
受領確認テンプレート（件名：Re:【日程調整】〇〇案件打ち合わせのご依頼）
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様
お世話になっております。〇〇（氏名）です。
ご連絡いただきありがとうございます。内容を確認いたしました。スケジュールを確認のうえ、〇月〇日（〇）中に改めてご連絡いたします。
お手数をおかけしますが、少々お待ちください。
〇〇（氏名）
このテンプレートをコピーして使用してください。
「受け取った・確認した」という事実だけを先に伝えることで、相手の「連絡したが反応がない」という不安を消します。確定の返信は翌営業日までに送ることで、結果として1往復で日程が決まります。対応遅れお詫びメールの構成も合わせて参考にすると、遅延時の文面品質がさらに安定します。
返信が遅れた場合の謝罪表現
実際に24時間を超えて返信が遅れた場合は、本題の前に「返信が遅くなり、失礼いたしました」の一言を添えます。長々と謝罪する必要はなく、この1文で十分です。その後は通常の承諾・変更・断りテンプレートをそのまま使えます。返信速度は単なるマナーではなく、フリーランスとして継続的な仕事を得るための実務スキルです。1回の遅延が小さくても、積み重なると「連絡が取りにくい人」という評価に変わります。
Zoom・オンライン調整時に返信で送るべき情報
オンライン会議のURLを自分が発行する場合は、日程確定の返信と同時にURLを送ります。後でURLを送る場合は「URLは〇月〇日（〇）の〇:〇〇までにお送りします」と期限を明示します。「URLは後ほど」だけでは相手が直前まで確認できず不安を招きます。
CHECK
▶ 今すぐやること: 未返信のメールがあれば、今から5分で受領確認テンプレートをコピーして送信する（5分）
Q: 2日以上返信が遅れた場合、どう謝罪すればよいですか？
A： 「返信が大変遅くなり、誠に失礼いたしました」に変更するだけで十分です。「誠に」を加えることで謝罪のトーンが強まります。
Q： 返信遅れを繰り返す場合、何か対策はありますか？
A： メールの受信設定で日程調整関連のフォルダを分けるか、スマートフォンの通知で「日程」「打ち合わせ」をキーワードにした通知設定を入れると見落としを防げます。
社外日程調整は5つの仕組みでミス0件
ここまでの内容を踏まえ、フリーランスが社外日程調整で繰り返しミスをしないための実務ハックを5つ紹介します。
ハック1: 件名テンプレートの登録で返信時間を短縮
【対象】: 日程調整メールの返信に毎回5〜10分以上かかっているフリーランス
【手順】: 本記事の件名パターン（OK例）と承諾・変更・断りの3テンプレートをコピーし、メールアプリの定型文機能または下書き保存に格納する（10分）。以降はメール受信後に該当テンプレートを呼び出し、社名・氏名・日時・形式の空欄だけを埋める（2〜3分）。送信前に件名の冒頭を「【日程確定】」「【日程調整】」のどちらかに確認・変更してから送信する（1分）。
【コツと理由】: ゼロから書く場合は件名の書き忘れや所要時間の記載漏れが起きやすく、これが追加往復の原因になります。テンプレート化することで毎回の返信時間が5〜10分から2〜3分に短縮でき、抜け漏れが構造的に防止されます。承諾・変更・断りの3種類で全パターンに対応できます。
【注意点】: テンプレートを送ったまま社名・氏名・日時を書き換え忘れる「〇〇様」や「〇月〇日」のプレースホルダー送信だけはやらないよう、送信前に必ず目視確認してください。
ハック2: 候補日3枠を「即答できる空き時間」から逆算して選定
【対象】: 候補日を出す際にカレンダーを何度も確認して返信が遅れがちなフリーランス
【手順】: 週の始め（月曜日の朝）に「今週・来週・再来週でZoom／対面に対応できる時間帯」を3枠だけカレンダーに仮押さえし、色でマーキングする（5分）。日程調整依頼が来たら、マーキングした3枠をそのまま候補日として返信する（1〜2分）。使った枠は翌週の月曜日に更新する習慣をつける（5分/週）。
【コツと理由】: 依頼が来てからカレンダーを確認して候補日を選ぶ方法では「あの予定は何日だっけ」という確認作業が毎回発生し、返信が24時間を超える原因になります。週次で3枠を仮押さえしておき、依頼が来たらそこから選ぶと、依頼から返信まで2〜3分で完結します。
【注意点】: 仮押さえした3枠が実際の予定で埋まった場合は月曜日の更新時に差し替えます。あくまで返信の準備枠として扱い、依頼が来て初めて相手に提示してください。
ハック3: 受領確認メールを「メール受信の1時間以内」に送るルールを設定
【対象】: 日程確認に時間がかかり、返信が遅れることが多いフリーランス
【手順】: スマートフォンのメール通知をオンにし、「打ち合わせ」「日程調整」「候補日」をキーワードに設定してプッシュ通知を受け取るようにする（5分）。日程調整依頼メールを確認したら、内容の詳細を確認する前に受領確認テンプレートを30秒〜1分で送信する。日程の確定検討はその後で行い、翌営業日の午前中までに本返信を送る。
【コツと理由】: 受領確認だけ即時送信し、確定は後という2段階が、相手への安心感と自分のスケジュール確認の両立を実現します。受領確認の送信に必要なのは1〜2分で、内容は定型文なので判断コストはゼロです。
【注意点】: 受領確認メールで「〇月〇日中に返答します」と書いた期限は必ず守ってください。「翌営業日中」と書いておくと、万が一当日返信が難しい場合でも翌日の午前中までに対応できます。
ハック4: 断りメールに「〇月以降であれば可能」を入れて受注機会を維持
【対象】: 断りメールを送ると今後の受注機会が減ると感じているフリーランス
【手順】: 断りの判断をした段階で、「〇月以降であれば対応可能か」を自分のカレンダーで確認する（1〜2分）。対応可能な場合は「〇月以降であれば調整が可能です」を断りテンプレートに追記する。対応の見込みがない場合は「引き続き機会があればよろしくお願いいたします」に変えて送信する。
【コツと理由】: 条件付きの再調整余地を示すだけで、その後に案件が来る確率が上がることが多くあります。相手側も「このフリーランスは今は難しいが、時期が合えば依頼できる」と認識するため、ゼロベースの断りより関係を保ちやすくなります。断りは「今回は無理」という意思表示であり、関係性の終了を意味しません。
【注意点】: 「〇月以降であれば可能」と書いた場合、実際にその時期に依頼が来ることがあります。毎回同じ断り文で「〇月以降」を繰り返すと信頼低下につながるため、本当に対応可能な時期だけを示してください。
ハック5: Zoom日程確定と同時にURLを送ることで確認往復をゼロに
【対象】: オンライン会議の日程確定後にURLを別途送る手間が発生しているフリーランス
【手順】: Zoom（またはGoogle Meet等）で会議URLを日程確定の返信を書く前に発行する（2〜3分）。承諾テンプレートの「形式」欄の下にそのまま会議URLを貼り付けて送信する。以降の会議前日に「明日〇:〇〇からです。URLは下記の通りです」という確認メールを1本送る習慣をつける（2分）。
【コツと理由】: 「日程確定→後日URLを送付」という流れでは追加のやり取りが1往復発生します。日程確定メールにURLを同封することでその往復がなくなります。URLを先に発行しておくことに費用は発生せず、発行自体は1〜2分の作業です。
【注意点】: Google Meet はGoogleカレンダーの招待から自動発行するため、招待URLと会議URLが別々になるケースがあります。相手に送るURLがミーティングに入れるリンクであることを必ず確認してください。Zoomの無料プランでは40分の制限があるため、1時間以上の打ち合わせを想定している場合は有料プランのURLを使ってください。
CHECK
▶ 今すぐやること: 5つのハックのうち「ハック1のテンプレート登録」だけを今日中に実施する（10分）
Q: 日程調整ツール（Jicoo・スケジュールコンシェルジュ等）を使った方がよいですか？
A： 取引先が法人の場合、URLを送って相手に予約させるスタイルが違和感を持たれることがあります。初回取引では本記事のメール形式を使い、継続的な取引先にはツールを導入する順序が現実的です。
Q： テンプレートを使うと「定型的で誠意がない」と思われませんか？
A： 件名・宛名・日時・所要時間・形式の5点が正確に揃っていれば、テンプレートであることは相手には分かりません。誠意は返信速度と情報の正確さで伝わります。
日程調整社外返信は3パターンで即完結
社外への日程調整メール返信は、承諾・変更・断りの3パターンとルール2つ（24時間以内・候補日3枠以上）を組み合わせるだけで対応できます。件名に要件と日時を入れ、所要時間と形式を明示することで、1往復で日程が確定する仕組みを作れます。フリーランスとして取引先との信頼を積み上げるうえで、メールの返信品質は継続受注に直結する実務スキルです。
本記事のテンプレートは今すぐコピーして使えます。まず承諾テンプレートを下書き保存してから、次の案件依頼が来たときにすぐ呼び出せる状態にしてください。テンプレートを保存するだけでなく、ハック2の「週次3枠仮押さえ」を月曜日の朝に実施することで、次の週からは返信時間が半分以下になります。
| 状況 | 次の一歩 | 所要時間 |
| 今すぐ返信が必要 | 3パターン診断でテンプレートを選んで送信 | 3〜5分 |
| 返信が遅れている | 受領確認テンプレートを先に送信 | 1〜2分 |
| 定期的に依頼が来る | ハック1でテンプレートを登録・ハック2で3枠仮押さえ | 15分（初回のみ） |
| オンライン会議の日程確定 | 日程確定返信と同時にZoom URLを送付 | 3〜5分 |
日程調整 メール 社外 返信に関するよくある質問
Q: 社外へのメールで「了解しました」は使っても問題ありませんか？
A： 「了解しました」は目上から目下への言葉とされるため、社外相手には「承知しました」または「かしこまりました」を使うのが適切です。フリーランスとして取引先に送るメールでは「承知しました」が汎用性の高い選択です。「了解しました」と「承知しました」の使い分けも参考にしてください。
Q: 候補日が1つも合わない場合はどう返信すればよいですか？
A： 変更希望テンプレートを使い、自分側の候補日を3枠提示します。「ご提示の日程はいずれも先約と重なっておりました。以下の日程はいかがでしょうか」と書き替えるだけで対応できます。
Q： 初回取引の相手に送るときに特別に気をつけることはありますか？
A： 宛名の会社名・部署名・役職名・氏名を正確に確認してから送信してください。初回は「初めてご連絡いたします」という一文を書き出しに加えると、自己紹介を兼ねた丁寧な印象を与えられます（アポイント返信メールの書き方）。