どっちを使えばいいの!?「了解しました」と「承知しました」3秒で選べる判断基準

「了解しました」と「承知しました」、メール送信の直前で手が止まる——そんな経験は誰にでもあります。

社外や上司には「承知しました」、社内の同僚には「了解しました」。この2つのルールを覚えれば、もう迷いません。本記事では、3秒で適切な表現を選べる判断基準から、すぐ使えるテンプレートまで紹介します。

この記事の結論

「承知しました」は依頼や指示を受け入れる意思を丁寧に伝える表現で、社外や目上の方への返信に最適です。「了解しました」は理解したことを伝える表現で、社内の同僚や部下への返信に向いています。

迷ったら「承知しました」を選んでください。丁寧すぎて失礼になることはありません。

最初の一歩

次のメール返信で「了解しました」と「承知しました」のどちらが適切か判断し、送信してみてください。所要時間：1分程度。

状況別ショートカット

あなたの状況	読むべきセクション	所要時間
基本的な違いを知りたい	了解しましたと承知しましたの基本は3用語で整理	3分
相手別の使い分けを知りたい	了解と承知の使い分けは相手で決まる	4分
自分がどちらを使うべきか判断したい	了解と承知の選び方を3分で診断	3分
実際の成功・失敗例を見たい	了解と承知の実例は2パターンで比較	4分
すぐ使えるテンプレートが欲しい	了解と承知の返信は5つの仕組みで解決	5分
かしこまりましたとの違いも知りたい	了解と承知とかしこまりましたは3段階で使い分け	3分

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了解しましたと承知しましたの基本は3用語で整理

「了解」と「承知」、似ているようで実は意味が違います。この違いを押さえておくだけで、メール作成のスピードがぐっと上がります。

了解しましたは「理解した」という意味

「了解しました」は、相手の話や内容を「わかりました」と伝える表現です。

もともと軍隊や無線通信で使われていた言葉で、「内容を把握した」というニュアンスが強めです。ビジネスでは、依頼を受け入れるというより「理解しました」という確認の意味合いで使われています。

承知しましたは「受け入れる」という意味

「承知しました」は、相手の依頼や指示を「引き受けます」と伝える表現です。

「承る」という謙譲の意味を含むため、「了解しました」より丁寧な印象を与えます。ビジネスでは、依頼を受諾する意思表示として広く定着しています。

丁寧さの順序は承知>了解

ビジネス敬語としての丁寧さは「かしこまりました」＞「承知しました」＞「了解しました」の順です。

社外や上司への返信では「承知しました」、社内の同僚には「了解しました」を使うのが一般的。この使い分けを覚えておけば、ほとんどの場面で困ることはありません。

了解と承知の基本に関するよくある質問

「了解いたしました」なら丁寧になる?

はい、丁寧さは増します。ただ、「承知いたしました」のほうがより丁寧とされています。社外への返信では「承知いたしました」を優先してください。

「了解です」はビジネスで使える?

避けたほうが無難です。「了解です」はカジュアルすぎるため、ビジネスメールでは不適切な印象を与えることがあります。社内チャットでも「了解しました」と書くほうが印象がよくなります。

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了解と承知の使い分けは相手で決まる

相手との関係性でルールを決めてしまえば、迷いはなくなります。

社外・取引先には承知しましたが基本

取引先や顧客へのメール返信では「承知しました」または「承知いたしました」を使ってください。

これはビジネスマナーとして定着しており、相手に丁寧な印象を与えます。初対面や重要な取引先には「承知いたしました」を選ぶと安心です。

取引先対応を経験した方は「社外メールで承知しましたを使ったら信頼UP、了解はカジュアルすぎると感じた」と語っています（取引先対応で「了解しました」を避けた体験記）。

上司・先輩には承知しましたを推奨

上司や先輩への返信でも「承知しました」を使ってください。

「了解しました」でも失礼にはなりませんが、「承知しました」のほうが敬意を示せます。指示を受けた際は「承知しました。〇〇いたします」と行動を添えると好印象です。

同僚・部下には了解しましたでOK

同僚や部下への返信では「了解しました」で問題ありません。

むしろ「承知しました」を使うと堅苦しく感じられることも。関係性に応じて「了解です」「了解!」なども使い分けられます。

了解と承知の使い分けに関するよくある質問

社外でも親しい担当者には了解でいい?

「承知しました」を維持してください。長年の付き合いがあっても、CCで他の方が見る可能性があるためです。

上司が「了解」を使っているが、自分も使っていい?

「承知しました」を使ってください。上司から部下への「了解」は問題ありませんが、部下から上司への返信は「承知しました」が適切です。

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了解と承知の選び方を3分で診断

「自分の状況ではどちらを使うべきか?」を判定できる簡易診断です。以下の質問に答えてみてください。

Q1: 相手は社外（取引先・顧客）ですか?

• はい → 【タイプ1】へ
• いいえ → Q2へ

Q2: 相手は上司・先輩ですか?

• はい → 【タイプ2】へ
• いいえ → Q3へ

Q3: 依頼・指示を受けていますか?

• はい → 【タイプ3】へ
• いいえ → 【タイプ4】へ

診断結果と次のアクション

タイプ	推奨表現	次のステップ
タイプ1	承知いたしました	具体的な対応を添えて返信
タイプ2	承知しました	行動予定を伝える
タイプ3	承知しました（了解も可）	対応内容を明記
タイプ4	了解しました	確認のみなら「了解いたしました」も可

了解と承知の診断に関するよくある質問

タイプ3になったが、どちらでも良いなら迷う

「承知しました」を選んでください。丁寧すぎて失礼になることはありませんが、カジュアルすぎると印象を損ねます。

同じ相手でも場面で変えるべき?

相手との関係性で固定して問題ありません。ただ、重要な依頼を受けた際は「承知いたしました」と丁寧さを上げることもあります。

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了解と承知の実例は2パターンで比較

実際のビジネスシーンで「承知しました」と「了解しました」がどのような結果をもたらすか。体験談をもとに見ていきます。

事例1: 承知しましたで好印象を獲得したケース

状況: 入社2年目の営業職が新規取引先からの依頼メールに返信する場面。

判断: 「了解しました」と返信しようとしたが、先輩のアドバイスで「承知いたしました。〇日までに対応いたします」と変更。

結果: 取引先から「丁寧な対応で安心した」と評価され、継続的な取引につながった。

新入社員は「上司に了解しましたと返したら注意され、承知しましたに変えたら好印象になった」と語っています（新入社員のメール失敗談と「承知しました」活用例）。

分岐点: 「了解しました」のまま送っていたら、カジュアルすぎる印象を与え、信頼構築に時間がかかっていた可能性があります。

事例2: 了解しましたで誤解を招いたケース

状況: 入社1年目の事務職が取引先の経理担当者からの請求書修正依頼に返信する場面。

判断: 普段社内で使っている「了解しました」をそのまま使用。

結果: 取引先から「少しカジュアルすぎる」との指摘を受け、上司に注意された。

ビジネス敬語に迷った方は「正しいのはどっち?と迷い、調べてから承知しましたに変えた」と報告しています（ビジネス敬語のリアル疑問と回答集）。

分岐点: 最初から「承知いたしました」を使っていれば、指摘を受けることなくスムーズに業務が進んでいました。

了解と承知の実例に関するよくある質問

一度「了解」を使ってしまったが、今から変えても良い?

問題ありません。次のメールから「承知しました」に変更してください。急に変わっても相手は気にしないものです。

指摘を受けたらどう謝るべき?

「ご指摘ありがとうございます。今後は承知しましたを使用いたします」と簡潔に伝えれば十分です。

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了解と承知の返信は5つの仕組みで解決

ビジネスメールの返信で迷わないための実践的なテクニックを5つ紹介します。自分に合うものから試してみてください。

テクニック①: 社外メールテンプレートで返信ミスを防止

【こんな方に】

取引先や顧客へのメール返信で表現に迷うことが多い方

【期待できる成果】

テンプレートを使うことで、返信時の表現ミスを大幅に削減できる

【所要時間】15分あれば完了

【やり方】

1. メールソフトの署名またはテンプレート機能を開く（2分）
2. 「承知いたしました。〇〇の件、対応いたします。」を登録する（3分）
3. 返信時にテンプレートを呼び出し、〇〇部分を編集する（5分）
4. 送信前に相手の名前と内容を確認する（5分）

【成功のカギ】

テンプレートを編集する形式にしてください。毎回ゼロから考えると表現にブレが出ますが、テンプレートを使えば一貫した丁寧さを維持できます。

【気をつけること】

テンプレートをそのまま使うと機械的な印象を与えることがあります。相手の名前や具体的な対応内容は編集してください。

【いますぐできること】

今日中にメールソフトを開き、「承知いたしました」テンプレートを1つ登録してください。5分で終わります。

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テクニック②: 相手リストで使い分け判断を3秒に短縮

【こんな方に】

複数の取引先や社内関係者とやり取りする方

【期待できる成果】

メール返信時の表現選択を3秒で完了できるようになる

【所要時間】約20分

【やり方】

1. ExcelまたはGoogleスプレッドシートを開く（2分）
2. 「相手名」「会社名」「関係性」「使用表現」の列を作成する（3分）
3. 普段やり取りする相手を10名程度リストアップする（10分）
4. 各相手に「承知/了解」のどちらを使うか決めて記入する（5分）

【ポイント】

事前にリスト化してしまえば、判断に迷う時間をゼロにできます。メール処理速度が格段に上がります。

【気をつけること】

リストは定期的に更新が必要です。新しい取引先が増えたら、その都度追加してください。

【いますぐできること】

今日中にスプレッドシートを作成し、主要な取引先5社を登録してください。10分で終わります。

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テクニック③: 「承知+行動」セットで信頼度を向上

【こんな方に】

メール返信で相手に安心感を与えたい方

【期待できる成果】

「承知しました」に行動を添えることで、相手からの信頼度が向上する

【所要時間】すぐにできる（5分程度）

【やり方】

1. 「承知いたしました」の後に「。」を打つ（1秒）
2. 「〇〇の件、〇日までに対応いたします」と続ける（1分）
3. 対応完了後に報告する旨を追記する（1分）
4. 送信前に日付と内容を確認する（2分）

【ポイント】

「承知しました+行動予定」をセットで書いてください。具体的な日付を入れることで、相手はフォローアップの必要がなくなります。

【気をつけること】

行動予定を書いたら必ず実行してください。書いて対応しないと、かえって信頼を損ねます。

【いますぐできること】

次のメール返信で「承知いたしました。〇日までに対応いたします」と書いてみてください。1分で終わります。

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テクニック④: チャットツール別ルールで表現ブレを防止

【こんな方に】

Slack、Teams、メールなど複数ツールを使い分ける方

【期待できる成果】

ツールごとのルールを決めることで、表現のブレを防止できる

【所要時間】約10分

【やり方】

1. 普段使うコミュニケーションツールをリストアップする（2分）
2. 各ツールで使う表現を決める（例: メール=承知しました、Slack=了解です）（5分）
3. ツールごとのルールをメモに書き出す（3分）

【ポイント】

ツール別にルールを固定してください。メールは丁寧に、チャットはカジュアルに、と決めておけば迷いません。

【気をつけること】

社内ルールがある場合はそちらを優先してください。会社によってはチャットでも「承知しました」を推奨している場合があります。

【いますぐできること】

今使っているツールを3つ挙げ、それぞれの表現ルールを決めてメモしてください。5分で終わります。

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テクニック⑤: 週1振り返りで表現スキルを継続的に向上

【こんな方に】

ビジネス敬語のスキルを継続的に高めたい方

【期待できる成果】

週1回の振り返りで、3か月後には表現の迷いが大幅に減少する

【所要時間】週15分

【やり方】

1. 毎週金曜日に15分の振り返り時間を確保する（1分）
2. 今週送ったメールの中で表現に迷ったものを1つ選ぶ（3分）
3. その場面で最適な表現は何だったかを検討する（5分）
4. 学びをメモに記録し、次週に活かす（5分）

【成功のカギ】

失敗を分析して次に活かしてください。完璧を目指すより、継続的な改善のほうが長期的なスキル向上につながります。

【気をつけること】

振り返りが自己批判にならないよう注意してください。「次はこうする」という前向きな視点で行ってください。

【いますぐできること】

カレンダーに「金曜15時:メール振り返り」を登録してください。1分で終わります。

了解と承知のテクニックに関するよくある質問

テンプレートを使うと個性がなくなる?

基本形をテンプレート化し、相手に合わせた一言を添えれば個性も出せます。丁寧さを担保した上で、自分らしさを加えてください。

相手リストを作る時間がない

まずは主要な取引先3社だけでも登録してください。効果を実感してから、徐々に増やしていけば無理がありません。

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了解と承知とかしこまりましたは3段階で使い分け

「かしこまりました」との違いがわからない、という声もよく聞きます。3つの表現の使い分けを整理しておきましょう。

かしこまりましたは最上級の丁寧表現

「かしこまりました」は「承知しました」よりもさらに丁寧な表現です。

サービス業や接客業、または重要な顧客への対応で使われます。ビジネスメールでは、特に重要な依頼を受けた際に使用すると、相手に敬意が伝わります。

3段階の丁寧さを場面で使い分け

表現	丁寧さ	使用場面
かしこまりました	最上級	重要顧客・VIP対応・サービス業
承知しました	丁寧	社外・上司・フォーマルな場面
了解しました	標準	社内・同僚・カジュアルな場面

使いすぎに注意が必要なケース

「かしこまりました」は丁寧すぎて堅苦しい印象を与えることもあります。

日常的な社内連絡や、すでに関係性ができている取引先への返信では「承知しました」で十分。場面に応じた使い分けが大切です。

迷ったら「承知しました」を選んでください。丁寧すぎて失礼になることはほとんどありませんが、カジュアルすぎると印象を損ねる可能性があるためです。

かしこまりましたに関するよくある質問

メールで「かしこまりました」は使いすぎ?

一般的なビジネスメールでは「承知いたしました」で十分です。「かしこまりました」は対面や電話、または特に重要な場面に限定したほうがバランスがよいです。

「畏まりました」と漢字で書くべき?

ひらがなで「かしこまりました」と書いてください。漢字にすると読みにくく、やや古い印象を与えることがあります。

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まとめ：了解と承知は相手で選べばOK

「了解しました」と「承知しました」の違いは、丁寧さの度合いと使用場面にあります。

社外や上司には「承知しました」、社内の同僚には「了解しました」を使うのが基本ルール。迷ったら「承知しました」を選んでください。

本記事で紹介した判断基準やテンプレートを活用すれば、メール返信で表現に迷う時間を大幅に削減できます。

今日から始める3ステップ

1. 次のメール返信で「承知しました」を使ってみる
2. 主要な取引先5社の「使用表現リスト」を作成する
3. メールソフトに「承知いたしました」テンプレートを登録する

ビジネスコミュニケーションは、小さな表現の積み重ねで信頼が築かれていきます。「承知しました」と「了解しました」の使い分けは、その第一歩です。

最初は意識して選ぶ必要がありますが、慣れれば自然と適切な表現が出てくるようになります。今日から一つずつ実践してみてください。

状況別/次の一歩

あなたの状況	次の一歩	所要時間
基本を理解した	次のメール返信で「承知しました」を使ってみる	1分
使い分けルールを把握した	相手リストを作成し、表現を事前に決める	15分
テンプレートを活用したい	メールソフトに「承知いたしました」テンプレートを登録する	5分

了解しましたと承知しましたに関するよくある質問

「了解しました」は失礼な表現なの?

失礼な表現ではありません。ただ、社外や上司への返信では「承知しました」のほうが丁寧な印象を与えるため、場面に応じた使い分けを推奨します。

英語の「Noted」に相当するのはどちら?

「了解しました」に近いニュアンスです。よりフォーマルな場面では「Noted with thanks」が「承知いたしました」に相当します。

「承知しました」を使いすぎると堅い印象になる?

社内の同僚や親しい関係者には堅い印象を与えることがあります。相手との距離感に合わせて使い分けることで、自然なコミュニケーションが取れます。

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【出典・参照元】

本記事は以下の情報源をもとに作成されています。

体験談/ユーザーの声

• 新入社員のメール失敗談と「承知しました」活用例 – note
• 取引先対応で「了解しました」を避けた体験記 – はてなブックマーク
• ビジネス敬語のリアル疑問と回答集 – Yahoo!知恵袋

※記事内容は2026年2月時点の情報に基づいています。ビジネスマナーは業界や企業文化によって異なる場合があります。