報告書書き方テンプレート7種|5W2Hで迷わず完成

報告書の書き方に自信がない、毎回ゼロから構成を考えて時間がかかる——そんな悩みは「型」で解決できます。5W2Hと定型テンプレートを組み合わせれば、A4用紙1〜2枚の報告書が30分で完成します。社内・社外・トラブル報告など7種類のテンプレートと、提出前に使える8項目チェックリストをこの記事にまとめました。

この記事の結論

報告書の書き方で押さえるべきは、「提出日・宛名・差出人・タイトル・要旨・詳細・所見」の7項目をテンプレートに含めることです。5W2H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように・いくら）で情報を整理すれば、上司から「要点が分からない」と指摘される回数は減ります。場面に応じたテンプレートを1つ用意するだけで、毎回ゼロから書く時間を半分以下に短縮できます。

今日やるべき1つ

この記事のテンプレートから自分の業務に近い1種類をコピーし、次の報告書作成で使ってください（10分）。

状況別ショートカット

あなたの状況	読むべきセクション	所要時間
報告書の基本構成を知りたい	報告書書き方テンプレートの基本は7項目で構成	3分
社内・社外の違いを知りたい	報告書書き方テンプレートは社内・社外で3点異なる	3分
自分に合うテンプレートを選びたい	報告書書き方テンプレートの選択を3分で診断	3分
実際の成功・失敗事例を見たい	報告書書き方テンプレートの実例は2パターンで比較	4分
ミスを防ぐチェックリストが欲しい	報告書書き方テンプレートは8項目でチェック	3分
実務で使えるコツを知りたい	報告書書き方テンプレートは5つの工夫で評価される	8分
シーン別テンプレートが欲しい	報告書書き方テンプレート7選は場面別に即使える	5分

報告書書き方テンプレートの基本は7項目で構成

報告書には必ず含めるべき7つの基本項目があります。この構成さえ押さえれば骨格は完成するため、書き出しで迷う時間がなくなります。テンプレートの「型」として覚えておけば、どんな種類の報告書にも応用が利きます。

報告書に必須の7項目は「型」で覚える

報告書の基本構成は、提出日・宛名・差出人（部署・氏名）・タイトル（表題）・要旨（概要）・詳細内容・所見の7項目です。この構成は多くの企業で共通しており、報告書の種類を問わず適用できます（わかりやすい報告書の書き方）。

タイトルは「何についての報告か」が一目でわかる内容にし、要旨では結論を先に述べてください。詳細部分では5W2H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように・いくら）に沿って事実を時系列で記載し、最後に所見として改善案や今後の方針を添えます。

日報と報告書は目的が異なる

日報は「毎日の業務の振り返り」が目的ですが、報告書は「特定の案件や一定期間の成果・経緯を共有する」ための文書です（業務報告書のテンプレート・例文10選）。この違いを理解しておくと、報告書に書くべき情報の粒度が明確になります。なお、日報も含めた日々の業務記録を仕組み化したい方は、セルフマネジメントの習慣化の手順が参考になります。

A4用紙1〜2枚が実務の標準

報告書はA4用紙1〜2枚に収めるのが実務上の標準です（報告書の書き方）。情報量が多い場合は本文を簡潔にまとめ、詳細データは別紙として添付してください。1枚に収まる報告書ほど上司の評価が高い傾向にあります。

よくある質問

Q. 報告書の要旨は何文字くらいが適切?

3〜5行（100〜200文字程度）が目安です。結論を最初に述べ、根拠を簡潔に添えてください。

Q. 所見と感想の違いは?

所見は「事実に基づく分析や改善案」、感想は「個人的な印象」です。報告書には所見を書いてください。

報告書書き方テンプレートは社内・社外で3点異なる

社内向けと社外向けの報告書を同じ書き方で作成すると、相手に不適切な印象を与えかねません。違いは「敬語の丁寧さ」「数値・根拠の手厚さ」「トラブル報告の配慮」の3つに集約されます。この3点を意識するだけで、場面に応じた報告書に仕上がります。

敬語の丁寧さは社外向けが1段階上

社内向けでは「です・ます調」で十分ですが、社外向けでは「いただきますよう」「賜りますよう」といった表現を使います。文末表現や挨拶文に一段上の敬語を用いてください。社外向けメールでも同様の配慮が必要で、営業メールの書き方を押さえておくとメール文面の敬語レベルを揃えやすくなります。

社外向けは数値と根拠を手厚く

社内向けでは背景情報を省略できる場面が多い一方、社外向けでは前提知識を共有していない読み手にも伝わるよう、数値や根拠を丁寧に補足してください。「売上が向上した」ではなく「売上が前年比115%に向上した」のように、具体的な数字で報告するのがポイントです（報告書のテンプレート15選）。

トラブル報告の配慮は社外向けで特に大切

社外向けのクレーム・トラブル報告書では、「言い訳に見えない」「責任を押しつけない」配慮が欠かせません。「事実の時系列」「原因」「対応策」「再発防止策」の順に書き、感情的な表現を避けてください。テンプレートに沿えば、この順序は自然に守れます。報告書の送付時は、重要書類としてレターパックや簡易書留の使い分けも確認しておくと安心です。

よくある質問

Q. 社内向けでも丁寧な敬語を使うべき?

「です・ます調」で統一すれば問題ありません。ただし経営層への報告書は1段階丁寧にしてください。

Q. 社外向け報告書に自社の課題を書いてもいい?

はい、改善策とセットで書けば問題ありません。「課題+対応策」の形式にしてください。

報告書書き方テンプレートの選択を3分で診断

自分に合うテンプレートを3分で判定できます。以下の3つの質問に順番に答えてください。

Q1: 報告書の提出先は社外（取引先・顧客）ですか?

はい → 【結果A】社外向けテンプレートを使用 いいえ → Q2へ

Q2: トラブル・クレーム・ミスに関する報告ですか?

はい → 【結果B】トラブル報告テンプレートを使用 いいえ → Q3へ

Q3: 研修・出張・会議など「イベント」に関する報告ですか?

はい → 【結果C】イベント報告テンプレートを使用 いいえ → 【結果D】汎用業務報告テンプレートを使用

診断結果の活用方法

結果	次のステップ
結果A	テンプレート2をコピーし、敬語と数値表現を重点的に確認する
結果B	テンプレート5をコピーし、原因・対応・再発防止の3点を記入する
結果C	テンプレート6・7をコピーし、目的・内容・成果・所見の4点を記入する
結果D	テンプレート1をコピーし、5W2Hに沿って記入する

社内規定がある場合はそちらを優先してください。

よくある質問

Q. 複数の結果に該当する場合はどうする?

「社外向け+トラブル報告」なら、結果Bのテンプレートをベースに結果Aの敬語・配慮ポイントを追加してください。

Q. 社内に既存のフォーマットがある場合は?

既存フォーマットを優先し、足りない項目をこの記事のテンプレートから補完してください。

報告書書き方テンプレートの実例は2パターンで比較

テンプレート活用で成果が出たケースと、テンプレートなしで苦労したケースを並べると、「型」の効果が明確になります。自分の状況に近いケースを参考にしてください。

ケース1: テンプレート活用で作成時間を半減

状況: 入社2年目の営業担当者が、毎週の営業報告書に1時間以上かけていた。構成が毎回異なり、上司から「要点が見えない」と指摘されることが多かった。 判断: 5W2Hベースのテンプレートを導入し、項目を埋める形式に切り替えた。 結果: 作成時間が30分以下に短縮され、上司からの差し戻しもほぼなくなった。

テンプレートを導入した営業担当者は「テンプレートを使うようになってから、書き方で迷うことがなくなり、内容の質に集中できるようになった」と語っています（【無料】業務報告書のテンプレート・例文10選）。

分岐点: テンプレートを導入しなければ、指摘が繰り返され作成時間はさらに増えていたと考えられます。

ケース2: テンプレートなしで差し戻しが連続

状況: 新人社員が初めて社内報告書を作成。構成の型を知らないまま、自己流で書き始めた。 判断: 過去の報告書も参考にせず、「思いついた順」に書いた結果、要旨がなく事実と所見が混在する文書になった。 結果: 上司から3回差し戻され、結局2日がかりで完成した。

初めて報告書を作成した新人社員は「報告書のフォーマットが社内に統一されていなかったため、何を書けばいいか分からず、毎回手探りだった」と報告しています（報告書テンプレート11選）。

分岐点: 最初からテンプレートを使っていれば、1回の提出で完了し、30分で済んでいたはずです。

報告書に限らず、見積書や請求書など業務文書全般を型で管理すると効率が大幅に上がります。受発注管理の効率化では、見積書から請求書までの一連のフローをテンプレートで標準化する方法を解説しています。

よくある質問

Q. テンプレートを使うと「手抜き」に見える?

いいえ。構成が整った報告書は「要点が明確で読みやすい」と評価されます。テンプレートは骨格であり、中身の質は書き手次第です。

Q. テンプレートはどのくらいの頻度で見直すべき?

3か月に1回を目安に、上司からの指摘や業務変化を反映して更新してください。

報告書書き方テンプレートは8項目でチェック

報告書を提出する前に、以下の8項目を確認するとミスを減らせます。差し戻しの原因になりやすい「事実と所見の混同」「5W2Hの抜け」「文体の不統一」をこのリストでカバーできます。

提出前チェックリスト

• 提出日・宛名・差出人が正しく記載されている
• タイトルが「何についての報告か」を一目で伝えている
• 要旨に結論が先に書かれている
• 5W2H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように・いくら）に抜けがない
• 事実と所見（意見・提案）が明確に分離されている
• 数字や根拠が具体的に記載されている
• 文末の文体（です・ます調）が統一されている
• 誤字脱字・表番号・注釈の漏れがない

報告書のミスで特に多いのは「事実と所見の混同」「5W2Hの抜け」「文体の不統一」の3つです（報告書作成のポイント）。この8項目チェックを習慣化のコツを参考に定着させるだけで、差し戻し率は大幅に下がります。

よくある質問

Q. チェックリストを他の人と共有してもいい?

はい。チーム全体で使えば、報告書の品質が統一され、レビューの手間も減ります。

報告書書き方テンプレートは5つの工夫で評価される

テンプレートの「型」に加えて、報告書の質をワンランク上げる実務ハックが5つあります。上司の評価を変えたいなら、まず1つだけ取り入れてください。

ハック1: PREP法で「結論→根拠→具体例→結論」の順に書くと読了率が向上

【対象】 「結局何が言いたいの?」と上司に指摘された経験がある方

【効果】 読み手が最初の3行で結論を把握でき、報告書全体の理解速度が向上する

【所要時間】約15分 ／ 見込める効果： 高

【手順】

1. 報告書の本文を書く前に、結論を1文で書き出す（3分）
2. その結論を支える根拠（数値・事実）を2〜3点列挙する（5分）
3. 根拠を裏付ける具体例を1つ添える（3分）
4. 最後にもう一度結論を繰り返し、次のアクションを提示する（4分）

【コツ】 要旨では結論を最初に置き、根拠と具体例で補強してください。時系列は詳細セクションに回すのがポイントです。

【なぜ効くのか】 上司や経営層は「結論」を先に知りたがります。PREP法で書かれた報告書は読了率が高く、結論が後回しの報告書は途中で読み飛ばされるリスクがあります。

【注意点】 PREP法は「要旨」セクションに特に有効ですが、詳細セクションまですべてPREP法にすると冗長になります。詳細は時系列で記載してください。

【最初の一歩】 次に書く報告書の要旨を、結論1文から書き始めてください（3分）。

ハック2: 5W2Hの空欄テンプレートで情報漏れをゼロにする

【対象】 報告書に書くべき情報の抜け漏れが多く、差し戻しが頻繁に発生する方

【効果】 5W2Hの7項目を事前に埋めることで、情報漏れによる差し戻しをほぼゼロにできる

【所要時間】約10分 ／ 見込める効果： 高

【手順】

1. Excelまたはメモ帳に5W2Hの7項目（When・Where・Who・What・Why・How・How much）を縦に並べる（2分）
2. 報告書を書く前に、各項目に該当する情報を箇条書きで記入する（5分）
3. 記入した内容を報告書の「詳細」セクションに文章化する（3分）

【コツ】 読み手が知りたい項目を厚く、既知の項目は薄く書いてください。上司が特に気にする項目（Why・How much）は詳細に、全員が知っている背景は簡潔にまとめるのがポイントです。

【なぜ効くのか】 差し戻しの多くは「必要な情報が足りない」ことが原因です。5W2Hを事前にチェックすることで、書き始めてから「あの情報がない」と気づく手戻りを防げます。

【注意点】 7項目すべてが必須とは限りません。案件によっては「How much」が不要な場合もあるので、不要な項目は「該当なし」と記入して飛ばしてください。

【最初の一歩】 5W2Hの7項目を書いたメモ帳テンプレートを今日中に作成してください（5分）。

ハック3: 「事実」と「所見」を見出しで分離すると誤解が減る

【対象】 上司から「これは事実?それとも君の意見?」と聞かれた経験がある方

【効果】 事実と所見を明確に分離することで、読み手の誤解や確認の手間を削減できる

【所要時間】約5分 ／ 見込める効果： 中

【手順】

1. 報告書の詳細セクションに「事実（経緯・データ）」という小見出しを作る（1分）
2. 続けて「所見（分析・提案）」という小見出しを作る（1分）
3. 事実セクションには客観的データと時系列のみを記載する（2分）
4. 所見セクションには自分の分析・改善案・提案を記載する（1分）

【コツ】 見出しで物理的に分けるところから始めてください。慣れてきたら段落内で自然に分離できるようになりますが、最初は見出しの力を借りると上達が早くなります。

【なぜ効くのか】 事実と所見が混在すると、読み手は「どこまでが確認済みの事実で、どこからが推測なのか」を判断できません。分離することで信頼性が上がり、上司の判断材料としても使いやすくなります。

【注意点】 所見セクションでは「〜と考えます」「〜を提案します」のように主語を明確にしてください。曖昧な表現にすると、再び事実との区別がつきにくくなります。

【最初の一歩】 次の報告書で「事実」と「所見」の見出しを2つ追加してください（1分）。

ハック4: Excel報告書は左右2ブロック構成で視認性が向上

【対象】 Excel形式の報告書でレイアウトに迷い、毎回作り直している方

【効果】 左右2ブロック構成にすることで、読み手の視認性が向上し、必要情報への到達時間が短縮される

【所要時間】約30分 ／ 見込める効果： 中

【手順】

1. Excelシートの左側（A〜D列）に「日付・案件概要・担当者・提出先」を配置する（5分）
2. 右側（E〜H列）に「進捗状況・成果と課題・次のアクション・期限」を配置する（5分）
3. セル結合は最小限にし、各項目に罫線とヘッダー色を設定する（10分）
4. 完成したレイアウトをテンプレートとして保存する（5分）
5. 次回以降はテンプレートをコピーして内容だけ書き換える（5分）

【コツ】 「左に概要、右に実績」の2ブロック構成にしてください。項目を増やしすぎると入力も閲覧も煩雑になるため、大きく2分割にしてシンプルに保つのが実務では効果的です。Excelで管理表を作成する際は、現金出納帳の自作方法のレイアウトも参考になります。

【なぜ効くのか】 人間の目は左から右に読む習慣があります。左側で「何についての報告か」を把握し、右側で「結果はどうだったか」を確認する流れは、報告書の読み手にとって自然なレイアウトです。

【注意点】 セル結合を多用するとデータの再利用性が下がります。会社のポータルやツールにデータを取り込む予定がある場合は、結合を避けて1セル1データを守ってください。

【最初の一歩】 Excelを開き、左右2ブロックの枠だけ作成してテンプレートとして保存してください（15分）。

ハック5: ファイル命名規則の統一で報告書の検索時間を削減

【対象】 過去の報告書をフォルダから探すのに毎回時間がかかっている方

【効果】 命名規則を統一することで、報告書を見つけるまでの時間を短縮できる

【所要時間】約10分 ／ 見込める効果： 中

【手順】

1. 命名規則を「YYYYMM_案件名_報告書_種別.xlsx」に統一する（2分）
2. 過去3か月分のファイル名を新規則に変更する（5分）
3. フォルダ構成を「年月フォルダ>案件フォルダ」の2階層に整理する（3分）

【コツ】 「日付+案件名+種別」の固定ルールにしてください。個人の命名センスに依存すると、チーム内での共有時に混乱が生じます。電子取引データにも命名規則が求められており、電子帳簿保存法の保存ルールを確認しておくと法令面でも安心です。

【なぜ効くのか】 報告書は作成よりも「後から探す」場面の方が多い。命名規則が統一されていれば、ファイル名のソートや検索で瞬時に目的の文書にたどり着けます。

【注意点】 チームで命名規則を導入する場合は、全員に周知してから一斉に切り替えてください。一部メンバーだけが新規則を使うと、かえって混乱します。

【最初の一歩】 今日作成する報告書から「YYYYMM_案件名_報告書_種別」の命名規則を適用してください（2分）。

ファイルの保存場所もルール化すると検索効率がさらに上がります。クラウドを活用したい方はGoogleドライブの容量管理も参考にしてください。

よくある質問

Q. 5つのハックを全部同時に始めるべき?

いいえ。まず1つだけ選んで定着させてから、次に進んでください。

Q. ハックの効果が出るまでどのくらいかかる?

ハック1・3は次の報告書から効果が出ます。ハック4・5は1〜2週間で実感できます。

報告書書き方テンプレート7選は場面別に即使える

7種類のテンプレートを場面別に掲載します。すべてコピーして使える形式なので、自分の業務に合うものを1つ選んでそのまま活用してください。

テンプレート1: 汎用業務報告書（社内向け）

テンプレート例:

提出日: YYYY年MM月DD日 宛先: ○○部 ○○課長 差出人: ○○部 ○○（氏名）

【報告書タイトル】○○に関する業務報告
【要旨】 （結論を1〜2文で記載）
【詳細】
1.背景・目的:
2.実施内容（When/Where/Who/What）
3.結果・成果（数値で記載）:
4.課題・問題点:
【所見】 （分析・改善提案・今後の方針を記載）
【添付資料】 （資料名とページ数を記載）

なぜこの表現か: 「要旨→詳細→所見」の3層構造にすることで、上司が要旨だけ読んで概要を把握し、必要に応じて詳細に目を通す流れが自然にできます。

アレンジ例: 定期報告の場合は「前回との比較」欄を追加し、変化点を明示すると評価が上がります。

テンプレート2: 社外向け報告書

テンプレート例:

提出日: YYYY年MM月DD日 ○○株式会社 ○○部 ○○様

○○株式会社 ○○部 ○○（氏名）
【報告書タイトル】○○に関するご報告
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
【要旨】 （結論を1〜2文で記載）
【詳細】
1.背景・経緯:
2.実施内容:
3.結果・成果（具体的数値を記載）:
【今後の対応】 （今後のスケジュール・対応策を記載）

敬具

なぜこの表現か: 社外向けでは時候の挨拶や敬語のレベルが信頼性に直結します。「今後の対応」を設けることで、次のアクションを提示する姿勢を示せます。

アレンジ例: 取引先との関係性が深い場合は、時候の挨拶を「いつもお世話になっております。」に簡略化できます。

テンプレート3: 営業報告書

テンプレート例:

提出日: YYYY年MM月DD日 宛先: ○○部 ○○課長 差出人: ○○（氏名）
【営業報告書】○月○日 ○○社訪問
【要旨】 （訪問の成果を1〜2文で記載）
【訪問詳細】
・訪問日時: YYYY年MM月DD日 HH:MM〜HH:MM
・訪問先: ○○株式会社 ○○部
・面談者: ○○様（役職） ・目的: （訪問の目的を記載）
【商談内容】 （提案内容・先方の反応・合意事項を記載）
【次のアクション】 ・対応事項: ・期限: ・担当:
【所見】 （受注見込み・課題・提案改善点を記載）

なぜこの表現か: 営業報告書は「次のアクション」が最も大切な項目です。商談内容だけでなく、具体的な次の一手と期限を明記することで、上司がフォローアップしやすくなります。営業活動全体の進め方はスケジュール管理アプリの選び方を活用して訪問予定と報告を一元管理するのがおすすめです。

アレンジ例: 競合情報を得た場合は「競合状況」欄を追加し、差別化ポイントを記録してください。

テンプレート4: 研修報告書

テンプレート例:

提出日: YYYY年MM月DD日 宛先: ○○部 ○○部長 差出人: ○○部 ○○（氏名）
【研修報告書】○○研修（YYYY年MM月DD日実施）
【要旨】 （研修の主な学びを1〜2文で記載）
【研修概要】 ・研修名: ・日時: YYYY年MM月DD日 HH:MM〜HH:MM ・場所: ・講師: ・参加者数: 名
【研修内容】
1.（講義・ワークの内容を要約）
2.
3.
【学びと気づき】 （特に業務に活かせるポイントを3つ記載）
【今後の実践計画】 ・実践事項: ・実施時期: ・期待される効果:

なぜこの表現か: 研修報告書で上司が知りたいのは「何を学び、どう業務に活かすか」です。「今後の実践計画」を設けることで、研修の投資対効果を示せます。

アレンジ例: グループワークがある場合は「グループワーク成果」欄を追加してください。

テンプレート5: トラブル・クレーム報告書

テンプレート例:

提出日: YYYY年MM月DD日 宛先: ○○部 ○○部長 差出人: ○○部 ○○（氏名）

【経緯報告書】○○に関するトラブル報告
【発生概要】
・発生日時: YYYY年MM月DD日 HH:MM
・発生場所:
・関係者:
・概要: （何が起きたかを端的に記載）
【影響範囲】 （業務・顧客・売上への影響を具体的数値で記載）
【原因】 （直接原因と根本原因を分けて記載）
【対応状況】
・実施済みの対応:
・対応日時:
・対応結果:
【再発防止策】
・短期対策（1週間以内）:
・中長期対策（1か月以内）:
【今後のスケジュール】

なぜこの表現か: トラブル報告書は「事実の共有と再発防止」が目的です。原因を「直接原因」と「根本原因」に分けることで、本質的な改善を示せます。フリーランスとして報酬トラブルに発展した場合は未払い回収の実践手順も併せて確認してください。

アレンジ例: 顧客対応が必要な場合は「顧客への対応状況」欄を追加してください。

テンプレート6: 出張報告書

テンプレート例:

提出日: YYYY年MM月DD日 宛先: ○○部 ○○課長 差出人: ○○部 ○○（氏名）

【出張報告書】○○出張（YYYY年MM月DD日〜DD日）
【要旨】 （出張の主な成果を1〜2文で記載）
【出張概要】
・期間: YYYY年MM月DD日〜DD日（○泊○日）
・訪問先:
・目的:
・同行者:
【活動内容】 （日程ごとに時系列で記載）
【成果】 （数値で記載可能な成果を優先）
【経費】
・交通費:
・宿泊費:
・その他:
・合計:
【所見】 （今後の改善点・フォローアップ事項を記載）

なぜこの表現か: 出張報告書では「経費」の記載が必須です。成果と経費を併記することで、出張の費用対効果を上司が判断しやすくなります。経費欄に記載する交通費の按分ルールは交通費の正しい経費計上で確認できます。

アレンジ例: 海外出張の場合は「為替レート」「通信手段」欄を追加してください。

テンプレート7: 会議報告書

テンプレート例:

提出日: YYYY年MM月DD日 宛先: ○○部 ○○課長 差出人: ○○部 ○○（氏名）

【会議報告書】○○会議（YYYY年MM月DD日開催）
【要旨】 （会議の主な決定事項を1〜2文で記載）
【会議概要】
・日時: YYYY年MM月DD日 HH:MM〜HH:MM
・場所:
・参加者:
・議題:
【決定事項】
1.（決定内容・担当・期限を明記）
2.
3.
【継続検討事項】 （次回に持ち越す議題と検討期限を記載）
【次回予定】
・日時:
・議題:

なぜこの表現か: 会議報告書は「決定事項」と「継続検討事項」の区分が最も大切です。この2つを分けて記載することで、アクションの優先度が明確になります。

アレンジ例: 議論が紛糾した場合は「主な意見」欄を追加し、各立場の論点を記録してください。

報告書の完成後はPDFに変換して提出する場面も多いでしょう。PDF編集ツール5選を使えば透かしなし・登録不要で手軽に加工できます。

よくある質問

Q. テンプレートの項目を減らしてもいい?

はい、業務に不要な項目は省略できます。ただし「要旨」「詳細」「所見」の3項目は残してください。

Q. テンプレートをGoogleドキュメントで使える?

はい。上記テンプレートをそのままGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートに貼り付けて使えます。

まとめ：報告書テンプレートは型で時短

報告書の書き方で迷わないためには、「提出日・宛名・差出人・タイトル・要旨・詳細・所見」の7項目を含むテンプレートを用意しておくのが最も確実な方法です。社内向け・社外向けの違いは「敬語・数値・配慮」の3点に集約されるため、この3点だけ意識すれば場面に応じた報告書に仕上がります。

5W2Hに沿った情報整理、PREP法による結論先行の書き方、そして「事実と所見の分離」を習慣化すれば、差し戻しや手戻りは減少します。本記事で紹介した7種類のテンプレートから、まず自分の業務に近い1つをコピーして使い始めてください。

テンプレートは「手抜き」ではなく「効率化と品質の安定化」のためのツールです。毎回ゼロから書く時間を削減し、内容の質に集中できる環境を整えることが、報告書スキル向上への最短ルートです。報告書作成を含めた事務作業全体の時短を目指す方は、作業時間を半減させる便利ツール14選もチェックしてみてください。

今すぐできる3つの実践ポイント

1. この記事のテンプレートから自分の業務に近い1種類をコピーする（5分）
2. 8項目チェックリストを印刷して次回提出前に使う（5分）
3. 5W2Hの空欄テンプレートをメモ帳に作成する（5分）

状況別/次の一歩

あなたの状況	次の一歩	所要時間
報告書を初めて書く	テンプレート1をコピーし、5W2Hを埋める	15分
社外向け報告書を書く	テンプレート2をコピーし、敬語表現を確認する	10分
トラブル・クレーム報告が必要	テンプレート5をコピーし、原因と再発防止策を記入する	20分
報告書の差し戻しを減らしたい	8項目チェックリストを印刷し、次回提出前に使う	5分
Excel報告書のレイアウトを改善したい	ハック4の左右2ブロック構成をExcelで作成する	30分

報告書書き方テンプレートに関するよくある質問

Q. 報告書に最低限必要な項目は?

「提出日・宛名・差出人・タイトル・要旨・詳細・所見」の7項目です。この7項目があれば、どの種類の報告書にも対応できます（わかりやすい報告書の書き方）。

Q. 報告書を書くのにどのくらい時間がかかる?

テンプレートを使えば30分〜1時間で完成します。テンプレートなしでは1〜2時間かかるケースも珍しくありません（報告書テンプレート11選）。

Q. 上司に評価される報告書のコツは?

「結論を最初に書く」「数値で成果を示す」「事実と所見を分ける」の3点です。この3つを意識するだけで報告書の質は変わります。

本記事の情報は2026年2月時点のものです。

【出典・参照元】

本記事の作成にあたり、以下の公式情報および信頼性の高い資料を参照しています。

民間調査/企業

• わかりやすい報告書の書き方 – dodadsj
• 報告書の書き方 – Stock
• 報告書のテンプレート15選 – gamba
• 報告書作成のポイント – atled

体験談/ユーザーの声

• 【無料】業務報告書のテンプレート・例文10選 – NotePM
• 報告書テンプレート11選 – Stock