この記事でわかること
Excelのユーザー設定リストを使えば、昇順・降順では実現できない独自の並び順を3分で設定できます。部署名・案件ステータス・顧客ランクなど業務上の固定順序をExcelに覚えさせる手順を、リスト作成から並べ替え適用まで具体的に解説します。並べ替えが反映されない原因も3パターンで診断できます。
Excelの「ユーザー設定リスト」を使えば、昇順・降順では実現できない独自の並び順を3分で設定できます。Microsoftの公式機能であり、一度登録すると繰り返し再利用できます。この記事では、リスト作成から並べ替え適用まで手順別に解説します。
この記事の結論
ユーザー設定リストを使えば、部署名・案件ステータス・顧客ランクなど、業務上の固定順序をExcelに覚えさせることができます。並べ替えダイアログの「順序」欄でユーザー設定リストを選ぶだけで即時に適用でき、登録後は何度でも再利用できます。フリーランスの案件管理においても、案件一覧を「進行中→確認待ち→入金待ち→完了」のような自分専用の順序で整列できます。
今日やるべき1つ
Excelを開き、並べ替えたい列を1つ選んで「データ」タブ→「並べ替え」→「順序」→「ユーザー設定リスト」を選択し、既存リストで実際に並べ替えてみてください（所要時間: 3分）。
状況別ショートカット
| 状況 | 読むべきセクション | 所要時間 |
| まず既存リストで並べ替えを試したい | Excel並べ替えはユーザー設定リストで独自順に対応 | 3分 |
| 自分専用リストを新規作成したい | ユーザー設定リストは3ステップで新規作成 | 5分 |
| セル範囲からリストを一括登録したい | インポートでセル範囲からリストを即時登録 | 3分 |
| うまく並ばない原因を知りたい | 並べ替え失敗は3つの原因で診断 | 2分 |
| フリーランスの実務での使い方を知りたい | フリーランス業務は5つの設定で整列を自動化 | 5分 |
Excel並べ替えはユーザー設定リストで独自順に対応
部署名を「営業→開発→総務→経理」の順に並べたい場合、アルファベット順や五十音順では意図した順序になりません。ユーザー設定リストは、こうした独自の並び順をExcelに記憶させる公式機能です（Microsoftサポート「ユーザー設定リストを使ってデータを並べ替える」）。
ユーザー設定リストは業務順の固定に特化した機能
ユーザー設定リストとは、Excelが標準で持つ昇順・降順ルール以外の「順序の定義」を保存する仕組みです。曜日（月・火・水…）や月名（1月・2月・3月…）はExcelが最初から持っているユーザー設定リストの例ですが、業務独自の順序を追加登録することもできます。一度登録すれば、並べ替えダイアログの「順序」欄に候補として表示され、以後は選択するだけで繰り返し使えます。毎回手作業で並べ直す手間を根本的になくせる点が、この機能の本質的な価値です。
並べ替えダイアログでの選択は4ステップ
既存のユーザー設定リストを使って並べ替えるには、以下の流れで操作します。まずExcelで並べ替えたい表の中のセルを1つクリックして選択します。次に画面上部の「データ」タブをクリックし、「並べ替え」ボタンを押してダイアログを開きます。ダイアログ内の「列」でキーにする列を指定し、「順序」欄のプルダウンから「ユーザー設定リスト…」を選択します。リスト一覧が表示されたら該当のリストを選んでOKを押せば完了です。この手順はMicrosoftサポートの公式ページ（Excelで範囲またはテーブル内のデータを並べ替える）でも確認できます。
昇順・降順との使い分けは並べ替える内容の性質で決まる
昇順・降順が適しているのは、数値・日付・名称など、一般的なルールで大小や辞書順が決まる項目です。一方でユーザー設定リストが必要になるのは、「大阪→東京→名古屋→福岡」のような社内規定の順序や、「A顧客→B顧客→C顧客」のような独自ランク順など、業務上の優先度や慣習に基づく順序です。「その順序に普遍的なルールがあるか否か」で判断でき、業務独自の順序であればユーザー設定リストが適切です。Excelを使った売掛金管理でも、取引先の優先度順に並べたい場合などにこの判断基準が役立ちます。
CHECK
▶ 今すぐやること: Excelで「データ」→「並べ替え」→「順序」→「ユーザー設定リスト」を開き、既存の曜日リストや月名リストを使って並べ替えを1回試してみてください（3分）
Q: ユーザー設定リストは何件まで登録できますか？
A： Excelの仕様では最大255件まで登録できます。通常の業務用途では上限に達することはほとんどありません。
Q： ユーザー設定リストは他のパソコンでも使えますか？
A： 登録したユーザー設定リストはExcelの設定としてそのパソコンに保存されます。別のパソコンで同じリストを使うには、そちらでも同様に登録する必要があります。共有ファイルを複数の環境で扱う場合は、この点を事前に確認してください。
ユーザー設定リストは3ステップで新規作成
既存のリストにない並び順が必要な場合、自分でリストを作成できます。手順を理解しておけば迷わず設定できます。
Excelオプションからの新規作成ルート
新しいユーザー設定リストを作成するには、Excelの「ファイル」→「オプション」→「詳細設定」の順に進みます。詳細設定の画面を下方向にスクロールすると「ユーザー設定リストの編集」ボタンが現れます。このボタンをクリックするとリスト管理ダイアログが開き、左側に既存リスト一覧、右側に入力エリアが表示されます。このルートは東京経済大学の利用ガイドでも同様の手順が示されています。オプション画面はExcelのバージョンによって若干の表示差異がありますが、「詳細設定」内に「ユーザー設定リスト」という文字列を探せば見つかります。
リスト項目の入力と登録の流れ
リスト管理ダイアログの「リストの項目」欄に、並べたい順序で項目を1行ずつ入力します。たとえば「進行中」と入力してEnterキーを押し、続けて「確認待ち」「入金待ち」「完了」と入力します。入力が完了したら「追加」ボタンを押すと、左側のリスト一覧に追加されます。このとき項目名はスペースの有無も含めて完全一致で管理されます。並べ替えが反映されない場合の多くは、Excelシート上のセル値とリスト項目の文字列が一字でも異なっていることが原因です。登録前に並べたい項目名をシートから直接コピーして入力するとミスを防げます。Excelのスプレッドシート活用と組み合わせることで、月次の整理作業を自動化できます。
追加後の確認と削除の方法
リストを追加後、左側の一覧に表示されていれば登録成功です。不要になったリストは左側一覧で選択して「削除」ボタンを押すと消去できます。ただし、Excelが最初から持っている曜日や月名のリストは削除できません。登録したリストはExcelを終了して再起動した後も保持されます。一度設定すれば、以後のすべての並べ替え作業でそのリストを呼び出せるようになります。
CHECK
▶ 今すぐやること: 「ファイル」→「オプション」→「詳細設定」→「ユーザー設定リストの編集」を開き、自分の業務で使う順序リストを1つ作成してOKを押してください（5分）
Q: スペースや全角・半角の違いはリスト一致に影響しますか？
A： はい、影響します。リストの項目とシートのセル値は、スペース・全角・半角・句読点を含めて完全一致が必要です。並べ替えが反映されない場合は、まずこの点を確認してください。
Q： リストは後から項目を追加・変更できますか？
A： できます。「ファイル」→「オプション」→「詳細設定」→「ユーザー設定リストの編集」から既存リストを選択して編集できます。ただし、変更したリストを過去の並べ替えに自動反映する機能はなく、次回の並べ替え操作から新しい順序が適用されます。
インポートでセル範囲からリストを即時登録
手入力でリストを作成する方法のほかに、シート上に並んでいるセルの内容をそのままリストとして取り込む方法があります。項目数が多い場合や、既存の一覧表がある場合はこちらのほうが素早く登録できます。
インポートの前にシートへの書き出しが必要
インポートを使うには、まず並べたい順序通りに項目をシート上の1列または1行に書き出しておく必要があります。たとえばA列のA1から順に「大阪」「東京」「名古屋」「福岡」と入力しておきます。この際、余分な空白行が入らないように注意してください。書き出しが完了したら、その範囲（A1:A4）をマウスでドラッグして選択しておきます。
インポート操作の手順
「ファイル」→「オプション」→「詳細設定」→「ユーザー設定リストの編集」を開くと、ダイアログ下部に「リストの取り込み元範囲」という入力欄があります。先ほど選択した範囲がすでに入力されている場合はそのまま「インポート」ボタンを押します。入力されていない場合はセル範囲（例: $A$1:$A$4）を手入力してからインポートを押します。左側一覧に追加されれば登録完了です。この手順は富士通FOMのOffice教材でも同様のフローとして紹介されています。
インポートと手入力の使い分けの基準
項目数が5件以下の短いリストは手入力のほうが速く、10件以上の長いリストや既存の一覧表がある場合はインポートが効率的です。インポート元のシートデータは登録後に削除しても問題なく、リストはExcelオプションに保存されます。作業用シートに一時的に順序を書き出してインポートし、その後セルを消すという運用が可能です。Googleスプレッドシートとの使い分けも検討することで、チームでの共有リスト管理も効率化できます。
CHECK
▶ 今すぐやること: シートのA列に並べたい順序で項目を5件書き出し、「ユーザー設定リストの編集」からインポートを実行して登録を確認してください（3分）
Q: インポートした後、元のシートのデータを変更するとリストも自動更新されますか？
A： 自動更新はされません。インポートはリスト登録時の一回限りの取り込みです。元データを変更した場合は、再度インポートするか、リスト管理ダイアログで手動修正する必要があります。
Q： 横方向（行方向）に並んだセル範囲もインポートできますか？
A： できます。行方向（例: A1:D1）に並んだデータでもインポートが可能で、左から右の順番でリスト項目として登録されます。
並べ替え失敗は3つの原因で診断
「並べ替えを設定したのに意図した順序にならない」という状況は、原因が3パターンに絞られます。自分の状況がどれに該当するか2分で判断できます。
Q1: 並べ替えダイアログの「順序」欄で「ユーザー設定リスト…」を選択しましたか？
Yesの場合 → Q2へ進んでください。
Noの場合 → 「順序」欄のプルダウンで「ユーザー設定リスト…」を選び直してください（Result A）。
Q2: リストを選択後、シートのセル値とリスト項目の文字列を照合しましたか？
Yesの場合 → Q3へ進んでください。
Noの場合 → セル値とリスト項目を1件ずつコピー&ペーストで比較して確認してください（Result B）。
Q3: 対象のExcelファイルを使うパソコンは1台だけですか？
Yesの場合 → Excelを一度終了して再起動し、再度並べ替えを実行してください（Result C）。
Noの場合 → 他のパソコンでも同じリストを登録する必要があります（Result D）。
Result A: 「順序」欄の選択ミス
並べ替えダイアログを再度開き、「順序」欄で「ユーザー設定リスト…」を明示的に選択してOKを押してください。昇順・降順を選んだままではユーザー設定リストは適用されません。
Result B: 文字列の不一致
セル値とリスト項目を1つずつコピー&ペーストで並べて目視照合します。スペース・全角半角・句読点の違いが原因の多くを占めます。シートのセル値をコピーしてリスト項目に貼り付けて再登録するのが最速の解決策です。
Result C: Excelの再起動で解決する可能性
ごくまれに設定反映が遅れることがあります。Excelを完全に閉じて再起動してから並べ替えを試してください。
Result D: 別端末へのリスト登録が必要
ユーザー設定リストはパソコン単位で保存されます。共有ファイルを使う全員の端末に同じリストを登録するか、インポート用の順序リストを共有シートに保持しておき各自が登録できる状態にしておくことをおすすめします。
CHECK
▶ 今すぐやること: 並べ替えが意図通りにならない場合は、まずセル値とリスト項目の文字列を1件ずつコピー&ペーストで照合してください（2分）
Q: テーブル形式（Ctrl+Tで作成した表）でもユーザー設定リストは使えますか？
A： 使えます。テーブル形式でも通常の表と同じ手順で並べ替えダイアログを開き、ユーザー設定リストを選択できます。
Q： 複数の列を組み合わせた並べ替えでユーザー設定リストは使えますか？
A： 使えます。並べ替えダイアログで「レベルの追加」をクリックすると複数のキーを設定でき、各キーの「順序」欄でそれぞれユーザー設定リストを選択できます。
フリーランス業務は5つの設定で整列を自動化
フリーランスの業務管理において、案件一覧や顧客名簿を自分の作業フローに合った順序で整列する仕組みを一度作れば、以後の管理コストを削減できます。業務ステータスの並べ替えを自動化することで、毎週の整理時間を短縮できます。
ハック1: 案件ステータスリストで進行管理を5秒で整列
【対象】: 複数の案件を同時進行させているフリーランスで、Excelで案件一覧を管理している方
【手順】:
ステップ1: 「ユーザー設定リストの編集」で「進行中」「確認待ち」「入金待ち」「完了」の4項目を順番に入力し「追加」を押して登録します（2分）。
ステップ2: 案件一覧シートのステータス列のセルを1つ選択し、「データ」→「並べ替え」を開きます（30秒）。
ステップ3: 「列」にステータス列を指定し、「順序」でいま登録したリストを選んでOKを押します。次回からも同じ操作で整列できます（30秒）。
【ポイントと理由】: 昇順で並べるとア行順に「確認待ち→完了→進行中→入金待ち」と並ぶため業務フローと一致しません。業務フローの順番でリストを事前に登録しておくと、毎回の操作時間が短縮されます。「順序を毎回考える」認知負荷がなくなり、リストが固定されることでステータス名の表記ゆれを防ぐ副次効果もあります。
【注意点】: ステータス名をシートに入力するときにリスト項目と完全一致させる必要があります。「進行中 」（末尾スペースあり）と「進行中」は別の文字列として扱われます。セルの書式設定で時間をかけなくても、並び順だけで管理できます。
ハック2: 顧客ランクリストで優先度管理を自動化
【対象】: 複数の顧客や取引先を優先度別に管理したいフリーランスで、現在は手動で並べ替えている方
【手順】:
ステップ1: 顧客の優先度区分を決めて（例:「プライム」「レギュラー」「スポット」）「ユーザー設定リストの編集」に登録します（3分）。
ステップ2: 顧客名簿のランク列を選択し、「データ」→「並べ替え」でランク列をキーに指定、「順序」で登録済みリストを選択します（1分）。
ステップ3: 毎月の請求・連絡作業の前にこの並べ替えを実行し、上から順に対応します。優先顧客への対応抜けを減らせます（30秒/回）。
【ポイントと理由】: 顧客ランクの列を作りリストで並べ替えると、一覧の上部を見るだけで優先対応先が即座にわかります。優先顧客を見落としたまま低優先の作業に時間を使うリスクが構造的になくなります。新しい顧客が増えても追記するだけで自動的に順序が整います。フリーランスの顧客管理と組み合わせることで、リピート受注率の向上にもつながります。
ハック3: 支払・請求サイクルリストで月次処理を効率化
【対象】: 取引先ごとに請求サイクル（月末締め・15日締めなど）が異なるフリーランスで、請求作業を効率化したい方
【手順】:
ステップ1: 取引先ごとの請求サイクル区分（例:「月末締め翌月払い」「15日締め翌月払い」「都度払い」）を順番に並べて「ユーザー設定リストの編集」に登録します（3分）。
ステップ2: 取引先一覧の請求サイクル列を対象にユーザー設定リストで並べ替え、同じサイクルの取引先をまとめて表示します（1分）。
ステップ3: 請求書作成の前にこの並べ替えを実行し、上から順に処理します。処理した行にチェックを入れていけば抜け漏れを防げます（月1回、1分）。
【ポイントと理由】: 請求サイクル順で整理してから作業すると、同じサイクルの取引先がまとまることで一度に集中処理できます。件数が多くても順番に進めるだけで完了します。あいうえお順では請求サイクルがバラバラに並ぶため、都度サイクルを確認しながら処理する認知負荷が発生します。
【注意点】: 請求サイクルの区分名は取引先リストの全行に正確に入力されていることが前提です。入力漏れや表記ゆれがある行は並べ替え後に意図した位置に並ばなくなります。まずそこを確認してください。
ハック4: 作業工程リストで進捗管理の視認性を向上
【対象】: 制作・開発・ライティングなど工程が複数ある案件を管理するフリーランスで、工程の進捗を表で管理している方
【手順】:
ステップ1: 案件で使う作業工程を順番に（例:「要件確認」「制作中」「クライアント確認」「修正対応」「納品」「請求済み」）「ユーザー設定リストの編集」に登録します（3分）。
ステップ2: 案件管理シートの工程列をキーとしてユーザー設定リストで並べ替えると、工程の進みが遅い作業が上位に来るように順序を設計できます（1分）。
ステップ3: 週次の進捗確認時にこの並べ替えを実行し、「要件確認」段階の案件から順に対応状況を確認します。対応が必要なものを見落とさずに処理できます（週1回、2分）。
【ポイントと理由】: 工程順に並べると未対応の初期工程案件が最上部に集まり、今日対応すべき案件が一目でわかります。納品日ソートでは工程の遅れが隠れてしまい、気づいたときには納期が迫っているという状況が起きやすくなります。フリーランスのタスク管理と併用すれば、納期遅れゼロの体制を構築できます。
【注意点】: 工程名は案件開始時に決めたものを最後まで変更しないことが重要です。工程名を途中で変えると、その行は並べ替え後に意図した位置に並ばなくなります。新しい工程を追加する場合は、リストに項目を追加する前にシートの全行の表記も更新してください。
ハック5: 複数プロジェクトのクライアント別リストで一括整理
【対象】: 複数のクライアントから並行して案件を受けるフリーランスで、クライアントごとに優先度や対応順序が固定されている方
【手順】:
ステップ1: クライアント名を対応優先順に並べて「ユーザー設定リストの編集」に登録します（2分）。クライアント名はシートに記載しているものと完全一致させます。
ステップ2: 全案件を1つのシートにまとめ、クライアント列をキーにユーザー設定リストで並べ替えると、優先クライアントの案件が上に集まります（1分）。
ステップ3: クライアントが増減するたびにリストを更新します。クライアントを削除した場合はリストから該当名を削除し、新規追加の場合は適切な位置に挿入します（変更時5分）。
【ポイントと理由】: 取引規模や対応優先度の順でリストを作っておくと、どのクライアントの案件を先に処理すべきか毎回判断しなくて済みます。優先度の判断そのものに毎回認知リソースを使うのは非効率で、リストとして外部化することで判断コストを下げられます。優先度の変動があれば、リストの順序を更新するだけで以後の並べ替えに即座に反映されます。
【注意点】: クライアント名が社名の正式名称と略称で混在している場合、リストの一致が失敗します。シート全体でクライアント名の表記を統一してから（略称か正式名称のどちらかに決めてから）リストを登録してください。
ユーザー設定リストを使い始めてから案件管理の並べ替えが自動化されて毎週の整理時間がなくなったというフリーランスの報告があります（Excelユーザー設定の並べ替え活用ブログ）。
CHECK
▶ 今すぐやること: 自分の業務で最も頻繁に並べ替えている列の項目名を書き出し、「ユーザー設定リストの編集」に登録してみてください（5分）
Q: フリーランスの案件管理にExcelのユーザー設定リストを使う具体的なメリットは何ですか？
A： 一度リストを登録すると、以後は並べ替えダイアログで選ぶだけで業務フロー順に整列できます。毎回手動で並べ替えたり、行を目視で追いかけたりする時間が不要になります。案件が10件以上になると特に効果を実感しやすいです。
Q： Excelのテーブル機能と組み合わせて使えますか？
A： 使えます。テーブル形式の場合は列ヘッダーのフィルターボタンから並べ替えを起動できますが、ユーザー設定リストを使う場合は「データ」タブの「並べ替え」ダイアログから操作するほうが確実です。
並べ替えユーザー設定リストで業務順を自動化
ユーザー設定リストを一度登録すれば、業務上の固定順序を繰り返しの並べ替えに即座に適用できます。作成方法は「ファイル→オプション→詳細設定→ユーザー設定リストの編集」から手入力またはインポートで行い、並べ替えダイアログの「順序」欄で選択するだけで機能します。並べ替えが反映されない場合は、まずセル値とリスト項目の文字列が完全一致しているかを確認するのが最速の解決策です。
毎回手作業で並べ替えている時間は、一度リストを登録する5分の投資で取り返せます。案件ステータス・顧客ランク・作業工程のいずれかひとつでもリストに登録すれば、翌日から整列にかかる時間を大幅に短縮できます。Excelを活用した作業効率化を段階的に進めることで、フリーランスとしての生産性向上につながります。
| 状況 | 次の一歩 | 所要時間 |
| はじめてユーザー設定リストを試したい | 既存の曜日リストで並べ替えを1回実行 | 3分 |
| 自分用のリストを今すぐ作りたい | 「詳細設定」からリストを手入力して登録 | 5分 |
| 既存の一覧表をそのままリスト化したい | シートに順序を書き出してインポートを実行 | 3分 |
| 並べ替えが反映されない | セル値とリスト項目の文字列を1件ずつ照合 | 2分 |
並べ替え ユーザー設定に関するよくある質問
Q: ユーザー設定リストはExcelのどのバージョンで使えますか？
A： Excel 2010以降のWindows版Excelで利用できます。Microsoft 365（旧Office 365）のExcelでも同様に使えます。Mac版ExcelはWindowsと操作手順が若干異なる場合があります。
Q： ユーザー設定リストを使った並べ替えは、フィルターと同時に使えますか？
A： 使えます。フィルターで表示範囲を絞り込んだ後、「データ」タブの「並べ替え」からユーザー設定リストを選ぶ手順で適用できます。ただし、フィルター状態で並べ替えると非表示行は対象外となります。
Q： ユーザー設定リストの内容を別のパソコンに移す方法はありますか？
A： Windowsのレジストリからエクスポートする方法がありますが、操作が複雑なため一般的ではありません。実用的な方法は、移行先のパソコンでインポート機能を使って同じリストを再登録することです。
【出典・参照元】
Microsoftサポート「ユーザー設定リストを使ってデータを並べ替える」