催促メールの書き方でここまで変わる！？ 入金確認から回収までスッキリまるわかりガイド

請求書を発行したのに、入金が確認できない。こんな状況に直面したとき、どう連絡すればいいか迷う方は多いです。実は、入金確認メールや催促メールは、書き方ひとつで取引先との関係が大きく変わります。

この記事では、フリーランス・個人事業主・中小企業の経理担当者向けに、入金確認メールの基本から催促・督促時の対応、さらに回収困難な場合の税務処理まで、実務で使える情報を解説します。

この記事でわかること

• すぐに使える入金確認・催促メールのテンプレート
• 取引先との関係を壊さない段階的な催促フロー
• 回収困難時の貸倒損失の税務処理と要件

入金確認メールは「確認依頼」のスタンスで送る

入金期日を過ぎても入金が確認できない場合、まず送るべきは「督促」ではなく「確認依頼」のメールです。

入金遅延の原因として最も多いのは「単純な忘れ」や「担当者の処理漏れ」です。特にフリーランス同士の取引や中小企業との取引では、悪意なく支払いが遅れているケースがほとんどといえます。

実務で効果的なアプローチは、「入金確認ができていないのですが、お振込み手続きはお済みでしょうか？」という確認スタンスでの連絡です。これにより、相手の心証を悪くせず、スムーズに入金を促せます。

また、ネット銀行では振込処理が翌日以降になることもあります。「行き違いでしたら申し訳ございません」といった一文を添えておくと、相手への配慮を示しつつ、こちらの意図を明確に伝えられます。

入金確認メールの2つの目的と役割

入金確認メールには、大きく分けて2つの目的があります。ひとつは「入金を確認した旨を相手に伝えるメール」、もうひとつは「入金が確認できない場合に確認・催促するメール」です。

入金を確認した場合に送るお礼メール

取引先や顧客から請求した金額の入金を確認した際は、速やかに入金確認メールを送付することがビジネスマナーです。

入金した相手は「入金額は合っていたか」「入金先に誤りはなかったか」といった不安を抱えていることが少なくありません。入金を確認できたら、正しい金額が入金されていたことを速やかに伝えることで、相手に安心感を与えられます。

入金確認メールを送るタイミングは、入金を確認した当日が理想です。通常、入金した取引先は何日の振込になるかを把握しています。その日に連絡がないと不安を感じてしまいます。こまめに入金チェックをルーティン化し、確認漏れを防ぐことが信頼構築の第一歩です。

入金が確認できない場合に送る確認・催促メール

入金期日を過ぎても入金確認ができない場合は、入金を催促するメールを送付する必要があります。

入金が確認できない理由として考えられるのは、相手の単純な処理忘れ、振込先の間違い、行き違い、あるいはこちら側の確認漏れなどです。

催促メールを送る前に、まず自社側で以下を確認しておきましょう。

確認項目	チェックポイント
請求書の送付状況	確実に相手に届いているか
入金口座	複数口座がある場合、別口座に入金されていないか
入金期日	土日祝日の場合、翌営業日になっていないか
金額の確認	異なる金額で入金されていないか

これらを確認したうえで、それでも入金が確認できなければ、確認・催促のメールを送ることになります。

入金確認メールの書き方｜5つの基本ポイント

入金確認メールを送る際に押さえておくべきポイントを整理します。入金済みの場合も、未入金で催促する場合も、基本的な構成は共通しています。

ポイント1：件名で内容がひと目でわかるようにする

ビジネスメールでは、件名を見ただけで用件が伝わることが重要です。

入金確認メールであれば「【入金確認】〇〇のご入金について」、催促の場合は「【ご確認】〇月分お支払いの件」など、具体的な内容を明記しましょう。

「入金催促」や「支払い督促」といった直接的な表現は、件名には使わないのがマナーです。たとえ支払いが遅れていても、高圧的な件名は相手の心証を悪くしてしまいます。

ポイント2：結論（用件）を冒頭に書く

ビジネスメールの基本原則として、結論は最初に持ってきます。

入金確認メールの場合は「〇月〇日付でご入金を確認いたしました」、催促の場合は「〇月〇日が期日のご入金につきまして、確認が取れておりません」と、要件を冒頭で明確にします。

用件を後回しにすると、相手がメールの趣旨を理解するまでに時間がかかります。重要な連絡として認識されずに読み飛ばされるリスクもあるため注意が必要です。

ポイント3：金額・請求内容・期日を明記する

入金確認メールでは、必ず請求書番号（または注文内容）、金額、期日を明記します。

「〇月〇日にご入金を確認いたしました」だけではなく、「〇月〇日にご注文いただいた〇〇に対して、ご入金100,000円（税込）を確認いたしました」と具体的に記載することで、金額や内容に誤りがなかったことを相手に伝えられます。

金額が書かれていないと、相手側で入金額と請求額の認識違いが生じていても確認する手段がありません。後々のトラブルにつながる可能性があります。

ポイント4：クッション言葉を活用する

催促メールでは特に、クッション言葉を適切に使用することで相手への配慮を示せます。以下のフレーズを活用しましょう。

• 恐れ入りますが
• お手数をおかけしますが
• ご多忙のところ恐縮ですが
• 行き違いでしたら申し訳ございません

相手を責めるような表現や命令口調は避け、「ご確認いただけますでしょうか」「お願いできますでしょうか」といった丁寧な表現を心がけることが、長期的な信頼関係の構築につながります。

ポイント5：感謝の言葉を添える

入金確認メールは機械的な文章になりがちですが、感謝の言葉を添えることで、気持ちのよい関係を築けます。

入金済みの場合は「迅速なご対応、誠にありがとうございます」、催促の場合も「いつもお取引いただきありがとうございます」など、感謝を伝えることで次の取引につながるきっかけになります。

【テンプレート】入金確認メールの例文集

実務ですぐに使えるメール例文を、シーン別に紹介します。コピー＆ペーストして活用してください。

入金を確認した場合のお礼メール

件名：【入金確認】〇月分のご入金について

株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇の△△でございます。
このたびは、〇月分のご請求に対しまして、
本日付けで下記のとおりご入金を確認いたしました。
——————————-
■請求書番号：INV-2024-0001
■ご入金額：100,000円（税込）
■入金確認日：2024年〇月〇日
——————————-
迅速なご対応、誠にありがとうございます。
引き続き、よろしくお願いいたします。

——————————-
署名
——————————-

入金が確認できない場合の1回目の確認メール

件名：【ご確認】〇月分お支払いの件

株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇の△△でございます。
〇月〇日付でご請求させていただきました下記の件につきまして、
恐れ入りますが、入金の確認が取れておりません。
——————————-
■請求書番号：INV-2024-0001
■ご請求金額：100,000円（税込）
■お支払い期限：2024年〇月〇日
■振込先口座：〇〇銀行 〇〇支店 普通 1234567
——————————-
お手数をおかけしますが、お振込みの手続き状況を
ご確認いただけますでしょうか。
なお、本メールと行き違いでお手続きいただいておりましたら、
何卒ご容赦くださいませ。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
引き続き、よろしくお願いいたします。

——————————-
署名
——————————-

2回目以降の催促メール

件名：【再送】〇月分お支払いのお願い

株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇の△△でございます。
先日ご連絡いたしました〇月分のご請求につきまして、
重ねてのご案内となり恐縮ですが、
本日時点で入金の確認が取れておりません。
——————————-
■請求書番号：INV-2024-0001
■ご請求金額：100,000円（税込）
■お支払い期限：2024年〇月〇日（超過）
■振込先口座：〇〇銀行 〇〇支店 普通 1234567
——————————-
お忙しいところ大変恐れ入りますが、
〇月〇日までにお振込みいただけますようお願いいたします。
お支払いについてご事情がございましたら、
ご遠慮なくご連絡くださいませ。
何卒よろしくお願い申し上げます。

——————————-
署名
——————————-

催促メールを送る前に、請求書の再送付が必要かどうかも確認しておきましょう。相手が請求書を紛失している可能性もあるため、メールに添付するか、再発行の有無を確認すると親切です。

入金がない場合の対応フロー｜5つのステップ

入金が確認できない場合、段階を踏んで対応を進めることが重要です。いきなり強硬な手段を取ると取引関係に悪影響を及ぼすため、以下の順序で対応しましょう。

STEP1：メールまたはチャットで確認連絡を入れる

入金期日を過ぎても入金がない場合、まずはメールやチャットなど文字での連絡がおすすめです。

電話だと相手に威圧感を与えてしまう可能性があります。文字での連絡であれば、相手も落ち着いて確認・対応できます。

最初の連絡は「督促」ではなく「確認」のスタンスで行いましょう。「入金が確認できていないのですが、お振込み手続きはお済みでしょうか？」という聞き方が効果的です。相手が単純に忘れていただけであれば、すぐに対応してもらえるケースがほとんどです。

STEP2：請求書を再発行し、期限を設定する

確認連絡をしても反応がない場合は、請求書を再発行します。

再発行の際は「再発行してから1週間以内にお振込みをお願いします」など、新たな期限を明示しておくことがポイントです。

クラウド会計ソフトの請求機能を使っている場合は、支払い期限の管理や再発行が簡単にできます。支払い期限が明確に記載された請求書を改めて送ることで、相手にも対応の優先度を認識してもらえます。

STEP3：督促メールを送信する

1〜2回の確認連絡と請求書再発行にもかかわらず入金がない場合は、督促メールを送ります。

督促メールでは、これまでの経緯（いつ請求書を送付し、いつ確認連絡をしたか）を簡潔に記載し、再度の支払いを求めます。督促メールに法的効力はありませんが、「支払いをしなければ次のステップに進む」という意思表示になります。

STEP4：内容証明郵便で督促状を送付する

メールでの督促にも応答がない場合は、内容証明郵便での督促状送付を検討します。

内容証明郵便とは、いつ・誰が・誰に・どのような内容の文書を送ったかを郵便局が証明する制度です。法的拘束力はありませんが、「いつまでに支払いがなければ法的措置を取る」と明記することで、相手に強いプレッシャーを与えられます。

万が一裁判になった場合、相手に請求（催告）したことを示す証拠としても有効です。内容証明郵便を送る際は「配達証明」もあわせて利用しましょう。配達証明がないと、相手に文書が届いたという証明にならないため注意が必要です。

STEP5：法的手続き（少額訴訟・支払督促など）を検討する

内容証明郵便を送っても支払いがない場合は、法的手続きを検討します。売掛金の回収に使える法的手段には以下のものがあります。

手続き	概要	向いているケース
少額訴訟	60万円以下の金銭請求に利用可能。原則1回の審理で判決が出る	証拠が明確で、相手が争わない見込みの場合
支払督促	裁判所書記官が支払督促を発令。相手が異議を申し立てなければ強制執行可能	相手が支払いを認めている場合
民事調停	裁判所で話し合いによる解決を目指す	分割払いなど柔軟な解決を希望する場合
通常訴訟	証拠調べを行い、判決を得る	相手が争ってくる場合

金額が大きい場合や、相手が争ってくる可能性がある場合は、弁護士への相談を検討しましょう。弁護士名義で内容証明郵便を送るだけで、支払いに応じるケースも少なくありません。

少額訴訟は年間10回までしか同じ簡易裁判所で利用できません。相手が通常訴訟への移行を希望した場合は、通常の民事訴訟に移行することになります。

（参考）裁判所「少額訴訟」

回収困難な売掛金の税務処理｜貸倒損失と貸倒引当金

入金催促を続けても回収できない売掛金は、税務会計上の処理が必要になります。適切に処理しないと、決算時に帳簿と実態が合わなくなるため、早めの対応が重要です。

売掛金の経理処理の基本

請求書を発行したタイミングで、売上は「売掛金」として計上されます。入金がなくても帳簿上は売上が立っている状態です。

入金があれば売掛金が消込されますが、入金がないままだと売掛金の累計額が膨らんでいきます。売掛金の累計額は定期的に確認し、入金状況と照合することが経理の基本です。決算時に「あれ、この売掛金なんだっけ？」とならないよう、こまめな管理を心がけましょう。

貸倒引当金の設定

回収が難しそうな売掛金については、「貸倒引当金」を設定できます。貸倒引当金とは、将来的に回収不能になるリスクに備えて、あらかじめ費用として計上する準備金です。

個人事業主の場合、事業所得のある青色申告者であれば、一括評価の方法（繰入率5.5%※金融業以外）で貸倒引当金を計上できます。回収の見込みが特に低い売掛金については、個別評価で50%などの引当金を設定することも可能です。

（参考）国税庁「No.2070 青色申告制度」

貸倒損失として計上する条件

売掛金を「貸倒損失」として損金処理するには、税務上の要件を満たす必要があります。貸倒損失の計上は税務調査で指摘されやすい項目のため、要件を正確に理解しておくことが重要です。

貸倒損失が認められるのは、主に以下の3つのケースです。

法律上の貸倒れ

会社更生法、民事再生法、破産法などの法的手続きにより債権が切り捨てられた場合に該当します。

事実上の貸倒れ

債務者の財産状況、支払能力等からみて、債務の全額が弁済できないことが明らかな場合に該当します。

形式上の貸倒れ

継続的な取引を行っていた債務者について、取引停止後1年以上経過した場合、または最後の弁済期・弁済から1年以上経過した場合に該当します。売掛債権のみ対象で、備忘価額（1円）を残して損金算入します。

形式上の貸倒れとして処理する場合、内容証明郵便での催促履歴や残高確認書などの証拠があると、税務調査で認められやすくなります。貸倒処理を検討する際は、事前に税理士に相談することをおすすめします。

（参考）国税庁「No.5320 貸倒損失として処理できる場合」

破産更生債権への振替

売掛金の回収が難しくなった段階で、「破産更生債権」に振り替える処理も検討します。これは、回収困難な売掛金を通常の売掛金とは別区分で管理するための処理です。

破産更生債権に振り替えたうえで個別に貸倒引当金を設定し、最終的に回収不能が確定した時点で貸倒損失として計上する、という流れになります。

貸倒損失や貸倒引当金の処理は、税務上の判断をともなうため、必ず税理士に相談のうえ対応してください。

入金トラブルを未然に防ぐ3つの方法

入金確認や催促の手間を減らすには、そもそも入金トラブルが起きにくい仕組みを作ることが重要です。ここでは、フリーランスや中小企業の経理担当者がすぐに実践できる予防策を紹介します。

方法1：請求書発行と入金確認をルーティン化する

入金トラブルの多くは、請求書の発行遅れや入金確認の漏れから発生します。

「毎月末に請求書を発行し、翌月5日に入金確認をする」など、業務をルーティン化することで漏れを防げます。

一般的な方法は、請求書を発行したら発行日と支払期日をスプレッドシートやタスク管理ツールに記録し、期日にリマインダーを設定しておくというものです。

この方法を導入すると、入金遅延の発見が早まり、催促連絡も早期に行えるため、回収率の向上が期待できます。

クラウド会計ソフトの請求機能を使えば、支払い期限の管理や入金消込が自動化できるため、手作業によるミスを大幅に減らせます。

方法2：取引開始時に支払い条件を明確にする

新規取引を開始する際は、支払い条件を書面で明確にしておくことが重要です。口頭だけの合意では、後から「そんな話は聞いていない」とトラブルになるリスクがあります。

明確にしておくべき項目は以下のとおりです。

• 支払い期日（例：請求書発行月の翌月末日）
• 支払い方法（銀行振込、クレジットカードなど）
• 振込手数料の負担（どちらが負担するか）
• 遅延損害金の有無

特にフリーランスの場合、取引条件があいまいなまま仕事を受けてしまうケースが多いです。契約書や発注書で支払い条件を明記しておくことで、入金トラブルのリスクを軽減できます。

方法3：入金サイクルが長い取引先には前金を検討する

取引先の支払いサイクルが長い場合や、新規取引先で信用調査が十分でない場合は、前金（着手金）を受け取る形式を検討しましょう。

たとえば、プロジェクト開始時に50%、納品時に残り50%という形にすることで、全額未回収のリスクを回避できます。特に高額案件や長期プロジェクトでは、前金の設定は一般的な商慣行として受け入れられています。

売掛金保証サービスの活用も選択肢のひとつです。取引先の倒産や未入金時に売上代金を代わりに支払ってもらえるサービスを利用すれば、督促業務に時間を割く必要がなくなり、本業に集中できます。

よくある質問（FAQ）

Q：催促メールを送っても返信がない場合、電話で連絡してもいいですか？

メールやチャットでの連絡を1〜2回試みたうえで反応がなければ、電話で連絡することも検討してください。

ただし、いきなり強い口調で催促するのではなく、「メールをお送りしたのですが、ご確認いただけましたでしょうか」という確認ベースで話を始めましょう。

Q：少額の売掛金でも内容証明郵便を送るべきですか？

内容証明郵便の送付には費用がかかります（基本料金＋書留加算＋内容証明加算＋配達証明で、1枚の場合1,500円程度〜）。

売掛金の金額と比較して費用対効果を検討しましょう。少額の場合は、メールや書面での催促を繰り返し、それでも回収できなければ貸倒処理を検討するのも現実的な選択肢です。

Q：相手の会社が倒産した場合、売掛金はどうなりますか？

相手が破産手続きを開始した場合、売掛金は「破産債権」として届け出ることになります。

一般債権者への配当は限られるため、全額回収は難しいケースがほとんどです。法律上の貸倒れとして、貸倒損失の計上が認められます。

まとめ：入金確認メールの書き方と催促フローの基本

入金確認メールや催促メールは、書き方ひとつで取引先との関係が大きく変わります。

入金期日を過ぎても入金がない場合は、まず「督促」ではなく「確認」のスタンスでメールを送ることが基本です。件名は具体的に、本文は結論から書き、金額・請求内容・期日を明記します。クッション言葉を活用し、感謝の言葉を添えることで、相手への配慮を示しつつ要件を伝えられます。

それでも入金がなければ、請求書再発行→督促メール→内容証明郵便→法的手続きと、段階を踏んで対応を進めましょう。回収困難な売掛金は、税務上の要件を満たせば貸倒損失として処理できますが、税理士への相談が必須です。

今日から実践できる3つのアクション

• 請求書発行時に入金期日をカレンダー登録し、リマインドを設定する
• 新規取引開始時に支払い条件を契約書・発注書で明文化する
• 入金確認メールのテンプレートを用意し、当日中の送付を習慣化する

日々の小さな習慣が、キャッシュフローの安定と取引先との良好な関係構築につながります。本記事の内容を参考に、入金管理の仕組み化を進めてください。

出典・参照元

本記事は以下の情報源をもとに作成しています。

• 国税庁「No.5320 貸倒損失として処理できる場合」
• 国税庁「No.6367 貸倒れに係る税額の調整」
• 裁判所「少額訴訟」

※記事内容は2025年12月3日時点の税制・法令に基づいています。税制改正等により内容が変更される場合がありますので、最新情報は国税庁または税理士にご確認ください。