領収書なくしちゃった！？再発行ダメでも大丈夫！税務調査クリアする3つの対処法

請求書や領収書をなくしてしまうと、「税務調査で指摘されたらどうしよう」と不安になります。特に小さな紙の領収書は紛失しやすく、証憑書類がないと経費として認められないリスクがあります。

実は、領収書を紛失しても適切な対処法があれば税務リスクを最小化できます。再発行が難しい場合でも、レシートやクレジットカード明細などの代替書類を組み合わせることで、十分に証明できます。キャッシュレス決済なら電子的な記録が残るため、現金払いより対処しやすくなります。

この記事では、証憑書類を紛失した際の具体的な対処法、再発行依頼のコツ、そして二度と紛失しない電子管理の方法まで解説します。

この記事でわかること

• 領収書紛失時の3つの対処法と実務手順
• 再発行を断られた場合の代替書類の使い方
• 法人・個人事業主別の保存期間と税務リスク

領収書を紛失したときの3つの対処法

請求書や領収書をなくしてしまった場合、3つの方法で対応できます。それぞれの方法には向き・不向きがあるため、状況に応じて使い分けることが大切です。

1.発行元に再発行を依頼する

発行元に連絡して再発行してもらう方法です。ただし、発行側には再発行義務がないため、応じてもらえないケースもあります。特に二重発行による不正利用のリスクを懸念して断られることが多いのが実情です。

2.レシートや他の証憑書類で代用する

領収書の代わりに、レシートや購入証明書、支払い証明書、クレジットカードの利用明細などで代替します。ただし、レシートでの代用が多すぎると、私的な買い物と疑われる可能性があるため注意が必要です。

3.複数の証明書類を組み合わせて提出する

クレジットカード払いなら利用明細、銀行振込なら振込明細書、ネット購入なら購入確認メールや取引履歴画面のスクリーンショットなど、複数の証明書類を揃えることで、領収書の代わりとして認められる可能性が高まります。

現金払いの場合は対処が難しいケースもありますが、キャッシュレス決済であれば電子的な記録が残るため、証明書類を揃えやすくなります。今後の紛失リスクを減らすためにも、電子帳簿保存法に対応した電子管理への移行を検討しましょう。

請求書・領収書の再発行を依頼する際の具体的手順と注意点

請求書や領収書を紛失した際、まず検討すべきは発行元への再発行依頼です。ただし、再発行には法的義務がないため、依頼の仕方次第で成否が大きく変わります。

発行側の心理を理解し、適切なアプローチをとることが成功のポイントになります。

再発行依頼が断られる3つの理由

発行側が再発行を断る背景には、主に以下の理由があります。

理由1：二重発行による不正利用のリスク

領収書を二重に発行すると、同じ取引で2回経費計上される可能性があります。これは発行側にとって、不正の共犯者と疑われるリスクになるため、多くの企業や店舗では再発行に慎重な姿勢を取っています。

理由2：法的な再発行義務がない

請求書や領収書の再発行は、法律で義務付けられていません。そのため、発行側には応じる法的責任がなく、社内規定で「再発行不可」と定めている企業も少なくありません。

理由3：事務コストと管理負担

再発行には過去の取引記録の照会、書類の作成、郵送などの事務作業が発生します。特に小規模店舗や個人事業主の場合、こうした追加業務の負担を避けたいという事情もあります。

再発行依頼の成功率を上げる実務手順

再発行を依頼する際は、以下のステップを踏むことで成功率が高まります。

STEP1：紛失の経緯と理由を正直に伝える

まず、電話やメールで発行元に連絡し、紛失した経緯を簡潔に説明します。「社内の書類整理中に誤って廃棄してしまった」「移転作業中に紛失した」など、具体的な状況を伝えることで誠意を示せます。

STEP2：取引の詳細情報を提示する

再発行を依頼する際は、以下の情報を事前に準備しておくとスムーズです。

【必要情報の例】

必要情報	具体例
取引日	2024年10月15日
金額	35,000円(税込)
商品・サービス名	会計ソフト年間ライセンス
支払い方法	クレジットカード／現金／振込
請求書番号(わかれば)	INV-2024-1015-001

これらの情報を正確に伝えることで、発行側も取引内容を特定しやすくなり、再発行に応じてもらえる可能性が高まります。

STEP3：「再発行」ではなく「支払証明書」として依頼する

ここが重要な実務手法です。一般的に「領収書の再発行」というと、企業側は二重発行のリスクを警戒して断るケースが多くなります。

しかし、「支払証明書」や「取引証明書」という名目で依頼すると、再発行ではなく「新規の証明書類発行」という扱いになるため、応じてもらえる確率が上がります。

具体的には、以下のように依頼文を作成します。

件名：支払証明書の発行依頼について

○○株式会社経理部御中

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□と申します。
20XX年○月○日に貴社より購入いたしました「商品名」(金額：○○円)について、弊社の書類整理中に領収書を誤って廃棄してしまいました。
つきましては、領収書の再発行が難しい場合、「支払証明書」または「取引証明書」として、以下の内容を記載した書類を発行していただくことは可能でしょうか。

・取引日
・商品名／サービス名
・金額
・支払方法

お手数をおかけいたしますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

このように、「再発行」という言葉を避け、「証明書の新規発行」として依頼することで、発行側の心理的ハードルを下げることができます。

STEP4：有料発行を受け入れる姿勢を示す

企業によっては、再発行や証明書発行を有料で対応しているケースもあります。依頼時に「有料での発行も承知しております」と伝えることで、発行側の事務コスト負担への配慮を示すことができ、対応してもらえる可能性が高まります。

再発行が断られた場合の次善策

それでも再発行が難しい場合は、次章で解説する「代替書類」や「複数証明書類の組み合わせ」で対応することになります。特にキャッシュレス決済の場合は、電子的な取引記録が残っているため、これらの方法で十分に対処できます。

レシートや代替書類で対処する方法と証拠力を高める実務手法

領収書の再発行が難しい場合、レシートや他の証憑書類で代用することが可能です。ただし、代替書類を使用する際には、税務調査で指摘されないための要件と注意点があります。

レシートや代替書類の適切な使い方、そして複数の証明書類を組み合わせて証拠力を最大化する実務対応について解説します。

レシートは領収書の代わりになる?その条件とは

結論からいうと、レシートは領収書と同等の証憑書類として認められます。税法上、経費として認められるために必要な記載事項が揃っていれば、領収書でもレシートでも問題ありません。

領収書・レシートとして認められる記載要件

必須記載事項	具体例
発行日	2024年11月15日
発行者名	○○株式会社
金額	12,000円(税込)
取引内容	商品名・サービス名
受領者名(3万円以上の場合)	株式会社△△

これらの項目が記載されていれば、レシートでも正式な証憑書類として扱われます。むしろ、最近のレシートは商品の内訳が明確に記載されているため、領収書よりも取引内容が透明で、税務調査での説明がしやすいというメリットもあります。

レシートを代用する際の3つの注意点

ただし、レシートでの代用には以下の注意点があります。

注意点1：レシートの割合が多すぎると私的利用を疑われる

経費精算の際、すべてがレシートばかりだと、「コンビニでの個人的な買い物を経費として計上しているのでは」と疑われる可能性があります。特に、飲食費や消耗品費など、私的利用との境界が曖昧な経費については、レシートだけでなく、利用目的を記載したメモや稟議書を添付しておくことが推奨されます。

注意点2：感熱紙のレシートは印字が消える

多くのレシートは感熱紙で印刷されているため、時間が経つと印字が薄くなり、最悪の場合は完全に消えてしまいます。保存期間中にレシートの文字が読めなくなると、証憑書類としての証明力を失うため、以下の対策が必要です。

感熱紙のレシートは時間とともに印字が消えるため、受け取ったらすぐにコピーを取るか、スキャン・スマホ撮影でデータ化することが推奨されます。

ただし、コピーだけを保管して原本を廃棄することは避け、原本とコピー(またはデータ)の両方を保管することが安全です。電子帳簿保存法に対応した管理ツールで電子保管する方法も有効です。

注意点3：宛名のないレシートは3万円未満まで

税法上、3万円以上の取引については、宛名(受領者名)の記載が必要です。レシートには通常宛名が記載されていないため、3万円以上の支払いで領収書を紛失した場合は、レシートだけでは証憑として不十分になります。

この場合は、後述する「複数の証明書類を組み合わせる」方法で対処します。

（参考）国税庁「消費税法基本通達」

レシート以外の代替書類一覧

領収書やレシートが手元にない場合、以下の書類も証憑として活用できます。

代替書類	使用できるケース	入手方法
クレジットカード利用明細	カード払いの場合	カード会社のマイページからダウンロード
銀行振込明細書	振込払いの場合	銀行のオンラインバンキングで取得
購入確認メール	ネット通販の場合	受信メールを保存(PDF化推奨)
取引履歴のスクリーンショット	ECサイト・SaaS利用料など	アカウントページから取得
支払証明書	企業が有料発行するケース	発行元に依頼
納品書・請求書	領収書とセットで証明力が高まる	取引先から入手
電子マネー・QR決済の利用履歴	PayPay、Suica等での支払い	アプリから履歴をPDF出力またはスクショ

これらの書類は、単体では証明力が弱い場合もありますが、複数を組み合わせることで税務調査でも十分に説明できる証拠となります。

「1点証明」より「3点証明」が税務調査に強い理由

税務調査では、経費として認められるために以下の3要素を証明する必要があります。

1. 支払いの事実(本当にお金を払ったのか)
2. 取引内容の妥当性(何を買ったのか、いくらだったのか)
3. 事業関連性(その支出が事業に必要だったのか)

領収書1枚あれば、これらの要素がすべて記載されているため証明が容易です。しかし、領収書がない場合は、各要素を別々の書類で証明する「3点証明」の考え方が有効です。

3点証明の具体例(取引先との会食費)

証明すべき要素	使用する書類	記載内容
支払いの事実	クレジットカード利用明細	支払日・店舗名・金額
取引内容の妥当性	店舗のレシート	飲食内容・人数
事業関連性	業務メモまたは日報	○○社△△様との新規案件商談

このように、複数の書類を組み合わせることで、領収書1枚に匹敵する証明力を確保できます。

支払方法別：最適な証明書類の組み合わせ

領収書がない場合、支払方法によって揃えるべき証明書類が異なります。以下、支払方法ごとに最適な組み合わせを解説します。

クレジットカード払いの場合

1. カード利用明細(支払いの事実)
2. 購入確認メールor注文履歴(取引内容)
3. 業務関連メモ(事業関連性)

銀行振込の場合

1. 振込明細書(支払いの事実)
2. 請求書または見積書(取引内容と金額)
3. 契約書または発注書(事業関連性)

電子マネー・QR決済の場合

1. アプリの利用履歴(支払いの事実)
2. 購入確認メールまたは店舗レシート(取引内容)
3. 業務関連メモ(事業関連性)

現金払いの場合(最も証明が難しいケース)

1. レシート(あれば)
2. 出金伝票(社内規定に基づいて作成)
3. 業務日報・打ち合わせ議事録(事業関連性)

現金払いで領収書もレシートもない場合は、証明が難しくなります。この場合、出金伝票(社内で作成する支払記録)と業務関連の証拠(メール、議事録、写真など)を組み合わせることで、最低限の証明を試みます。ただし、現金払いの記録は税務調査で最も厳しくチェックされるため、今後は可能な限りキャッシュレス決済に切り替えることが推奨されます。

高額取引(3万円以上)での追加証明のポイント

税法上、3万円以上の取引については、宛名(受領者名)の記載が必要です。領収書がなく、レシートで代用する場合でも、3万円以上の取引では追加の証明書類が求められます。

追加で用意すべき書類

• 請求書(宛名と金額が明記されている)
• 納品書(商品・サービスの内容が詳細に記載)
• 契約書(継続取引の場合)

これらの書類と、クレジットカード明細や振込明細を組み合わせることで、宛名のないレシートでも税務上の証明力を補完できます。

業務関連性を証明する「メモ」の書き方

税務調査で最も重要なのは、「その支出が本当に事業のために必要だったか」を説明できることです。特に、交際費や旅費交通費など、私的利用と区別しにくい経費については、業務メモが決定的な証拠となります。

効果的な業務メモの記載例

業務メモは、支出の直後、遅くとも当日中に作成することで、記憶が鮮明なうちに正確な情報を残せます。以下のように、箇条書き形式で簡潔に記録するのがポイントです。

【取引先との会食費】

• 日時：2024年11月15日18時00分〜20時30分
• 場所：○○レストラン(東京都千代田区)
• 参加者：当社2名(自分、営業担当△△)、先方2名(□□社××様、▲▲様)
• 目的：新規プロジェクト「○○システム導入」の提案と見積提示
• 金額：28,000円(4名分、クレジットカード払い)
• 結果：次回、社内で検討後に正式発注の可否を回答いただく予定

このように、「誰と・何のために・どんな話をしたか」を記録しておくことで、税務調査で「これは私的な飲食ではないか」と指摘されるリスクを大幅に減らせます。

実務手法：「証拠ファイル」を取引ごとに作る習慣

一般的な経理処理では、領収書をファイリングするだけで終わりがちですが、税務調査に強い管理体制を作るには、以下の「証拠ファイル」を取引ごとに作成する習慣が効果的です。

証拠ファイルの構成例(デジタル版)

2024年11月_○○社商談会食/
├──カード明細_20241115.pdf
├──レシート_20241115.jpg
├──業務メモ_20241115.txt
├──打ち合わせ議事録_20241115.docx
└──先方からの御礼メール_20241116.eml

このように、1つの取引に関する証拠を1つのフォルダにまとめておくことで、税務調査で「この経費について説明してください」といわれたときに、即座にすべての証拠を提示できます。

この方法は、最初は手間がかかるように感じますが、慣れると1件あたり2〜3分で完了し、税務調査時の対応時間を大幅に削減できます。また、後から「あのとき何を話したっけ?」と思い出す手間もなくなるため、業務の振り返りにも役立ちます。

キャッシュレス決済の電子記録を最大活用する方法

キャッシュレス決済が普及した現在、クレジットカードや電子マネー、QRコード決済などの電子的な支払い記録は、領収書の代わりとして非常に有力な証憑となります。

特に、電子帳簿保存法の改正により、電子取引データの保存が義務化されたことで、これらの記録の重要性はさらに高まっています。電子決済の取引記録を効果的に活用する実務手順について解説します。

電子決済で使える証憑書類の種類と取得方法

電子決済を利用した場合、以下の記録が領収書の代わりとして活用できます。

クレジットカード

• カード会社のマイページから「利用明細」をPDFでダウンロード
• 月次明細だけでなく、個別取引の詳細明細も取得可能
• 取引日・店舗名・金額が明記されているため証明力が高い

電子マネー・QRコード決済(PayPay、Suica、楽天Edy等)

• アプリの取引履歴画面をスクリーンショット
• 可能であればCSVやPDF形式でエクスポート
• 電子マネーの場合、チャージ履歴ではなく「利用履歴」を保存

銀行振込・口座振替

• オンラインバンキングから振込明細をダウンロード
• 通帳のコピーも証憑として有効(ただし電子保存が推奨)
• 振込先の口座名義と取引内容を紐付けて説明できるようにする

ネット通販・SaaSサービス

• 購入確認メール、利用明細メールを保存
• アカウントページの「注文履歴」「請求履歴」をPDF化
• 自動更新サービスの場合、定期的に請求書をダウンロード

電子決済記録を活用する際の実務手法

手法1：毎月末に一括ダウンロードする習慣をつける

電子決済の利用明細は、一定期間が経過すると閲覧・ダウンロードできなくなるサービスもあります。特にクレジットカードの明細は、過去1年分しか取得できないケースが多いため、毎月末(または翌月初)に前月分の明細を一括ダウンロードする習慣をつけることで、紛失リスクを大幅に減らせます。

この作業は、スマホのリマインダーやカレンダーアプリで「毎月1日：クレジットカード明細ダウンロード」と設定しておくと、確実に実行できます。所要時間は5〜10分程度で、年間の証憑管理の手間を大幅に削減できる効率的な方法です。

手法2：複数の決済手段を統合管理するツールを活用

freee会計、マネーフォワードクラウド会計などのクラウド会計ソフトは、クレジットカードや銀行口座、電子マネーと自動連携し、取引データを自動取込できます。これにより、手動でのダウンロードや仕訳入力の手間が削減され、リアルタイムで経理状況を把握できます。

また、これらのツールは電子帳簿保存法に対応しているため、検索要件やタイムスタンプ要件も自動的にクリアできます。初期設定に1〜2時間かかりますが、導入後は月の経理処理時間が5〜10時間削減できるケースも多く、投資対効果は非常に高いといえます。

手法3：スマホアプリの「スクショ」だけに頼らない

電子マネーやQRコード決済の取引履歴は、スマホアプリでスクリーンショットを撮って保存している方も多いでしょう。しかし、スクショだけでは以下のリスクがあります。

• 機種変更時にデータが消失する
• クラウドバックアップが無効になっていると復元できない
• 画像ファイルとして保存されるため、検索性が低い

そのため、スクショを撮った後は、GoogleDriveやDropboxなどのクラウドストレージに自動アップロードする設定にしておくことが推奨されます。さらに、余裕があれば、アプリの「利用明細PDF出力」機能(PayPayやLINEPayなど一部サービスに搭載)を使って、PDF形式でも保存しておくとより安全です。

請求書・領収書の保存期間と税務リスク

請求書や領収書などの証憑書類は、法律で一定期間の保存が義務付けられています。この保存期間を守らなかった場合、税務調査で経費が認められなかったり、青色申告の承認が取り消されたりするリスクがあります。

法人と個人事業主それぞれの保存期間、保存期間の起算日、そして保存義務違反のペナルティについて詳しく解説します。

法人の場合：原則7年、欠損金があれば10年

法人企業の場合、請求書・領収書をはじめとする証憑書類は、原則7年間の保存が義務付けられています。この保存義務は、法人税法、消費税法、会社法によって定められています。

（参考）国税庁「No.5930帳簿書類等の保存期間」

保存期間の起算日

保存期間のスタートは、「事業年度の確定申告書の提出期限の翌日」からです。取引が発生した日や、請求書の発行日からではないため、注意が必要です。

具体例

• 決算日：2024年3月31日
• 確定申告書の提出期限：2024年5月31日
• 保存期間の開始：2024年6月1日
• 保存期間の終了：2031年5月31日

つまり、2023年度(2023年4月〜2024年3月)の取引に関する請求書・領収書は、2031年5月31日まで保存する必要があります。

欠損金がある場合は10年保存

青色申告を行っている法人で、その事業年度に欠損金(赤字)が発生した場合、その欠損金を翌年度以降の利益と相殺できる「欠損金の繰越控除」制度があります。

2018年4月1日以後に開始する事業年度で発生した欠損金については、この控除期間が10年となります。そのため、現在(2024年)では、ほとんどの欠損金が10年繰越の対象となっています。

たとえば、2024年度に500万円の赤字が出た場合、その赤字を2025年度から2034年度までの黒字と相殺して税金を減らすことができます。このとき、2024年度の証憑書類が7年で廃棄されていると、税務調査で欠損金の正当性を証明できなくなるリスクがあります。

個人事業主の場合：原則5年、消費税課税事業者は7年

個人事業主の場合、請求書・領収書の保存期間は原則5年間です。これは、青色申告・白色申告に関わらず同じです。

保存期間の起算日

個人事業主の保存期間は、「確定申告の期限日の翌日」からスタートします。確定申告の期限は通常3月15日(閉庁日の場合は翌開庁日)です。

具体例

• 対象年度：2024年(2024年1月1日〜12月31日)
• 確定申告期限：2025年3月17日(※3月15日が土曜日のため)
• 保存期間の開始：2025年3月18日
• 保存期間の終了：2030年3月17日

消費税課税事業者は7年保存

ただし、課税売上高が1,000万円を超えて消費税の課税事業者となった個人事業主は、消費税法により証憑書類を7年間保存する義務があります。

この「5年と7年の使い分け」は混乱しやすいポイントですが、実務上は「すべて7年保存」としておくのが安全です。特に、事業が成長して課税事業者になるケースもあるため、最初から7年保存のルールで運用することを推奨します。

（参考）国税庁「No.6621 帳簿の記載事項と保存」

保存義務の対象となる書類一覧

請求書・領収書以外にも、以下の書類が保存義務の対象となります。

書類の種類	保存期間(法人)	保存期間(個人)
請求書	7年(欠損金は10年)	5年(消費税は7年)
領収書	7年(欠損金は10年)	5年(消費税は7年)
契約書	7年(欠損金は10年)	5年(消費税は7年)
見積書	7年(欠損金は10年)	5年(消費税は7年)
納品書	7年(欠損金は10年)	5年(消費税は7年)
注文書	7年(欠損金は10年)	5年(消費税は7年)
帳簿(総勘定元帳等)	7年(欠損金は10年)	5年(消費税は7年)

これらの書類は、すべて「証憑書類」として同じ保存期間が適用されます。

保存義務違反のペナルティ

証憑書類を保存期間内に廃棄してしまった場合、以下のペナルティが発生する可能性があります。

1.経費が認められない(追徴課税)

税務調査で証憑書類を提示できない場合、その経費は「証拠がない」として否認され、追徴課税が発生します。たとえば、100万円の経費が否認された場合、法人税・消費税を合わせて30〜40万円程度の追徴課税となる可能性があります。

2.青色申告の承認取消

青色申告を行っている事業者が、帳簿書類を適切に保存していなかった場合、青色申告の承認が取り消されることがあります。青色申告が取り消されると、以下のメリットが受けられなくなります。

• 青色申告特別控除(最大65万円)
• 欠損金の繰越控除
• 少額減価償却資産の特例
• 家族への給与を経費算入

3.会社法上の過料

会社法では、株式会社が計算書類(貸借対照表、損益計算書等)を適切に作成・保存しなかった場合、100万円以下の過料が科される可能性があります。

ただし、この規定は日常的な請求書・領収書などの証憑書類の保存義務違反に直接適用されるものではありません。証憑書類の保存義務違反については、主に税務上のペナルティ(追徴課税、青色申告承認取消等)が問題となります。

（参考）

会社法第432条（会計帳簿の作成及び保存）

会社法第435条（計算書類等の保存）

会社法第976条（過料に処すべき行為）

4.消費税の仕入税額控除が受けられない

消費税の課税事業者が、仕入れに関する請求書・領収書を保存していない場合、その仕入れに係る消費税を控除できなくなります。これにより、消費税の納税額が大幅に増えるリスクがあります。

実務手法：保存期間を自動管理する「廃棄カレンダー」の作り方

証憑書類の保存期間は、年度ごとに異なるため、「いつ廃棄していいか」を管理するのが意外と面倒です。そこで、以下のような「廃棄カレンダー」を作成しておくと、保存期間の管理が楽になります。

廃棄カレンダーの例(Excelやスプレッドシートで作成)

対象年度	決算日	申告期限	保存期間開始	廃棄可能日(7年後)	廃棄可能日(10年後)
2023年度	2024/3/31	2024/5/31	2024/6/1	2031/5/31	2034/5/31
2024年度	2025/3/31	2025/5/31	2025/6/1	2032/5/31	2035/5/31

このカレンダーを作成しておき、毎年5月末に「7年前の書類を廃棄」という作業をルーチン化することで、保存スペースを効率的に管理できます。

また、クラウド会計ソフトや文書管理システムには、保存期間を自動管理する機能が搭載されているものもあります。これらのツールを活用すれば、「うっかり廃棄してしまった」というミスを防げます。

電子帳簿保存法に対応した紛失リスクゼロの管理体制を作る方法

紙の請求書・領収書は、紛失、汚損、印字の劣化といったリスクが常につきまといます。特に感熱紙のレシートは、数年で文字が消えてしまうため、保存期間中に証憑としての価値を失う可能性があります。

これらのリスクを根本から解消するには、電子帳簿保存法に対応した電子管理への移行が最も効果的です。電子帳簿保存法の概要、対応方法、そして紙書類を電子化する際の実務手順について解説します。

電子帳簿保存法とは?2022年改正の重要ポイント

電子帳簿保存法(電帳法)は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存するためのルールを定めた法律です。2022年1月の改正により、以下の点が大きく変わりました。

改正の主なポイント

1.電子取引データの電子保存が義務化

メールやWebサイトで受け取った請求書・領収書(電子取引データ)は、電子のまま保存することが義務付けられました。紙に印刷して保存するだけでは、法律違反となります。

（参考）国税庁「電子帳簿保存法の概要」

2.紙で受け取った書類のスキャナ保存要件が緩和(任意)

紙で受け取った書類をスキャナ保存する制度については、従来は税務署長の事前承認が必要でしたが、これが廃止されました。また、タイムスタンプの要件も緩和され、受領後最長約2か月以内に付与すればよくなりました。

ただし、紙で受け取った書類のスキャナ保存は任意であり、紙のまま保存することも可能です。

3.優良な電子帳簿に対する過少申告加算税の軽減措置

適切な電子帳簿を保存していた場合、税務調査で申告漏れが見つかっても、過少申告加算税が5%軽減される特例が導入されました。

2024年1月以降の電子取引データ保存の取扱い

2024年1月以降は、電子取引データの電子保存が原則として義務化されています。ただし、保存要件(検索機能等)を満たせない場合でも、税務調査時に電子データを提示し、かつダウンロードの求めに応じることができれば、違反とはされない宥恕措置があります。

これは2023年末までの「やむを得ない事情」による猶予とは異なり、電子データ自体は必ず保存する必要があります。

なお、この宥恕措置はいつ終了するか分からないため、今のうちに適切な電子保存体制を整えておくことが推奨されます。

（参考）国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」

電子取引データ(メール・Web請求書)の保存方法(義務)

メールで受け取った請求書や、WebサイトからダウンロードしたPDF請求書は、電子のまま保存する必要があります(これは義務です)。

電子保存の要件(概要)

要件	具体的な対応
真実性の確保	タイムスタンプの付与、または訂正削除の履歴が残るシステムでの保管
可視性の確保	検索機能(日付・金額・取引先で検索できる状態)
データの改ざん防止	訂正削除防止のための事務処理規程の整備

個人事業主や小規模企業の場合、高額な電子帳簿保存システムを導入しなくても、以下の実務対応で要件を満たすことができます。

STEP1：電子取引データを専用フォルダに保存

メールで受け取った請求書や、ダウンロードした領収書PDFを、以下のようなフォルダ構成で整理します。

経理書類/
├──2024年/
│├──01月/
││├──20240115_○○商事_請求書_50000円.pdf
││├──20240120_Amazon_領収書_8500円.pdf
│├──02月/
│├──03月/

ファイル名に「日付・取引先名・書類種別・金額」を含めることで、検索性を確保できます。

STEP2：Excelやスプレッドシートで取引台帳を作成

以下のような項目で取引を記録しておくと、検索要件を満たしつつ、経理処理もスムーズになります。

取引日	取引先	内容	金額	支払方法	ファイル名
2024/11/15	○○商事	事務用品購入	12,000円	クレジットカード	20241115_○○商事_領収書.pdf

STEP3：事務処理規程を作成(訂正削除防止のルール)

国税庁のWebサイトから「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程(サンプル)」をダウンロードし、自社の状況に合わせて修正・保管します。これにより、高額なシステムを導入しなくてもタイムスタンプに代わる対応が可能です。

STEP4：クラウドストレージにバックアップ

パソコンのハードディスクが故障した場合に備えて、GoogleDriveやDropboxなどのクラウドストレージに定期的にバックアップを取ります。これにより、データの紛失リスクをほぼゼロにできます。

紙で受け取った請求書・領収書を電子化する手順(任意)

紙で受け取った証憑書類を電子化する場合(スキャナ保存制度を利用する場合)は、以下の手順で対応します。なお、この電子化は任意であり、紙のまま保存することも可能です。

STEP1：受領後、速やかにスキャンまたはスマホ撮影

紙の請求書・領収書を受け取ったら、できるだけ早くスキャナーでPDF化するか、スマホのカメラアプリで撮影します。スマホ撮影の場合、文字がはっきり読めるように、明るい場所で真上から撮影することがポイントです。

STEP2：タイムスタンプの付与(または訂正削除履歴の残るシステムでの保管)

電子化したデータには、改ざん防止のため「タイムスタンプ」を付与する必要があります。ただし、以下のいずれかの方法でも代替できます。

• 訂正削除の履歴が残るクラウドストレージ(GoogleDrive、Dropbox等)で保管
• 訂正削除ができないシステム(一部のクラウド会計ソフト)で保管
• 事務処理規程を作成し、社内ルールで訂正削除を防止

個人事業主や小規模企業の場合、高額なタイムスタンプサービスを契約しなくても、国税庁が提供する「事務処理規程のサンプル」を使うことで、無料で要件を満たすことができます。

STEP3：検索機能の確保

電子化したデータは、以下の3つの項目で検索できる状態にしておく必要があります。

1. 取引年月日
2. 取引金額
3. 取引先名

Excelやスプレッドシートで取引台帳を作成し、上記の項目を記録しておけば、この要件を満たせます。また、クラウド会計ソフトを使用している場合は、自動的に検索機能が提供されます。

STEP4：原本の保管

電子化後の紙の原本については、スキャナ保存制度の要件(タイムスタンプまたは訂正削除履歴が残るシステムでの保管、解像度・階調・大きさの要件、検索機能の確保、見読可能性の確保等)をすべて満たしている場合に限り、廃棄することが可能です。

ただし、要件を満たしているかどうかの判断は慎重に行う必要があります。税務調査に備えて、少なくとも最初の1〜2年は原本も並行して保管しておくことが強く推奨されます。運用に慣れてから、段階的に紙を廃棄していくのが安全です。

実務手法：電子化を「習慣化」するための3つの工夫

電子帳簿保存法への対応は、最初の仕組み作りが重要です。ただし、仕組みを作っても、実際に続けられなければ意味がありません。以下の3つの工夫で、電子化を習慣化できます。

工夫1：「受け取ったらその場でスキャン」ルールを徹底(紙書類の場合)

紙の請求書・領収書を受け取ったら、デスクに置かず、その場でスマホで撮影するか、スキャナーでPDF化します。「後でまとめてやろう」と思うと、紛失リスクが高まるだけでなく、たまった書類を処理するのが面倒になります。

1件あたり1〜2分の作業なので、受け取った直後に処理する習慣をつけることが、最も効率的です。

工夫2：月末に「証憑整理タイム」を30分確保

毎月末(または翌月初)に、30分間の「証憑整理タイム」を予定に組み込みます。この時間で、以下の作業を一気に済ませます。

• クレジットカード明細のダウンロード
• 電子マネー・QR決済の取引履歴のスクリーンショット
• 取引台帳への記録漏れチェック
• クラウドストレージへのバックアップ

月末に30分確保するだけで、年間の経理処理時間を大幅に削減でき、税務調査時の対応もスムーズになります。

工夫3：クラウド会計ソフトの自動取込機能を最大限活用

freee、マネーフォワード、弥生などのクラウド会計ソフトは、銀行口座やクレジットカードと連携して、取引データを自動取込できます。この機能を活用すれば、手動での入力やファイル管理の手間が大幅に削減されます。

初期設定に1〜2時間かかりますが、導入後は月の経理処理時間が5〜10時間削減できるケースが多く、投資対効果は非常に高いといえます。また、これらのソフトは電子帳簿保存法に対応しているため、タイムスタンプや検索機能の要件も自動的にクリアできます。

よくある質問(FAQ)

領収書の紛失や証憑管理について、実務でよく寄せられる質問とその回答をまとめました。

Q1.感熱紙のレシートは、時間が経つと文字が消えてしまいますが、どう対処すればいいですか?

受け取ったらすぐにスキャンまたはスマホで撮影し、PDFやJPEGで保存しておきましょう。

原本とコピー(またはデータ)の両方を保管することが安全です。最も推奨されるのは、電子帳簿保存法に対応した電子管理への移行です。

Q2.電子帳簿保存法に対応するには、高額なシステムが必要ですか?

いいえ、必ずしも高額なシステムは必要ありません。国税庁が提供する「事務処理規程のサンプル」を使えば、無料でタイムスタンプの代替要件を満たせます。

また、GoogleDriveやDropboxなどの無料クラウドストレージでも、訂正削除履歴が残るため、要件を満たすことができます。

Q3.税務調査で領収書がないと指摘されたら、どう対応すればいいですか?

クレジットカード明細、購入確認メール、業務メモなどの代替書類を組み合わせて提示します。支払いの事実・取引内容・事業関連性の3点を証明できれば、税務署も納得する可能性が高まります。

ただし、現金払いで証拠が何もない場合は、経費として認められないリスクがあります。

まとめ：領収書紛失でも慌てない！税務リスクを最小化する管理体制

請求書や領収書を紛失してしまった場合でも、適切な対処法を知っていれば、税務リスクを最小限に抑えることができます。再発行が難しいときは、レシートや電子決済の利用明細、複数の証明書類を組み合わせることで、十分に対応可能です。

特に、クレジットカードや電子マネーなどのキャッシュレス決済を活用することで、紛失リスクそのものを大幅に減らせます。さらに、電子帳簿保存法に対応した電子管理体制を整えることで、紙の紛失や劣化といったリスクをゼロにすることができます。

今後は、紙の管理から電子管理への移行を進め、効率的で安全な経理体制を構築していきましょう。

今日から実践できる3つのアクション

• 毎月末に30分の証憑整理タイムを確保し、電子明細を一括ダウンロード
• クラウド会計ソフトを導入し、銀行口座・クレジットカードと自動連携
• 紙のレシートは受領後すぐにスマホ撮影し、クラウドストレージに保存

毎月末に30分の証憑整理タイムを確保するだけで、年間の経理処理時間を大幅に削減でき、税務調査にも自信を持って対応できるようになります。

出典・参照元

本記事は以下の情報源をもとに作成されています。

• 国税庁「電子帳簿保存法の概要」
• 国税庁「No.5930帳簿書類等の保存期間」
• 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」
• 国税庁「No.6621 帳簿の記載事項と保存」
• 会社法第432条（会計帳簿の作成及び保存）
• 会社法第435条（計算書類等の保存）
• 会社法第976条（過料に処すべき行為）

※記事内容は2025年11月23日時点の税制・法令に基づいています。税制改正等により内容が変更される場合がありますので、最新情報は国税庁または税理士にご確認ください。