フリーランスが請求書を送るとき、送付状は郵送・メールともに「添えるのが標準マナー」です。この記事では郵送用・メール用・原本送付用の3パターンのコピペ例文と、宛名・敬称・件名の書き方を一覧で解説します。
この記事でわかること
送付状に必要な5項目と標準構成を把握できる。郵送・メール・個人宛の3パターンのコピペ用テンプレートをそのまま使える。宛名の御中と様の使い分けと、封筒の「請求書在中」の書き方を確認できる。
この記事の結論
請求書の送付状は、郵送なら書面1枚・メールなら本文に直書きする形で、送付日・宛先・差出人・同封書類・案件名の5項目を入れれば十分です。宛名は法人部署宛なら「御中」・個人宛なら「様」と使い分け、「ご査収ください」の一文を添えるだけで失礼のない文面が完成します。フリーランスが最初に用意すべきは郵送用テンプレート1本とメール用テンプレート1本の計2本で、これを手元に持っておけば毎月の請求業務を5分以内に完了できます。
▶ 今すぐやること: この記事の郵送用例文とメール用例文をそれぞれコピーし、自分の名前・屋号・振込先を入力した状態でドキュメントに保存する（10分）
状況別ショートカット
| 状況 | 読むべきセクション | 所要時間 |
| 今すぐ郵送用の例文が欲しい | 請求書送付状は5項目で完成 | 3分 |
| メール送付の文面を確認したい | メール送付は件名と本文で完結 | 3分 |
| 宛名の敬称で迷っている | 宛名は御中と様で2択 | 2分 |
| 自分の状況に合うパターンを選びたい | 送付状パターンを3分で診断 | 3分 |
| 郵送・封筒のマナーを確認したい | 郵送マナーは封筒と在中表記で決まる | 3分 |
| コピペ可能なテンプレート3本が欲しい | フリーランス向け送付状テンプレート3本 | 5分 |
| 送付前のミスを防ぎたい | 送付前は7項目でチェック | 2分 |
請求書送付状は5項目で完成
送付状は請求書を送る際に添える案内文で、受け取った側が「何が何枚入っているか」を瞬時に確認できるようにする文書です。決まった法的書式はなく、5項目を揃えるだけで実務上問題のない送付状が完成します。構成を把握すれば、次回からは2分で作れます。
送付状に必ず入れる5項目は何か
送付状に入れるべき項目は、送付日・宛先（会社名・部署・担当者名）・差出人（屋号または氏名・連絡先）・件名・同封書類名と枚数の5つです。これに挨拶文（時候の挨拶と用件の一文）を加えた形が最も標準的なレイアウトです。件名は「請求書送付のご案内」か「〇〇年〇月分 請求書送付のご案内」のいずれかにしておくと、受取側が書類を仕分けしやすくなります。件名に年月・案件名を入れるかどうかだけを案件ごとに判断すれば、残りの4項目は定型で使い回せます。
挨拶文はどの表現を選ぶか
挨拶文は「時候の挨拶＋本題」の2文構成が標準です。時候の挨拶は月別に慣用句が存在しますが、フリーランスが法人相手に使う場合は「平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」という通年使用できる表現が最も無難です。本題には「さて、下記の通り請求書をお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます」を使えば過不足ありません。「ご査収ください」の正しい使い方と意味を確認しておくと、より自信を持って使えます。
同封書類の書き方で誤りやすい3点
同封書類欄は「記」と「以上」で挟むレイアウトが一般的です。具体的には「請求書 1通」のように書類名と枚数をセットで記載します。よくある誤りは3点あります。書類名を「請求書類」とまとめてしまうこと、枚数を書かないこと、複数の書類を送るのに1行しか書かないことです。明細書や納品書を同封する場合はそれぞれ別行で記載し、最後に「以上」と締めます。同封物の抜け・枚数の誤りは相手に確認の手間をかけるため、書き方を統一しておくだけで問い合わせの頻度を大幅に減らせます。
CHECK
▶ 今すぐやること: 自分の屋号・住所・電話番号・振込先を含む差出人情報をテキストファイルに保存する（3分）
Q: 送付状は法律上必ず必要ですか？
A： いいえ、法律上の義務はありません。ただし、書類の内容と枚数を相手が確認しやすくなるため、郵送で請求書を送る場合は添えるのが一般的なビジネスマナーです。
Q： 「記・以上」の形式は必須ですか？
A： いいえ、必須ではありませんが、同封書類の一覧を明示するための慣用書式として広く使われています。使用することで書類のまとめ方が明確になり、受取側の確認がスムーズになります。
メール送付は件名と本文で完結
メールで請求書を送る場合、別途書面の送付状は不要で、メール本文そのものが送付状の役割を担います。ただし、件名と本文の書き方を誤ると、受取側の経理担当者がファイルを見落としたり、仕分けに困ったりする原因になります。受取側が検索・仕分けしやすい件名を作るコツは1つです。
メール件名に必ず入れる3要素とは
件名に入れるべき要素は、請求書であることを示す語・年月・案件名または自分の屋号の3つです。具体的には「【請求書】2026年7月分 ウェブデザイン制作費（山田太郎）」のような形が標準です。カッコ書きで自分の名前や屋号を末尾に入れておくと、受取側が差出人を件名だけで判断でき、開封前に優先度をつけやすくなります。「請求書送付のご案内」だけの件名は情報量が不足しており、相手の受信ボックスに同じ件名が複数あった場合に埋もれるリスクがあります。フリーランスのメール件名の書き方も参考に、毎回統一した形式を使いましょう。
メール本文の構成は何文で足りるか
メール本文は5文程度で完結させるのが実務上の標準です。具体的な構成は、挨拶1文・請求書を送付した旨の1文・添付ファイル名の明示1文・振込期限と振込先の案内1文・締めの1文です。本文を長くしすぎると相手が要点を読み飛ばすリスクがあり、逆に短すぎると事務的すぎる印象を与えます。5文構成を守ることで、過不足のない印象を保てます。なお、添付ファイル名は「請求書_2026年7月_山田太郎.pdf」のように年月・氏名を含める形にしておくと、相手がファイルを保存・検索する際の手間が減ります。
PDF添付で起きやすい3つのミスとその防ぎ方
PDF添付でよくあるミスは3点です。添付忘れ・ファイル名に日付がない・誤ったバージョンのファイルを添付するという3点です。添付忘れを防ぐには「件名を入力する前に添付ファイルを設定する」ルールを自分に課すのが最も効果的です。ファイル名に日付がないと同名ファイルが複数できたときに混乱するため、送付前に必ずファイル名を確認します。誤ったバージョンのファイル対策としては、送付用フォルダを案件・月ごとに分けて管理し、最終版のみを格納しておく方法が有効です。これら3点のミスは一度仕組み化すれば再発しないため、最初の設定に10分かけるだけで毎月の確認時間を削減できます。
CHECK
▶ 今すぐやること: 自分のメールクライアントに「請求書メールテンプレート」として本文雛形を登録する（5分）
Q: メールで送った後に別途郵送の送付状は必要ですか？
A： 原則不要です。ただし取引先から「原本を別途郵送してほしい」と指定されている場合は、メール送付後に郵送する際、郵送分にも送付状を添えます。
Q： 「開封確認」機能は使うべきですか？
A： 使わなくて問題ありません。開封確認は相手に通知が届くため、圧迫感を与える場合があります。必要に応じて「ご確認いただけましたらご一報ください」と本文に一言添えるほうが自然です。
宛名は御中と様で2択
宛名の敬称は「御中」と「様」の2択で、使い分けの基準は宛先が組織か個人かです。この1点さえ押さえれば敬称での失礼はなくなります。実際には例外パターンが3つあるため、それも含めて整理します。
御中と様の使い分けは宛先で決まる
「御中」は会社・部署・団体などの組織を宛先にする場合に使います。「株式会社〇〇 経理部 御中」が典型例です。「様」は担当者個人を名指しにする場合に使います。「株式会社〇〇 経理部 山田様」が標準形です。「御中」と「様」を同一行に併記する「株式会社〇〇 御中 山田様」という書き方は誤りで、個人名がある場合は必ず「様」のみを使います。
個人事業主・フリーランス宛の敬称はどうするか
取引先が個人事業主やフリーランスの場合、屋号があるかどうかで使い分けが変わります。屋号のみを宛先にする場合は屋号に「御中」を使います。屋号と個人名の両方を記載する場合は個人名に「様」を使います。個人名のみの場合も「様」を使います。フリーランスは個人と屋号が混在するケースが多いため、請求書と同じ宛先表記に統一しておくと混乱を防げます。
担当者不明のときの宛名はどうするか
担当者名がわからない場合は「株式会社〇〇 経理部 御中」とし、部署名が不明な場合は「株式会社〇〇 御中」で問題ありません。「ご担当者様」という表現も使われますが、担当部署が特定できている場合は部署名＋御中を優先するほうが正確です。担当者不明の場合にありがちなミスとして「株式会社〇〇 〇〇部 担当者御中」と書いてしまうケースがありますが、「担当者」は個人を指すため「御中」との組み合わせは不自然です。
CHECK
▶ 今すぐやること: 主要取引先のリストを確認し、各社の正式な宛先表記（会社名・部署名・担当者名・敬称）を記録したメモを作成する（10分）
Q: 「様」と「殿」はどちらを使うべきですか？
A： ビジネス上の請求書送付では「様」を使います。「殿」は目下の相手や社内文書で使われる表現であり、取引先への送付には適しません。
Q： 部署名と担当者名が両方わかる場合、どの順番で書きますか？
A： 「会社名」→「部署名」→「担当者名＋様」の順で書きます。例：「株式会社〇〇 経理部 山田太郎様」が標準形です。
送付状パターンを3分で診断
自分の送付状がどのパターンに当てはまるかを、以下の質問で確認できます。郵送かメールか、また相手が法人か個人かで使うテンプレートが変わります。3問で最適パターンが特定できます。
Q1: 請求書を送る手段はどちらですか？
郵送 → Q2へ進む。メール → Result C（メール用テンプレート）。
Q2: 宛先は法人（会社・団体）ですか？
法人 → Q3へ進む。個人事業主・フリーランス個人 → Result B（個人宛テンプレート）。
Q3: 担当者の個人名は把握していますか？
名前がわかる → Result A（法人・担当者名あり）。部署宛のみ → Result A（法人・部署宛）。
Result A: 法人宛（郵送）テンプレートを使う
「フリーランス向け送付状テンプレート3本」のテンプレート1（法人宛・郵送用）を使用します。担当者名がある場合は「〇〇様」、部署のみの場合は「〇〇部 御中」と書き分けます。
Result B: 個人宛（郵送）テンプレートを使う
テンプレート2（個人・フリーランス宛）を使用します。宛先の屋号・個人名の表記を請求書と統一してください。
Result C: メール用テンプレートを使う
テンプレート3（メール送付用）を使用します。件名に年月・案件名・屋号を入れ、添付ファイル名も統一します。
CHECK
▶ 今すぐやること: 診断結果のテンプレートセクションに移動し、自分の情報を入力した状態で保存する（5分）
Q: 毎月同じ取引先に送る場合、送付状の内容は毎回変える必要がありますか？
A： いいえ。日付・年月分・請求金額の部分だけを更新すれば、残りは同じ文面を使い回して問題ありません。テンプレートに「要更新箇所」を色分け・マーキングしておくと更新の抜けを防げます。
Q： 複数の請求書を一度に送る場合はどうしますか？
A： 送付状の同封書類欄に「請求書 3通」のようにまとめて記載する方法と、請求書ごとに件名・番号を列挙する方法の2つがあります。枚数が多い場合は一覧形式で列挙するほうが受取側の確認が容易です。
郵送マナーは封筒と在中表記で決まる
郵送で請求書を送る場合、送付状の内容だけでなく封筒の選び方と表記が第一印象に直結します。封筒の種類と表記方法を一度確認すれば、その後は毎回迷わずに対応できます。基準は2点だけです。
封筒の選び方は折り方で決まる
封筒のサイズは、請求書をA4で作成する前提で選びます。A4用紙を三つ折りにして入れる場合は長形3号（長3）を、折らずにそのまま入れる場合は角形2号（角2）を使います。取引先が「原本を折らずに保管したい」と指定するケースでは角2を選びます。特段の指定がない場合は三つ折り・長3が一般的です。長3と角2の2択で全ての請求書郵送に対応できます。
「請求書在中」の書き方と位置
封筒の左下または表面の余白部分に「請求書在中」と赤文字で記載するのが標準です。手書きの場合は赤いボールペンで枠を引いて囲むか、スタンプを使います。印刷する場合は赤色・太字・明朝体かゴシック体で記載します。「請求書在中」の表記がない封筒は、受取側の担当者が他の郵便物と区別しにくく、開封が後回しになるリスクがあります。封筒の表面全体を装飾したり複数の色を使ったりする必要はなく、赤字での「請求書在中」1箇所で十分です。なお、重要書類を郵送する際のサービス選びも合わせて確認しておくとスムーズです。
送付状の封入順序と配置
封筒に入れる順序は、表面から見て最初に送付状・次に請求書の順にします。受取側が封筒を開けたときに送付状が最初に目に入るようにするためです。三つ折りの場合は、送付状を一番外側（表紙になる面）に配置し、その内側に請求書を重ねて折ります。封入後は封筒のフタを糊付けし、「〆」または「封」と記載します。「〆」は「×」と混同されることがあるため、記号の書き方に注意してください。
CHECK
▶ 今すぐやること: 長形3号の封筒と「請求書在中」スタンプを手元に用意する（購入目安：文具店で300円程度）
Q: 封筒の宛名は縦書きと横書きどちらが正しいですか？
A： どちらも問題ありません。ただし手書きの場合は縦書きが一般的で、印刷の場合は横書きも多く使われます。プリンターで印刷するほうがミスが少なくなります。
Q： 封筒の裏面には何を書きますか？
A： 差出人の住所・屋号（または氏名）・郵便番号・送付日を記載します。送付日は投函日を記載するのが標準です。
フリーランス向け送付状テンプレート3本
フリーランスが請求書送付で使う場面は、法人宛郵送・個人宛郵送・メール送付の3パターンに集約されます。以下のテンプレートをそのままコピーして使用できます。実務上、送付状は書類の案内文であるため、定型表現を使うことが標準です。独自の崩した表現のほうがかえって違和感を生じさせる場合があります。
テンプレート1：法人宛・郵送用
法人取引で最も使用頻度が高い標準的な書式です。「ご査収のほどよろしくお願い申し上げます」という締め表現は格式と丁寧さのバランスが取れており、初回から継続取引まで使い回せます。
20○○年○月○日
株式会社〇〇〇〇
〇〇部 〇〇様（部署宛の場合は「〇〇部 御中」）
〔差出人〕
屋号または氏名
住所
電話番号 〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス xxxx@xxxx.com
件名：○○年○月分 請求書送付のご案内
拝啓 平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、下記の通り請求書をお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具
記
請求書 1通（○○年○月分 〇〇業務）
以上
アレンジ例：同封書類が複数の場合は「記」の下に行を追加します。「請求書 1通 / 納品書 1通」と列挙します。「〇〇業務」の部分を案件名に変えると件名との一致が取れてわかりやすくなります。
このテンプレートをコピーして使用してください。
テンプレート2：個人事業主・フリーランス宛・郵送用
相手が個人事業主やフリーランスの場合、法人向けと同等の格式を使っても問題ありませんが、屋号と個人名の表記を請求書と統一することが最も重要です。このテンプレートは屋号あり・個人名ありの標準構成です。
20○○年○月○日
〇〇〇〇（屋号）
〇〇〇〇様
〔差出人〕
屋号または氏名
住所
電話番号 〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス xxxx@xxxx.com
件名：○○年○月分 請求書送付のご案内
拝啓 平素より大変お世話になっております。
下記の通り請求書をお送りいたします。ご確認のほどよろしくお願いいたします。
敬具
記
請求書 1通（○○年○月分 〇〇案件）
以上
アレンジ例：取引歴が長い相手や比較的カジュアルな関係では「拝啓」「敬具」を省き、「〇〇さま お世話になっております。下記の通り請求書をお送りします。ご確認をお願いします。」とシンプルにする方法も実務上は許容されます。
このテンプレートをコピーして使用してください。
テンプレート3：メール送付用
メールの場合は送付状を別途用意せずメール本文に直書きします。件名に年月・案件名・差出人名を含めることで、相手が受信ボックスを検索したときに一発で見つけられます。
件名：【請求書】20○○年○月分 〇〇業務（屋号または氏名）
本文：
株式会社〇〇〇〇
〇〇部 〇〇様
お世話になっております。〇〇（屋号または氏名）です。
20○○年○月分の請求書をPDFにて添付いたします。ご査収のほどよろしくお願いいたします。
添付ファイル：請求書_20○○年○月_〇〇（屋号）.pdf
請求金額：○○○,○○○円（税込）
お振込期限：20○○年○月○日
お振込先：〇〇銀行 〇〇支店 普通 〇〇〇〇〇〇〇 口座名義：〇〇〇〇
ご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。
よろしくお願いいたします。
〔署名〕
屋号または氏名
電話番号
メールアドレス
アレンジ例：振込先を毎回記載するのが手間な場合は、メール署名欄に振込先を含めておき本文では「振込先は署名欄をご参照ください」と一言添える方法もあります。案件ごとに請求書番号を発行している場合は「添付ファイル名：請求書_No.〇〇〇_20○○年○月.pdf」と番号を加えると管理が容易になります。請求書番号の付け方と管理方法も参考にしてください。
このテンプレートをコピーして使用してください。
CHECK
▶ 今すぐやること: テンプレート1・2・3を自分のドキュメントにコピーし、〔差出人〕と振込先情報を入力して保存する（10分）
Q: 「拝啓・敬具」を省略しても問題ありませんか？
A： 取引先や状況によります。法人・初回取引・大口案件では「拝啓・敬具」を入れるほうが無難です。継続取引が多い個人事業主向けや、相手がカジュアルな連絡を好む場合は省略も許容されます。
Q： 請求書番号を送付状に記載すべきですか？
A： 請求書番号を発行している場合は、件名と同封書類欄の両方に記載しておくと相手がファイリングしやすくなります。例：「請求書 No.001（○○年○月分）1通」。
送付前は7項目でチェック
請求書の送付ミスで発生しやすいのは、宛名の誤り・日付の記載漏れ・添付ファイルの確認不足といった点です。送付前に以下の7項目を確認することで、送り直しの手間と相手への迷惑を防げます。チェックに要する時間は慣れれば2分以内です。
郵送時の確認7項目
郵送で送付する前に確認すべき項目は次の7点です。送付日が今日の日付になっているか、宛先の会社名・部署名・担当者名が正確か、敬称が「御中」か「様」か正しく使い分けられているか、差出人情報（屋号・住所・電話番号）に誤りがないか、同封書類の名称と枚数が実物と一致しているか、請求書本体の金額・振込先・振込期限に誤りがないか、封筒に「請求書在中」の表記があるかです。特に差出人の電話番号を古いものにしてしまうミスと、送付日を前月のまま更新し忘れるミスは発生しやすいため、この2点は必ず確認してください。
メール送付時の確認7項目
メールで送付する前に確認すべき項目は次の7点です。件名に年月・案件名・自分の名前が入っているか、添付ファイルが正しくセットされているか、添付ファイル名に年月が入っているか、宛名の会社名・担当者名・敬称が正しいか、請求金額・振込期限・振込先が本文または添付ファイルに明記されているか、「ご査収」「ご確認」などの表現が送信先に対して適切かどうか、誤字脱字がないかです。添付ファイルの確認は送信直前に必ず行い、添付後にファイルが開けるかどうかも確認します。もし送付後に金額の誤りに気づいた場合は、速やかにお詫びと訂正の連絡を入れてください。
CHECK
▶ 今すぐやること: この7項目チェックリストをスマートフォンのメモアプリに保存し、次回の請求書送付時から使用する（2分）
Q: 送付後に誤りに気づいた場合、どう対応すればよいですか？
A： 誤りに気づいた時点でメールまたは電話で速やかに連絡します。訂正を伝えた上で、正しい書類を再送します。郵送の場合は「先ほどお送りした請求書に誤りがありました。正しいものを本日再送いたします」と一報を入れてから再送するのが最も丁寧な対応です。
Q： 送付状と請求書の日付がずれても問題ありませんか？
A： 原則として一致させます。送付日と請求書の請求日が異なる場合は、請求書の日付欄に請求日を、送付状の日付欄に実際の送付日を記載することで整合性を保てます。
まとめ：請求書送付状は3本で完結
請求書の送付状は、郵送・個人宛・メールの3パターンのテンプレートを用意すれば、毎月の請求業務を5分以内に完了できます。宛名は御中と様の2択、挨拶文は「ご査収のほどよろしくお願い申し上げます」の1文、同封書類は書類名と枚数をセットで記載する3点を守れば、取引先に失礼のない送付状が毎回完成します。テンプレートとチェックリストを一度整えるだけで、その後は更新箇所を変えるだけの作業に変わります。最初の設定に20分かけることで、毎月15分以上の時間を節約できます。なお、個人事業主の請求書の書き方全般も合わせて確認すると、送付状と請求書本体の両方を整備できます。
| 状況 | 次の一歩 | 所要時間 |
| 今すぐ郵送用を準備したい | テンプレート1をコピーして差出人情報を入力・保存 | 5分 |
| メール用テンプレートが必要 | テンプレート3をメールソフトに登録 | 5分 |
| 宛名を確認してから送りたい | 主要取引先の正式宛先表記をリスト化 | 10分 |
| ミスなく送付したい | 7項目チェックリストをメモアプリに保存 | 2分 |
送付状 請求書 例文に関するよくある質問
Q: 送付状はWordとGoogleドキュメントのどちらで作るべきですか？
A： どちらでも問題ありませんが、Googleドキュメントはクラウド保存でどのデバイスからも編集できるため、フリーランスには向いています。印刷して郵送する場合はWordまたはGoogleドキュメントからPDF出力して印刷するのが一般的です。
Q： 手書きの送付状は失礼になりますか？
A： 失礼にはなりません。ただし、法人向けや継続取引の請求書では印刷物が標準的です。個人取引で手書きのほうが温かみがある場合は手書きを選ぶこともできます。誤字や修正液の使用は避けます。
Q： 送付状に押印は必要ですか？
A： 法律上の義務はありませんが、慣習として捺印する場合があります。請求書本体に押印している場合は、送付状にも同じ印鑑（屋号印や認印）を押すと統一感が出ます。電子送付（メール・PDF）の場合は押印不要です。
【出典・参照元】
フリーランスは請求書に送付状を添付すべき？正しい書き方や例文 – 送付状の必要性・例文・基本マナーをフリーランス視点で整理
請求書の送付状（送り状・添え状）無料テンプレート｜文例も紹介 – テンプレート・文例を実務利用向けに掲載（弥生株式会社）
請求書に同封する送付状の文面と書き方の解説【例文＆テンプレート】 – 基本説明と文例をバランスよく掲載
【例文付き】請求書の送付状の正しい書き方とマナー – 宛名・敬称など細かいルールを重視した解説
請求書の送付状の書き方は？必要な項目や送り方を解説 – 必要項目と送り方を実務寄りに解説（freee株式会社）
請求書をメールで送付する際の文例や郵送時の送付状 – メール文例と郵送時の注意点を整理（マネーフォワード）
個人事業主・フリーランサーのための請求書の送付状の書き方 – フリーランス向けの宛名・書式の詳細解説
送付状のテンプレート（個人宛てもあり）書き方もわかりやすく解説 – 個人宛・法人宛テンプレートと書き方解説