納品書に法律上の書式規定はありませんが、記載すべき基本項目は8つあります。記載漏れがあると支払い処理が止まることもあるため、テンプレートを一度整えておくと後が楽です。この記事では必須項目からインボイス対応、管理の実務まで順を追って解説します。
この記事でわかること
宛先・発行者・品名・数量・単価・金額・日付・番号の8項目で納品書が完成する理由、インボイス登録状況による記載の違い、そして5分でコピーして使えるテンプレート3パターンを解説します。
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この記事の結論
納品書の書き方で最初に把握しておく点は「書式に法的規定はないが、宛先・発行者・品名・数量・単価・金額・日付・納品番号の8項目を揃えれば実務上ほぼ通用する」ということです。押印は必須ではなく、クライアントの慣習に合わせれば十分です。インボイス登録事業者は登録番号の追記が必要になるため、まず自分の登録状況を確認してから作成を始めると二度手間になりません。
最初に確認すること
手元にある過去の請求書や見積書を1枚開いてください。納品書の金額・品名・宛先は、その書類と一致していなければなりません。ここを確認してから新しい納品書を作ると、整合性チェックの手間が大幅に省けます（所要時間：2分）。
状況別ショートカット
| 状況 | 読むべきセクション | 所要時間 |
| 今すぐ1枚作りたい | 納品書の基本8項目を押さえる | 5分 |
| 書き方で迷っている箇所がある | 納品日・押印・金額は3つの判断で決まる | 3分 |
| インボイス対応が必要か確認したい | インボイス制度と納品書の関係は登録状況で変わる | 4分 |
| 管理ルールを整えたい | 納品書の管理は通し番号と控え保存で完結する | 3分 |
| テンプレートを今すぐ使いたい | フリーランス向け納品書テンプレート3パターン | 5分 |
納品書の基本8項目を押さえる
書式に法的規定がないぶん、かえってどこまで書けばよいのか判断しにくいのはよくあることです。基本項目を一度整理してしまえば、次回からは当てはめるだけになります。
項目1・2：宛先と発行者情報
宛先は会社名・担当部署・担当者名を正式名称で記載します。「株式会社」を「(株)」と略してしまうと、経理担当者が処理票と照合できないことがあります。宛先の正式名称は、過去のメールや契約書の署名欄から確認するのが確実です。略称を使った瞬間に書類の突き合わせ作業が止まるリスクが生じます。
発行者情報には自分の屋号または氏名、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。連絡先が複数ある場合はメールアドレスを1つに絞ると、問い合わせ対応が混乱しません。個人事業主の見積書の書き方でも宛先と発行者の書き分け方を詳しく解説していますので、あわせて参考にしてください。
項目3：納品日と発行日の区別
納品日は商品・成果物を引き渡した日、発行日は書類を作成した日です。同日になることが多いですが、月末納品・翌月初め発行という運用もあります。この2つを1行に混在させると、クライアントの経理処理でどの期に計上するかが不明確になります。別行に分けて明記するのが無難です。請求書発行日は納品日が原則の記事でも発行日と納品日の違いを整理していますので、あわせてご確認ください。
項目4〜7：品名・数量・単価・金額
品名はサービス内容が一目でわかる名称にします。「制作費」だけでは内容が不明なため、「Webサイトトップページデザイン制作費」のように具体的に書きます。数量・単価を掛けた金額を明示し、小計・消費税（税率8%または10%）・合計金額を分けて表示します。税率が混在する場合は行ごとに税率を括弧書きで添えると整合性が保てます（納品書の書き方・作り方｜freee）。
項目8：納品書番号（通し番号）
通し番号は「2026-001」「2026-002」のように年度と連番を組み合わせる形式が管理しやすいです。この番号がないと、後日「先日の納品書について確認したい」と連絡が来たとき、どの書類を指しているのかすぐに特定できません。番号付けを習慣にするだけで、問い合わせ対応の時間がかなり短縮されます。請求書番号の付け方の考え方は納品書番号にも応用できますので、体系的な管理を検討している方はご参照ください。
CHECK
▶ 今すぐやること：自分の過去の納品書または請求書を開き、上記8項目がすべて揃っているか確認する（3分）
Q：納品書に会社の印鑑は必ず押さないといけないですか？
A：法律上は必須ではありません。ただし、クライアントから「社印を押してほしい」と求められる場合があるため、初回取引時に確認しておくと後から差し替えずに済みます。
Q：納品書の金額は税込みだけで大丈夫ですか？
A：税込み金額のみの記載でも取引は成立しますが、消費税額を分けて明記する形式のほうがクライアントの経理処理を助けます。インボイス登録事業者は税率ごとに対価を分けて記載する必要があります。
納品日・押印・金額は3つの判断で決まる
「これで合っているのか」と不安になりやすい箇所が、納品書には3か所あります。判断軸を先に持っておくと作業が止まらなくなります。
判断基準1：納品日の決め方
納品日は「成果物を渡した日」が原則です。メールで納品した場合は送信日、物品の場合は到着日が納品日になります。月をまたぐ案件では「最終納品日」を記載するのが一般的です。見積書に作業期間が明記されている場合は、その終了日と一致しているかを確認します（フリーランスが知っておきたい納品書の書き方を徹底解説！｜エンジニアスタイル）。
判断基準2：押印の判断軸
押印が必要かどうかは「クライアントの書類規定」で決まります。官公庁・大手企業では押印を求めるケースが残っています。中小企業やスタートアップでは電子書類のみで完結する場合が多いです。初回取引では「押印が必要なフォーマットはありますか」と一文添えて確認するのが確実です。確認せずに送って「印鑑がない」と差し戻されると、その分の時間が余計にかかります。なお、請求書に印鑑は法律上不要の記事で説明しているように、納品書への押印も法的義務ではありません。
判断基準3：金額の記載範囲
金額の記載は「品名ごとの単価と数量を明記したうえで小計・消費税・合計の3行で締める」形式が実務標準です。見積書・請求書と金額が一致していることを必ず突き合わせます。1円でも違うと「どちらが正しいのか」という確認連絡が来て、両者の手が止まります。金額確定後は見積書・納品書・請求書の3枚を並べて照合するのを一つの習慣にすると、こうしたミスを避けやすくなります（納品書の書き方や作り方をテンプレートつきで徹底解説｜マネーフォワード クラウド）。消費税の端数処理については別記事で詳しく解説しています。
Q：納品書と請求書を同じ日に送っていいですか？
A：取引上の問題はありません。ただし、クライアントによっては「納品書で確認後、請求書を受け取る」という社内フローを持っている場合があります。初回取引では送付タイミングを確認しておくと安全です。
Q：複数の品目がある場合、1枚にまとめていいですか？
A：品目が10点程度までであれば1枚にまとめる方が読みやすいです。品目が多い場合は別紙明細を付けて「別紙のとおり」と記載する方法も有効です。
自分の納品書に何が足りないか4分で診断する
「作ってはいるが、これで正しいのか確認したい」という方向けに、現状の納品書をチェックする手順を整理します。
Q1：宛先に相手の正式名称（株式会社の略称なし）が入っていますか？
Yesの場合はQ2へ進みます。Noの場合は、まず契約書またはメールの署名欄で正式名称を確認してください。
Q2：品名の欄に「制作費」「業務委託費」のような一語だけの記載になっていますか？
Yesの場合は「Webサイトトップページデザイン制作費」のように成果物の内容を追記します。Noの場合はQ3へ進みます。
Q3：小計・消費税・合計の3行が分かれて表示されていますか？
Yesの場合はQ4へ進みます。Noの場合は、合計金額のみの記載であれば税額を内訳として追記してください。
Q4：通し番号（例：2026-001）が付いていますか？
Yesの場合は基本項目はほぼ揃っています。次はインボイス登録番号の要否を確認してください。Noの場合は年度＋連番の形式で今すぐ番号を付けます（所要時間1分）。
CHECK
▶ 今すぐやること：手元の最新の納品書でQ1〜Q4を順にチェックし、Noになった箇所を修正する（4分）
Q：納品書番号はどんな形式にすればいいですか？
A：「年度-連番」（例：2026-001）が一般的です。クライアントごとに分ける場合は「クライアントコード-年度-連番」（例：CL01-2026-001）とすると後から絞り込みやすくなります。
Q：手書きの納品書でも問題ないですか？
A：法的には問題ありません。ただし字が読めない・金額を間違えやすいという実務上のリスクがあるため、ExcelかWordのテンプレートを使う方が管理しやすいです。
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インボイス制度と納品書の関係は登録状況で変わる
インボイス制度への対応が必要かどうかは、自分が「適格請求書発行事業者かどうか」を確認するだけで判断できます（納品書の書き方・作り方｜インボイス制度への対応や注意点も｜弥生）。
未登録の場合
インボイス登録をしていないフリーランスは、納品書への登録番号記載は不要です。ただし、クライアントが仕入税額控除を求める場合、取引条件の変更を打診されることがあります。現状を確認したうえでクライアントと合意しておくことが大切です。免税事業者のインボイス対応については、対応の選択肢を整理した記事がありますのでご参照ください。
登録済みの場合
適格請求書発行事業者として登録している場合、適格請求書（インボイス）には「登録番号（T＋13桁の数字）」「税率ごとの取引金額」「消費税額」の記載が必要です。ただし、納品書自体を適格請求書として発行するかどうかはクライアントとの合意次第です。請求書でインボイスを発行するなら、納品書への追記は必須ではありません（すぐわかる！納品書の書き方・作成方法のポイントを紹介｜Square）。
登録番号の表記位置
登録番号は発行者情報欄（屋号・氏名の下）に「登録番号：T123456789012」と1行で添えるのが見やすいです。合計金額欄の近くに再掲する形式もあります。どちらの位置でも記載内容に変わりはありません。
Q：納品書をインボイスとして使えますか？
A：使えます。ただし適格請求書の要件（登録番号・税率別金額・税額）をすべて満たす必要があります。請求書でインボイスを発行するケースが多いため、クライアントにどちらで対応するか確認してから決めると二重作業になりません。
Q：免税事業者のままでいる場合、納品書の書き方は変わりますか？
A：基本項目は変わりません。登録番号の記載は不要です。取引先から登録を求められた場合は、事業状況をふまえて判断します。
納品書の管理は通し番号と控え保存で完結する
管理の仕組みは複雑にする必要はありません。通し番号とデジタル保存の2点を徹底するだけで問題はほぼなくなります（個人事業主が知っておくべき納品書の書き方｜flxy）。
保存形式の選び方
PDFで保存する場合は「年度_クライアント名_通し番号.pdf」（例：2026_ClientABC_001.pdf）のようなファイル名にすると、フォルダ内検索で一瞬で見つかります。クラウドストレージ（Google DriveやDropbox等）にフォルダごと保存しておけば、端末が壊れても書類が失われません。クラウドストレージの比較も参考にしながら、自分に合った保存先を選んでください。
保存期間の目安
個人事業主の帳簿・書類の保存期間は、青色申告の場合7年、白色申告の場合5年が法定の保存期間です（所得税法施行規則第63条）。確定申告時に提出を求められることは少ないですが、税務調査で「納品書はありますか」と問われた際にすぐ提示できる状態にしておくと安心です（国税庁：帳簿書類等の保存期間）。
控えをクライアントに送った後の管理
送付後の原本は手元のフォルダに必ず残します。「送ったはずなのに控えがない」となった場合、再発行依頼の文面を作るところから始めなければならず、想定外の時間がとられます。送信後すぐにフォルダへ移動する手順を毎回の流れにすると、探す手間がなくなります。
Q：納品書は電子保存でも大丈夫ですか？
A：問題ありません。電子帳簿保存法の改正により、電子取引のデータは電子のまま保存することが求められています。受け取った書類・自分で作成した書類ともにPDF等で保存する運用が現実的です。
Q：納品書の保存期間はどれくらいですか？
A：青色申告者は7年、白色申告者は5年が法定の保存期間です（所得税法施行規則第63条）。起算日は確定申告の法定申告期限の翌日からになります。
フリーランス向け納品書テンプレート3パターン
納品書のテンプレートは「用途に合ったパターンを1つ選んで使い回す」のが合理的です。3パターンを用意しましたので、自分の取引形態に近いものを選んでください。
テンプレート1：基本パターン（単一案件・単一品目）
納品書
発行日：2026年9月1日 納品日：2026年9月1日
番号：2026-001
宛先：株式会社○○○○ △△部 □□様
品名：Webサイトトップページデザイン制作
数量：1式 単価：200,000円 金額：200,000円
小計：200,000円
消費税（10%）：20,000円
合計：220,000円
発行者：（屋号）△△デザイン事務所
氏名：山田花子
住所：〒000-0000 東京都○○区○○1-2-3
電話：000-0000-0000
メール：hanako@example.com
宛先・発行者・品名・数量・単価・金額・日付・番号の8項目をすべて1枚に収めています。税額を分けることで相手の経理処理を助けます。インボイス登録済みの場合は氏名の下に「登録番号：T123456789012」を追記してください。
このテンプレートをコピーして使用してください。
テンプレート2：複数品目パターン（複数案件・行ごとに税率が異なる場合）
納品書
発行日：2026年9月1日 納品日：2026年9月1日
番号：2026-002
宛先：株式会社○○○○ 経理部 御中
品名 数量 単価 金額 税率
Webバナー制作（A） 3点 20,000円 60,000円 10%
テキスト執筆 5本 10,000円 50,000円 10%
画像素材（※軽減） 1式 5,000円 5,000円 8%
小計（10%対象）：110,000円
消費税（10%）：11,000円
小計（8%対象）：5,000円
消費税（8%）：400円
合計：126,400円
発行者：△△デザイン事務所 山田花子
住所・電話・メール：（同上）
税率が混在する案件で、税率ごとに小計を分けることでインボイス対応の要件を満たしつつ、相手が確認しやすい形にしています。税率が10%のみの場合は「8%対象」行を削除してシンプルにします。
このテンプレートをコピーして使用してください。
テンプレート3：納品書兼請求書パターン（1枚で完結させたい場合）
納品書兼請求書
発行日：2026年9月1日 納品日：2026年9月1日
番号：2026-003
宛先：株式会社○○○○ △△様
品名：月次コンテンツ制作業務（2026年8月分）
数量：1式 単価：150,000円 金額：150,000円
小計：150,000円
消費税（10%）：15,000円
合計：165,000円
支払期日：2026年9月30日
お振込先：〇〇銀行〇〇支店 普通 1234567 ヤマダ ハナコ
発行者：△△デザイン事務所 山田花子
住所・電話・メール：（同上）
納品書と請求書を1枚にまとめることで、クライアントの書類処理を1ステップ減らせます。継続取引で毎月同じ内容を送る場合に特に有効です。クライアントが「納品書と請求書を分けてほしい」という場合は、テンプレート1と別途請求書を組み合わせてください。このパターンを採用する際は、個人事業主の請求書の書き方も確認しておくとインボイス要件をより確実に満たせます。
このテンプレートをコピーして使用してください。
CHECK
▶ 今すぐやること：上記3パターンのうち、直近の案件に近いものをコピーして自分の情報を入力する（5分）
Q：テンプレートはExcelとWordどちらがいいですか？
A：どちらでも構いませんが、Excelは金額の自動計算（SUM関数）が使えるため計算ミスを防ぎやすいです。WordはPDF化が簡単で見た目を整えやすいです。自分の得意な方で問題ありません。
Q：テンプレートを使いまわす場合、何を毎回変更すればいいですか？
A：発行日・納品日・番号（通し番号を1つ増やす）・宛先・品名・金額の6項目です。発行者情報・振込先などは固定のまま使えます。
納品書の書き方は8項目と照合で完結する
納品書作成の要点は「8項目を揃えてから、見積書・請求書と金額を照合する」この2ステップです。書式に法的規定がないぶん自由度はありますが、宛先の正式名称・品名の具体性・税額の内訳表示の3点を押さえると、相手の経理処理で止まることがほぼなくなります。インボイス対応は登録事業者かどうかで判断が分かれるため、まず自分の登録状況を確認してから必要項目を追記してください。
フリーランスの書類管理は「一度テンプレートを作れば、毎回の作業は入力と照合だけ」になります。完璧な書類より「相手が処理しやすい書類」を意識すると、取引先との関係が安定します。
| 状況 | 次の一歩 | 所要時間 |
| まだ1枚も作っていない | テンプレート1をコピーして8項目を埋める | 5分 |
| 作ったが金額が合っているか不安 | 見積書・請求書と3枚並べて金額を照合する | 2分 |
| インボイス対応が必要かわからない | 国税庁の適格請求書発行事業者公表サイトで自分の番号を確認する | 2分 |
| 管理が追いつかなくなってきた | ファイル名を「年度_クライアント名_番号」に統一してフォルダを整理する | 10分 |
納品書の書き方に関するよくある質問
Q：納品書は必ず発行しなければいけませんか？
A：法律上の義務はありません。ただし、クライアントが社内承認フローで「納品書の受領」を条件にしている場合があるため、初回取引で確認しておくと後で発行を求められて慌てることがなくなります。
Q：納品書を送り忘れたことに気づいた場合、どうすればいいですか？
A：送り忘れに気づいた時点でメールと一緒に送付します。「発行日」は本来の納品日に合わせるか、実際の送付日にするかを一言添えておくと相手の経理処理がスムーズです。実務上は送付日で作成するケースが多くあります。納品完了メール例文の記事では、送付時のメール文面も紹介していますので参考にしてください。
Q：クライアントから「納品書はいらない」と言われた場合、発行しなくていいですか？
A：クライアントの同意があれば省略できます。ただし、自分の帳簿管理のために手元だけ控えを作成しておくことをおすすめします。後日「この取引はいつ・いくらで完了したか」を確認する際に役立ちます。
【出典・参照元】
個人事業主（フリーランス）の納品書の書き方｜マネーフォワード クラウド
フリーランスが知っておきたい納品書の書き方を徹底解説！｜エンジニアスタイル
納品書の書き方・作り方｜インボイス制度への対応や注意点も｜弥生
すぐわかる！納品書の書き方・作成方法のポイントを紹介｜Square