印刷しちゃダメなの!? 領収書電子保存やり方は5つの手順で完了

「電子帳簿保存法、結局何をすればいいのか分からない」——そう感じながら領収書を紙で保管し続けていませんか。2024年1月から電子データで受け取った領収書は電子保存が義務化されています。この記事の手順通りに進めれば、30分で電子保存の仕組みが完成します。

この記事の結論

領収書の電子保存は、紙領収書と電子領収書で対応方法が異なります。電子取引で受け取った領収書は必ず電子データのまま保存してください。保存期間は青色申告の個人事業主で7年間であり、真実性確保（タイムスタンプ）と可視性確保（検索機能）の2要件を満たす必要があります。無料アプリを活用すれば、初期費用ゼロで法律に準拠した電子保存を始められます。

最初の一歩

国税庁の電子帳簿保存法一問一答PDFをブックマークし、自分の取引が電子取引に該当するか確認してください（10分）。

状況別ショートカット

あなたの状況	読むべきセクション	所要時間
電子保存の基本を知りたい	領収書電子保存の基本は3区分で整理	5分
自分が対象か知りたい	領収書電子保存の対応を3分で診断	3分
すぐに始めたい	領収書電子保存は5つの仕組みで解決	15分
他の人の事例を知りたい	領収書電子保存の実例は2パターンで比較	5分
必要な作業を確認したい	領収書電子保存は7項目でチェック	5分

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領収書電子保存の基本は3区分で整理

領収書の保存方法は3つの区分で整理すると理解しやすくなります。

電子帳簿等保存は自作データが対象

電子帳簿等保存とは、会計ソフトで作成した帳簿や決算書類を電子データのまま保存する方法です。これは「任意」であり、義務ではありません。個人事業主が自分で作成した帳簿データをそのまま保存できる制度です。

スキャナ保存は紙領収書を電子化する方法

紙で受け取った領収書をスキャナやスマホカメラで撮影し、電子データとして保存する方法です。スキャナ保存も「任意」ですが、保管スペースを削減できます。

受領後おおむね7営業日以内（業務処理サイクル方式の場合は最長約2ヶ月と7営業日以内）にスキャンし、タイムスタンプを付与するか、訂正削除の履歴が残るシステムを使用してください（国税庁 電子帳簿保存法一問一答（スキャナ保存関係））。

電子取引データ保存は2024年1月から義務化

メールやPDFで受け取った領収書は、電子データのまま保存することが義務化されています。紙に印刷して保存することは原則として認められなくなりました。この義務化は2024年1月から完全施行されており、すべての事業者が対象です。

年収300万円未満 → 事務処理規程の整備で対応 年収300万円以上 → クラウドサービスの導入を検討

領収書電子保存の基本に関するよくある質問

Q. 紙の領収書も電子化しなければならない?

いいえ。紙で受け取った領収書は従来通り紙のまま保存して問題ありません。スキャナ保存は任意です。PDFやメールで受け取った電子領収書は電子保存が義務となります。

Q. 個人事業主も電子保存の対象になる?

はい。電子取引（メール・PDF等）で領収書を受け取る場合は、事業規模に関係なく電子保存が義務付けられています。

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領収書電子保存の要件は2つで判定

領収書を電子保存する際に満たすべき要件は「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つです。

真実性確保はタイムスタンプか訂正履歴で対応

真実性とは、保存したデータが改ざんされていないことを証明する仕組みです。対応方法は以下の4つから選択できます。

方法	内容	向いているケース
タイムスタンプ付与	認定事業者のタイムスタンプを付与	無料アプリで対応したい場合
訂正削除履歴	システムで訂正・削除履歴を残す	クラウド会計ソフトを使う場合
事務処理規程	社内規程を整備して運用	小規模事業者でコストを抑えたい場合
速やかな入力	取引後速やかにデータ入力	日常的にこまめに処理できる場合

事務処理規程の整備が最もコストがかかりません（国税庁 電子帳簿保存法一問一答（電子取引関係））。

可視性確保は検索機能の設定で対応

可視性とは、税務調査時にデータを速やかに提示できる状態を指します。以下の3項目で検索できる状態を整えてください。

検索項目	内容	設定例
日付	取引年月日	ファイル名に「20240115」と記載
金額	取引金額	ファイル名に「5000」と記載
取引先	相手方の名称	ファイル名に「〇〇株式会社」と記載

ファイル名を「20240115_5000_〇〇株式会社.pdf」のように設定すれば、検索機能の要件を満たせます。

基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者等で、税務職員の求めに応じて電子データのダウンロードに応じる場合は、検索機能の確保が不要となります。

売上高5,000万円以下 → 検索機能の免除対象（ダウンロード対応が条件） 売上高5,000万円超 → 検索機能の確保が必須

領収書電子保存の要件に関するよくある質問

Q. タイムスタンプは有料?

認定事業者のタイムスタンプは有料ですが、無料プランを提供するクラウドサービスもあります。事務処理規程を整備すればタイムスタンプは不要です。

Q. 検索機能のために専用ソフトは必要?

いいえ。ファイル名に日付・金額・取引先を含めれば、パソコンの検索機能で対応できます。売上規模によっては検索機能の確保が免除される場合もあります。

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領収書電子保存の対応を3分で診断

自分がどのパターンに該当するのか、以下の診断で3分以内に判定できます。

Q1: メールやPDFで領収書を受け取ることがありますか?

• はい → Q2へ
• いいえ → 【タイプA】電子保存義務なし

Q2: 受け取った電子領収書をどのように保存していますか?

• 紙に印刷して保存 → 【タイプB】電子保存への切り替えが必要
• データのまま保存 → Q3へ

Q3: 保存データに日付・金額・取引先で検索できる仕組みがありますか?

• はい → 【タイプC】現状維持でOK
• いいえ → 【タイプD】検索機能の追加が必要

診断結果の活用方法

結果	次のステップ
タイプA	紙領収書は従来通り保存。必要に応じてスキャナ保存を検討
タイプB	今日から電子領収書はデータのまま保存し、ファイル名に検索項目を設定
タイプC	現状の運用を継続。確定申告時に税務調査対応を再確認
タイプD	ファイル名ルールを決め、日付・金額・取引先で検索できる状態に整備

年収500万円以上 → 税理士に相談、年収500万円未満 → 国税庁の一問一答で確認、という基準で判断してください。

領収書電子保存診断に関するよくある質問

Q. タイプBになったが、過去の領収書も電子保存に切り替える?

いいえ。2024年1月以降に受け取った電子領収書が対象です。それ以前に紙で保存したものはそのままで問題ありません。

Q. タイプDの場合、検索機能はどう整備する?

ファイル名を「日付_金額_取引先」形式に変更してください。専用ソフトは不要です。

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領収書電子保存の実例は2パターンで比較

実際の体験談をもとに、うまくいった例とつまずいた例を紹介します。

事例1: システム導入で管理作業が劇的に軽減

状況: フリーランスのWebデザイナー。月30件以上の取引があり、紙領収書の保管スペースが不足していた。

判断: 電子保存対応のクラウドサービスを導入し、スマホで領収書を撮影して自動でタグ付けする仕組みを構築した。

結果: 保管スペースの問題が解消し、確定申告時の書類探しが数分で完了するようになった。

電子保存システム導入で業務効率化に成功した個人事業主は「電子システム導入で管理作業軽減、書類紛失防止に成功した」と語っています（個人事業主の電子保存対応体験）。

分岐点: システム導入を後回しにしていれば、確定申告直前に書類が見つからず、経費計上漏れのリスクがありました。

事例2: 対応を先延ばしにして確定申告で混乱

状況: 個人事業主として開業1年目。電子帳簿保存法の存在は知っていたが、「まだ大丈夫」と対応を先延ばしにしていた。

判断: 電子領収書を紙に印刷して保存し続け、ファイル名もバラバラのままだった。

結果: 確定申告時に必要な領収書が見つからず、経費計上を諦めた項目が複数発生した。

スキャナ保存を導入した個人事業主は「スキャナ保存で紙スペース削減、確定申告が劇的に楽になった」と語っています（個人事業主のレシート電子保存ツール活用体験）。

分岐点: 開業時から電子保存のルールを決めていれば、経費漏れを防げました。

領収書電子保存実例に関するよくある質問

Q. システム導入の費用はどのくらい?

無料プランを提供するサービスがあります。バクラク電子帳簿保存は月200件まで無料、Zoho Expenseも無料プランがあります。

Q. 電子保存で税務署とトラブルになることはある?

法律の要件を満たしていれば問題ありません。年間売上500万円以上 → 税理士への事前確認を推奨、年間売上500万円未満 → 国税庁の一問一答に従えば十分です。

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領収書電子保存は7項目でチェック

電子保存で漏れが発生しやすいポイントを7項目にまとめました。以下のチェックリストを印刷またはコピーして、日常業務で活用してください。

電子領収書受領時チェックリスト

• メールやPDFで受け取った領収書をダウンロード済み
• ファイル名を「日付_金額_取引先」形式に変更済み
• 保存フォルダに移動済み（年月別フォルダ推奨）

紙領収書スキャン時チェックリスト

• 受領後おおむね7営業日以内にスキャン完了
• スキャン画像が鮮明に読み取れることを確認済み
• タイムスタンプ付与または訂正削除履歴システム使用、もしくは事務処理規程整備済み
• スキャン後の紙原本を一定期間保管中

領収書電子保存チェックリストに関するよくある質問

Q. 毎回すべての項目を確認する?

最初の1-2ヶ月は全項目を確認してください。慣れてきたら、特に忘れやすい項目だけをチェックすれば十分です。

Q. スキャン後の紙原本はすぐに捨てていい?

スキャナ保存の要件を満たしていれば、理論上は破棄できます。データ消失リスクに備えて3ヶ月は保管してください。

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領収書電子保存は5つの仕組みで解決

個人事業主が今日から実践できる電子保存の方法を5つ紹介します。

方法1: ファイル名ルールで検索機能を確保

【こんな方に】

専用ソフトを使わずに電子保存を始めたい個人事業主、フリーランス

【期待できる成果】

ファイル名だけで日付・金額・取引先の検索が可能になり、確定申告時の書類探しが90%短縮

【所要時間】10分程度

【効果】 大

【やり方】

1. 電子領収書の保存フォルダを作成する（2分）
2. ファイル名を「日付_金額_取引先」形式に決める（3分）
3. 受け取った領収書のファイル名を変更し、フォルダに保存する（5分）

【成功のカギ】

ファイル名に情報を含めることで、専用ソフトなしでパソコンの検索機能が使えます。

【なぜ効くのか】

電子帳簿保存法の検索要件は「日付・金額・取引先」で検索できることです。ファイル名にこの3項目を含めれば、Windowsのエクスプローラーでも検索できます。

【気をつけること】

ファイル名に使えない文字（/ \ : * ? ” < > |）があるため、取引先名に記号が含まれる場合は省略してください。

【読了後アクション】

今日中に保存フォルダを作成し、直近1件の電子領収書のファイル名を変更してください（5分）。

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方法2: 無料アプリで撮影から保存まで自動化

【こんな方に】

紙領収書が多く、スキャンの手間を減らしたい個人事業主

【期待できる成果】

スマホ撮影で自動OCR読み取りが完了し、手入力の時間が80%削減

【所要時間】約30分

【効果】大

【やり方】

1. 無料アプリ（バクラク電子帳簿保存・Zoho Expense等）をダウンロードする（5分）
2. アカウント登録と初期設定を行う（10分）
3. 紙領収書をスマホで撮影し、アプリに取り込む（10分）
4. OCR読み取り結果を確認し、必要に応じて修正する（5分）

【成功のカギ】

OCR精度が高いアプリを選んでください。アプリによってOCR精度が大きく異なるため、複数試して比較してください。

【なぜ効くのか】

OCR技術が進化し、スマホ撮影だけで日付・金額・取引先を自動抽出できるアプリが増えています。手入力のミスも減り、作業時間が大幅に短縮されます。

【気をつけること】

無料プランには月間処理件数の上限があります。取引量が多い場合は有料プランへの移行を検討してください。

【読了後アクション】

今日中にバクラク電子帳簿保存またはZoho Expenseをダウンロードし、アカウントを作成してください（10分）。

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方法3: 事務処理規程でタイムスタンプ費用をゼロに

【こんな方に】

コストを最小限に抑えたい個人事業主、取引件数が少ない方

【期待できる成果】

タイムスタンプ費用0円で真実性要件を満たし、年間数千円のコスト削減

【所要時間】すぐにできる（20分程度）

【効果】中程度

【やり方】

1. 国税庁サイトから事務処理規程のサンプルをダウンロードする（5分）
2. 自分の事業に合わせて規程を修正する（10分）
3. 規程を保存し、運用を開始する（5分）

【成功のカギ】

規程整備で要件を満たせるため、タイムスタンプ費用は不要です。

【なぜ効くのか】

電子帳簿保存法では、タイムスタンプの代替手段として事務処理規程が認められています。規程に従った運用をしていれば、改ざん防止の要件を満たせます。

【気をつけること】

規程を作成しただけでは不十分です。実際に規程通りに運用し、その記録を残してください。

【読了後アクション】

今日中に国税庁サイトで事務処理規程のサンプルを確認してください（5分）。

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方法4: フォルダ構成で年度別・月別に自動整理

【こんな方に】

確定申告時に書類を探す時間を短縮したい個人事業主

【期待できる成果】

年度別・月別フォルダで書類を自動整理し、確定申告準備時間が50%短縮

【所要時間】15分で完了

【効果】中程度

【やり方】

1. 年度フォルダ（例: 2024年度）を作成する（2分）
2. 年度フォルダ内に月別フォルダ（例: 01月、02月…）を作成する（5分）
3. 領収書を受領した月のフォルダに保存するルールを決める（3分）
4. 既存の領収書を月別に振り分ける（5分）

【成功のカギ】

年度別・月別の階層構造を作ってください。特定の月の領収書を一覧で確認でき、確定申告時の集計が楽になります。

【なぜ効くのか】

確定申告では年度単位で書類を整理します。最初から年度別にフォルダを分けておけば、年度をまたいだ書類の混在を防げます。

【気をつけること】

フォルダ名に全角数字と半角数字が混在すると並び順が崩れます。統一したルールを決めてください。

【読了後アクション】

今日中に今年度のフォルダと1月-12月のサブフォルダを作成してください（10分）。

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方法5: クラウドバックアップで紛失リスクをゼロに

【こんな方に】

パソコン故障やデータ消失が心配な個人事業主

【期待できる成果】

クラウドストレージで自動バックアップが完了し、データ紛失リスクが大幅に減少

【所要時間】15分あれば可能

【効果】大

【やり方】

1. Googleドライブ・OneDrive等のクラウドストレージにアカウント登録する（5分）
2. 領収書保存フォルダをクラウドストレージと同期設定する（5分）
3. 同期が正常に動作しているか確認する（5分）

【成功のカギ】

クラウド同期で自動バックアップしてください。自動化することで、バックアップ忘れを確実に防げます。

【なぜ効くのか】

電子帳簿保存法では7年間の保存義務があります。パソコン故障でデータが消失すると、税務調査で領収書を提示できなくなるリスクがあります。クラウドバックアップで確実に保護できます。

【気をつけること】

無料プランには容量制限があります。領収書が増えてきたら有料プランへの移行を検討してください。

【読了後アクション】

今日中にGoogleドライブまたはOneDriveで領収書フォルダの同期設定を行ってください（10分）。

領収書電子保存の方法に関するよくある質問

Q. 5つの方法をすべて実践する?

いいえ。まずは自分の状況に合うものを1-2個から始めてください。ファイル名ルール（方法1）と無料アプリ（方法2）の組み合わせが効果的です。

Q. クラウドストレージのセキュリティは大丈夫?

はい。Googleドライブ・OneDrive等の大手サービスは、高いセキュリティ水準を備えています。アカウントの二段階認証設定を行ってください。

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まとめ：領収書電子保存は3要件で完了

領収書の電子保存は、電子帳簿保存法に基づき「紙領収書」と「電子領収書」で対応方法が異なります。電子取引で受け取った領収書は電子データのまま保存することが2024年1月から義務化されており、紙に印刷しての保存は原則認められません。

保存要件は「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つです。真実性はタイムスタンプまたは事務処理規程で、可視性はファイル名に日付・金額・取引先を含めることで対応できます。無料アプリと事務処理規程の組み合わせで、コストゼロで法律に準拠した電子保存が可能です。

保存期間は青色申告の個人事業主で7年間です。クラウドバックアップで確実にデータを保護し、確定申告や税務調査に備えてください。

今日から始める3ステップ

1. 電子領収書の保存フォルダを作成し、ファイル名ルールを決める
2. 無料アプリをダウンロードして1件撮影してみる
3. クラウドストレージとの同期設定を完了する

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電子帳簿保存法への対応は、最初の仕組みづくりさえ完了すれば、日々の作業は5分程度で済みます。今日中に「ファイル名ルールの決定」と「保存フォルダの作成」の2つを完了させてください。

状況別/次の一歩

あなたの状況	次の一歩	所要時間
電子保存をこれから始める	ファイル名ルールを決め、保存フォルダを作成する	15分
紙領収書のスキャンを始めたい	無料アプリをダウンロードし、1件撮影してみる	20分
すでに電子保存しているが検索機能がない	既存ファイルのファイル名を「日付_金額_取引先」形式に変更する	30分

領収書電子保存に関するよくある質問

Q. 電子保存した領収書は印刷しておく必要がある?

いいえ。電子取引で受け取った領収書は、電子データのまま保存することが義務です。紙に印刷しての保存は原則認められなくなりました（国税庁 電子帳簿保存法一問一答（電子取引関係））。

Q. 7年間の保存期間中にパソコンを買い替えたらどうする?

クラウドストレージに保存しておけば、パソコンを買い替えても同じアカウントでアクセスできます。ローカル保存のみの場合は、新しいパソコンへのデータ移行が必要です。

Q. 電子保存に対応していない取引先がある場合はどうすればいい?

紙で領収書を受け取った場合は、従来通り紙のまま保存して問題ありません。電子保存が義務なのは、メールやPDF等の電子取引で受け取った領収書のみです。

【出典・参照元】

本記事は以下の情報源をもとに作成されています。

公的機関

• 国税庁「電子帳簿保存法一問一答（電子取引関係）」
• 国税庁「電子帳簿保存法一問一答（スキャナ保存関係）」

民間調査/企業

• NTT東日本「電子帳簿保存法で領収書を保存する方法」
• ミツモア「領収書管理・電子保存ができるアプリおすすめ17選」

体験談/ユーザーの声

• 契約大臣「個人事業主の電子保存対応体験」
• 匿名係「個人事業主のレシート電子保存ツール活用体験」

※記事内容は2026年2月時点の税制・法令に基づいています。