納品完了メールは件名・お礼・確認依頼の3点で構成できます。納品後3日以内に送信するのがビジネスマナーの基本です。
この記事では状況別テンプレート7選に加え、ミス対応や次回提案の入れ方まで網羅しています。
この記事の結論
納品完了メールは「件名に品目名」「冒頭にお礼」「末尾に確認依頼」の3点セットで構成してください。納品書PDFの添付と返信期限の明記で、確認漏れと放置リスクを防げます。テンプレートをコピーし、固有名詞を差し替えれば5分で送信完了です。
今日やるべき1つ
この記事のテンプレートを1つ選び、自分の情報に差し替えてメールソフトの定型文に登録してください（5分）。
状況別ショートカット
| あなたの状況 | 読むべきセクション | 所要時間 |
| 基本の書き方を知りたい | 納品完了メール例文の基本は3要素で構成 | 3分 |
| テンプレートをすぐ使いたい | 納品完了メール例文のテンプレート7選 | 5分 |
| 納品ミスのお詫びが必要 | 納品完了メールのお詫びは即日2ステップで対応 | 3分 |
| 自分の状況に合う例文を選びたい | 納品完了メール例文の選び方を3分で診断 | 3分 |
| 成功・失敗の実例を見たい | 納品完了メール例文の実例は2パターンで比較 | 4分 |
| 送信前の最終確認をしたい | 納品完了メール例文は9項目でチェック | 3分 |
| 実務で差がつくコツを知りたい | 納品完了メール例文は5つの工夫で信頼度向上 | 7分 |
納品完了メール例文の基本は3要素で構成
納品完了メールの書き方で迷う場面は誰にでもあります。件名・お礼・確認依頼の3つを押さえれば、どの取引先にも通用するメールに仕上がります。
件名は「納品完了」+品目名で開封率を確保
件名は「【納品完了】{商品名}のお届けについて」の形式にしてください。受信トレイを見ただけで用件がわかるため、埋もれるリスクがなくなります。
品目名を含めると、経理担当者や購買担当者が検索しやすくなります。相手の業務効率まで配慮した件名が、信頼関係の土台です。
「ご連絡」「お知らせ」だけの件名は避けてください。用件が不明なメールは後回しにされやすく、確認が遅れます。
お礼は冒頭1文で簡潔に伝える
本文の冒頭で「このたびはご発注いただき、誠にありがとうございます」と1文でお礼を入れてください。形式的に聞こえないポイントは、案件名や期間など具体的な要素を1つ加えることです。
「〇〇プロジェクトに関して長期にわたりご協力いただき」と添えるだけで、テンプレート感が薄れます。お礼の有無で返信スピードに差が出ることも多く、冒頭のお礼は手間に対してリターンが大きい要素です。納品メールに限らず営業メールの書き方にも共通する原則です。
確認依頼は返信期限を添えて行動を促す
メール末尾に「ご確認のうえ、〇月〇日までにご返信いただけますと幸いです」と記載してください。期限を明示すれば、相手が「いつまでに返事すればいいか」を判断でき、放置を防げます。
期限は納品日から5営業日以内が目安です。「お忙しいところ恐れ入りますが」のクッション言葉を添えれば、催促感を軽減できます。期限なしの「ご確認ください」だけでは、いつまでも返信が来ない事態になりかねません。
納品後即日から3日以内に送信するのがビジネスメールの基本です（ビジネスメール実務マナー）。
CHECK
・直近の納品案件で件名・お礼・確認依頼の3要素が揃っているか確認し、不足があれば次回送信時に追加する（5分）
納品完了メール基本に関するよくある質問
Q. 納品完了メールはいつまでに送るべき?
納品当日がベストです。遅くとも3営業日以内に送ってください。4日以上空くと「連絡が遅い」という印象につながります。
Q. 宛名は「ご担当者様」でいい?
個人名がわかるなら「〇〇様」と記載してください。名前入りのメールは開封率と返信率が上がります。担当者名が不明なら「ご担当者様」で問題ありません。
納品完了メール例文のテンプレート7選
状況別に7パターンのテンプレートを用意しました。固有名詞を差し替えるだけで即送信できます。
テンプレート1: 基本形（初回取引向け）
テンプレート例:
件名: 【納品完了】〇〇（品目名）のお届けについて
〇〇株式会社 〇〇様
お世話になっております。△△（自社名）の□□（自分の名前）です。
このたびはご発注いただき、誠にありがとうございます。
下記のとおり納品が完了いたしましたので、ご報告いたします。
■ 納品内容
・品目: 〇〇
・数量: 〇〇
・納品日: 〇年〇月〇日
納品書を添付しておりますので、ご確認のうえ、 〇月〇日までにご返信いただけますと幸いです。 ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。 今後ともよろしくお願いいたします。
なぜこの表現か: 初回取引では丁寧さが最優先です。「ご報告いたします」で納品事実を明確に伝え、納品内容を箇条書きで示して見落としを防ぎます。
アレンジ例: 2回目以降の取引では「いつもお世話になっております」に変更し、納品内容の箇条書きを省略して簡潔にできます。
このテンプレートをコピーして使用してください。
テンプレート2: リピート取引向け（カジュアル版）
テンプレート例:
件名: 【納品完了】〇〇（品目名）のご納品
〇〇様
いつもお世話になっております。△△の□□です。
〇〇の納品が完了いたしました。
納品書を添付しておりますので、ご確認をお願いいたします。ご不明点があれば、お気軽にご連絡ください。 引き続きよろしくお願いいたします。
なぜこの表現か: リピート取引では、過度な丁寧さがかえって距離感を生みます。要件を端的に伝えて、相手の時間を尊重する姿勢を示してください。
アレンジ例: 長期取引先には「いつもありがとうございます」を冒頭に追加してもよいでしょう。
このテンプレートをコピーして使用してください。
テンプレート3: 納品書PDF添付時
テンプレート例:
件名: 【納品完了・納品書添付】〇〇のご納品について
〇〇株式会社 〇〇様
お世話になっております。△△の□□です。
〇〇の納品が完了いたしましたので、ご報告いたします。 納品書（PDF）を添付しておりますので、内容をご確認ください。
■ 添付ファイル
・納品書_〇〇_〇年〇月.pdf 内容に相違がございましたら、お手数ですがご連絡ください。 〇月〇日までにご確認いただけますと幸いです。
なぜこの表現か: 件名に「納品書添付」と明記すれば、添付漏れの確認と開封の動機づけを同時に行えます。ファイル名を本文に記載して、ダウンロード忘れも防止します。
アレンジ例: 請求書も同時に送付する場合は添付ファイル欄に「請求書_〇〇.pdf」を追加してください。納品書と請求書の管理を一元化するなら請求管理の効率化も参考にしてください。
このテンプレートをコピーして使用してください。納品書をPDFに変換する際はExcelのPDF変換の手順も確認してください。
テンプレート4: 複数品目の納品時
テンプレート例:
件名: 【納品完了】〇〇ほか3点のご納品について
〇〇株式会社 〇〇様
お世話になっております。△△の□□です。
下記のとおり、全4点の納品が完了いたしました。
■ 納品内容一覧
No.品目名数量備考1〇〇〇個-2△△〇個-3□□〇個-4◇◇〇個-
納品書を添付しておりますので、ご確認をお願いいたします。
〇月〇日までにご返信いただけますと幸いです。
なぜこの表現か: 複数品目を文章で羅列すると読みにくくなります。表形式にすれば、相手が1品ずつ照合でき、確認漏れを防げます。
アレンジ例: 品目ごとに納品日が異なる場合は「納品日」列を追加してください。
このテンプレートをコピーして使用してください。複数品目の受発注管理全体を見直すなら受発注管理の基本も役立ちます。
テンプレート5: フリーランス向け（程よい丁寧さ）
テンプレート例:
件名: 【納品完了】〇〇（成果物名）のご納品
〇〇様
お世話になっております。〇〇（屋号or氏名）です。
〇〇の制作が完了いたしましたので、納品いたします。
成果物は下記よりご確認ください。
■ 納品物
・ファイル名: 〇〇_final.pdf
・格納先: Google Drive共有リンク（添付またはURL）
修正点がございましたら、〇月〇日までにご連絡ください。
このたびはご依頼いただき、ありがとうございました。
なぜこの表現か: フリーランスはフォーマルすぎると堅苦しく、カジュアルすぎると信頼性が下がります。「制作が完了いたしました」は丁寧かつ簡潔で、バランスが取れた表現です。
アレンジ例: クラウドストレージで納品する場合は共有リンクのアクセス権限を「閲覧のみ」に設定し、その旨を記載してください。
このテンプレートをコピーして使用してください。フリーランスの納品フロー全体を整備するなら受発注契約の管理も確認してください。
テンプレート6: 次回提案を含む納品完了メール
テンプレート例:
件名: 【納品完了】〇〇のご納品と今後のご提案
〇〇株式会社 〇〇様
お世話になっております。△△の□□です。
〇〇の納品が完了いたしましたので、ご報告いたします。
納品書を添付しておりますので、ご確認をお願いいたします。
また、今回の〇〇に関連して、△△のご提案もございます。
ご興味がございましたら、改めてご案内させていただきますので、
お気軽にお申し付けください。 引き続きよろしくお願いいたします。
なぜこの表現か: 納品完了のタイミングは取引先の満足度が高い瞬間です。ここで次回提案を軽く添えれば、押し売り感なくリピートにつなげられます。
アレンジ例: 割引や特典がある場合は「次回ご発注時は〇%オフでご対応可能です」と数値を入れてください。反応率が上がります。
このテンプレートをコピーして使用してください。次回提案の精度を高めるには案件獲得の営業手法も参考になります。
テンプレート7: 英語対応（国際取引向け）
テンプレート例:
Subject: [Delivery Complete] 〇〇 – Order #XXX
Dear Mr./Ms. 〇〇,
Thank you for your order.
We are pleased to inform you that the delivery of 〇〇 has been completed.
Please find the attached delivery note for your review.
■ Delivery Details
Item: 〇〇 Quantity: 〇〇 Delivery Date: Month DD, YYYY
If you have any questions, please do not hesitate to contact us.
Best regards,
なぜこの表現か: 英語の納品完了メールでは「We are pleased to inform you」が定型表現です。日本語の「ご報告いたします」に相当し、丁寧かつビジネスライクな印象になります。
アレンジ例: カジュアルな取引先には「Hi 〇〇,」で始め、「Let me know if you need anything.」で締めてください。
このテンプレートをコピーして使用してください。
CHECK
・取引状況に最も近いテンプレートを1つ選び、固有名詞を差し替えてメールソフトの定型文に保存する（10分）
納品完了メールテンプレートに関するよくある質問
Q. テンプレートをそのまま使うと失礼にならない?
いいえ、問題ありません。社名・担当者名・品目名を正確に入れ、1文でもオリジナルの言葉を添えれば、定型文だと気づかれることはほぼありません。
Q. 7つのうちどれを使えばいい?
初回取引 → テンプレート1、リピート → テンプレート2、フリーランス → テンプレート5です。迷ったら「選び方を3分で診断」セクションで判定できます。
Q. テンプレートの件名は変えてもいい?
はい、品目名の部分は変更して構いません。「【納品完了】」の部分は残してください。
納品完了メールのお詫びは即日2ステップで対応
納品ミスが発覚したときの対応は、スピードがすべてです。「謝罪+再送」の2ステップで構成すれば、信頼回復につながります。
ステップ1: 即日の謝罪メールで誠意を示す
ミスに気づいた時点で、当日中に謝罪メールを送ってください。「誠に申し訳ございません」に加え、ミスの内容を具体的に記載してください。
「何が間違っていたか」を明記せずに「ミスがありました」とだけ伝えると、相手が「何のミス?」と確認する手間が増えます。二度手間です。
ステップ2: 訂正版を添付して再送する
謝罪メールには訂正版のファイルを添付してください。「後日送ります」ではなく、同じメール内で解決まで完結させれば、相手の対応コストが最小限で済みます。
お詫びメールこそ送信前に第三者チェックを入れてください。焦って送ると新たなミスが生まれます。
テンプレート例:
件名: 【お詫びと訂正】〇〇の納品書について
〇〇株式会社 〇〇様
お世話になっております。△△の□□です。
先日お送りいたしました〇〇の納品書に誤りがございました。
誠に申し訳ございません。
■ 誤りの内容
・誤: 〇〇
・正: △△
訂正版の納品書を添付いたしますので、 お手数ですが差し替えをお願いいたします。
今後このようなことがないよう、チェック体制を強化いたします。
重ねてお詫び申し上げます。
なぜこの表現か: 「誤りの内容」を明記すれば、相手がどこを差し替えればいいか即座にわかります。「チェック体制を強化」で、改善の姿勢も示せます。
アレンジ例: 金額のミスなど重大な誤りの場合は、電話で一報を入れてからメールを送ってください。
このテンプレートをコピーして使用してください。納品書や請求書の訂正が発生した場合、領収書紛失時の対処法も合わせて確認してください。
納品遅延時の連絡は事前報告が原則
納品が遅れる場合は、遅延が確定した時点で即連絡してください。「ギリギリまで頑張って間に合わなかった」より「3日前に遅延を報告した」ほうが、相手の計画への影響を抑えられます。
遅延連絡には「新しい納品予定日」と「遅延の理由」を入れてください。「制作工程で想定以上の修正が発生したため」程度の説明があれば納得感が生まれます。口頭だけの約束はトラブルの元になるため、口約束の契約リスクも把握しておいてください。
CHECK
・直近の納品でミスや遅延がなかったか確認し、該当があれば本日中にお詫びメールを送信する（15分）
納品完了メールお詫びに関するよくある質問
Q. 軽微なミスでもお詫びメールは必要?
誤字脱字レベルなら口頭やチャットで対応できます。ただし金額・数量・品目名の間違いは、経理処理に影響するためメールで記録を残してください。
Q. お詫びメールを送ったら取引が終わる?
いいえ、逆です。即座に訂正対応すれば「誠実な取引先」という印象になります。放置や対応遅れのほうが信頼を損ないます。トラブルが長引く場合は未払い報酬の対処法も確認しておくと安心です。
納品完了メール例文の選び方を3分で診断
どのテンプレートを使うか迷う場面は誰にでもあります。以下の3問で最適な例文を判定できます。
Q1: 取引先との取引は初めて?
- はい -> 【結果A】基本形テンプレート（テンプレート1）
- いいえ -> Q2へ
Q2: 納品内容にミスや修正点がある?
- はい -> 【結果B】お詫びテンプレート（お詫びセクション参照）
- いいえ -> Q3へ
Q3: 次回の取引提案を含めたい?
- はい -> 【結果C】次回提案テンプレート（テンプレート6）
- いいえ -> 【結果D】リピート向けカジュアル版（テンプレート2）
診断結果の活用方法
| 結果 | 次のステップ |
| 結果A | テンプレート1をコピーし、社名・品目名を差し替えて送信 |
| 結果B | お詫びテンプレートをコピーし、誤りの内容を記入して即日送信 |
| 結果C | テンプレート6をコピーし、提案内容を1行追記して送信 |
| 結果D | テンプレート2をコピーし、お礼を1文追加して送信 |
CHECK
・診断結果を確認し、該当するテンプレートを今日中にコピーして差し替える（3分+送信時間）
納品完了メール診断に関するよくある質問
Q. フリーランスの場合はどれを使う?
テンプレート5（フリーランス向け）がベースです。お詫びが必要ならお詫びテンプレートの要素を追加してください。
Q. 英語対応が必要な場合は?
テンプレート7を使ってください。日本語の診断結果で選んだ構成を英語版に適用すれば、構造は同じまま言語だけ切り替えられます。
納品完了メール例文の実例は2パターンで比較
成功例と失敗例を見比べると、テンプレートの使い方がより具体的になります。
ケース1: お礼と提案で再受注率アップ
状況: Webデザイナーとして活動するフリーランスが、納品完了メールを毎回テンプレートどおりに送っていた。リピート受注は伸び悩んでいた。
判断: 納品完了メールの末尾に「次回ご依頼時は関連サービスを10%オフでご対応可能です」と1行追加。お礼の表現も案件名を具体的に入れる形に変更した。
結果: 提案文を追加してから3か月でリピート受注が増加。取引先から「気が利く」と評価され、紹介案件も増えた。紹介による案件獲得の営業ロードマップも合わせて活用すると効果的です。
「メール対応を意識した結果、繋がった制作会社さんとは100％継続受注になった」
納品メールを含むクライアントワークの工夫でリピート獲得に成功したフリーランスのWebデザイナーは、こう語っています（フリーランスとして継続案件を獲得するためのメール対応術）。
分岐点: 毎回同じテンプレートを機械的に送り続けていたら、取引先との関係は「単なる発注先」止まりだったでしょう。
ケース2: お礼の入れ忘れで信頼を失った事例
状況: IT企業の営業担当が、納品完了メールを急いで送った際にお礼の文言を入れ忘れた。
判断: 「内容が伝わればいい」と考え、お礼なしのまま送信。その後も同じスタイルで複数の取引先にメールを送り続けた。
結果: 取引先から「事務的すぎる」と指摘を受け、次回の案件コンペで他社に切り替えられた。
「メールひとつで、人はこんなにも印象が変わるのか！とビックリするくらい、メールの書き方は人それぞれです」
ライターとしてフリーランスに発注する立場から、メール対応の重要性をこう指摘する声もあります（デキるライターのメール術）。
分岐点: 最初のメールでお礼を1文入れていれば、「丁寧な取引先」という印象が定着し、コンペの結果も変わっていたはずです。
CHECK
・直近の納品完了メールを見返し、ケース1・2のどちらに近いか確認して改善点を1つ実行する（10分）
納品完了メール実例に関するよくある質問
Q. お礼を入れるだけで差が出る?
はい、出ます。ケース2のように、内容が正しくてもお礼がないだけで「事務的」と評価されるリスクがあります。1文追加するだけなので、コストに対するリターンが大きい改善です。
Q. 次回提案はどのタイミングで入れる?
本文末尾、署名の直前に入れてください。冒頭や中盤に入れると「納品報告」より「営業メール」の印象が強くなります。
納品完了メール例文は9項目でチェック
送信前に不安を感じるのは自然なことです。以下の9項目で確認すれば、送信後の「しまった」を防げます。
送信前チェックリスト
- 件名に「納品完了」と品目名を入れた
- 宛名（会社名・担当者名）が正しい
- 冒頭にお礼の1文がある
- 納品内容（品目・数量・納品日）を明記した
- 納品書PDFを添付した
- 確認依頼と返信期限を記載した
- 誤字脱字がない（特に金額・数量）
- 署名に連絡先（メール・電話）を含めた
- 添付ファイル名が適切（「最終版」等の曖昧な名前を避けた）
チェックリスト活用のコツ
このリストを印刷してPC横に貼っておくのが最もシンプルな使い方です。メールテンプレートに「※送信前チェック: 9項目確認済み」の1行を入れておけば、チェック忘れも防げます。
最初の1か月だけ全項目を確認してください。2か月目以降は体が覚えます。特に項目5（添付漏れ）と項目7（誤字脱字）は送信後に気づくと取り返しがつかないため、この2つだけは毎回確認してください。
納品書PDFを添付する前に、容量が大きすぎないかPDF圧縮ツールで確認しておくと安心です。
CHECK
・チェックリストを印刷またはコピーし、次回の送信時に1項目ずつ確認する（3分）
納品完了メールチェックリストに関するよくある質問
Q. 毎回9項目すべて確認する必要がある?
最初の1か月は全項目を確認してください。慣れたら「添付ファイル」「金額・数量」「宛名」の3項目だけで致命的なミスの大部分を防げます。
Q. チェックリストに項目を追加してもいい?
はい、自由にカスタマイズしてください。「CC先の確認」「社内承認の有無」などを追加するケースが多いです。機密性の高い書類を送る場合はPDFのパスワード設定も項目に加えてください。
納品完了メール例文は5つの工夫で信頼度向上
テンプレートをそのまま使うだけでも十分ですが、ここでは一歩先の実務テクニックを5つ紹介します。
ハック1: メールソフトの定型文登録で送信時間を短縮
【対象】 月に3回以上納品完了メールを送る方（法人・フリーランス問わず）
【効果】 テンプレートを事前登録することで、毎回の入力時間を大幅に短縮できる
【導入時間】 [低]（15分） 【見込める効果】 [高]
【手順】
- この記事のテンプレート1-7から使用頻度が高いものを1つ選ぶ（2分）
- メールソフト（Gmail: 設定->テンプレート有効化、Outlook: クイックパーツ）で定型文を登録する（5分）
- 〇〇部分を「【要入力】」に置き換え、差し替え箇所を目立たせる（3分）
- テスト送信で表示崩れがないか確認する（3分）
- 2つ目以降のテンプレートも同様に登録する（残り2分）
【コツ】 メールソフトに登録して2クリックで呼び出す仕組みにしてください。記憶に頼ると毎回文面が微妙に変わり、品質がばらつきます。登録済みテンプレートなら品質が安定し、差し替え箇所だけに集中できます。Gmailのテンプレート機能の詳細はGmailテンプレート設定ガイドで解説しています。
【なぜ効くのか】 メール作成時間の大部分は「何を書くか考える時間」です。テンプレートを登録すると思考時間がゼロになり、固有名詞の入力と確認だけに集中できます。送信スピードだけでなく、ミスの発生率も下がります。
【注意点】 取引先ごとのカスタマイズを完全に省略するのは逆効果です。お礼の1文は案件に合わせて調整してください。
【最初の一歩】 今日中にGmailまたはOutlookでテンプレート機能を有効化し、テンプレート1を登録してください（10分）。Outlookの初期設定がまだの方はOutlook設定ガイドを参照してください。
ハック2: 件名に請求番号を入れて経理処理を効率化
【対象】 法人取引が多く、納品書と請求書を同時に管理する方
【効果】 経理担当者が件名で検索・照合できるようになり、確認返信までの時間短縮が見込める
【導入時間】 [低]（5分） 【見込める効果】 [中]
【手順】
- 自社の請求番号ルールを確認する（1分）
- 件名テンプレートを「【納品完了】{品目名}（請求No.{番号}）」に変更する（2分）
- メールソフトの定型文を更新する（2分）
【コツ】 件名に請求番号を入れてください。経理担当者は件名で検索するため、番号があれば一発で特定でき、確認作業が短縮されます。
【なぜ効くのか】 大企業の経理部門は1日に数十通の納品・請求メールを処理します。件名に請求番号がないと、本文を開いて添付ファイルを確認する手間が発生します。件名だけで照合できれば、返信が早まります。請求書の支払期限を明記しておくと、さらに入金サイクルが安定します。
【注意点】 請求番号が未確定の段階で仮番号を入れないでください。後から番号が変わると混乱します。未確定なら品目名のみにしてください。
【最初の一歩】 次回の納品完了メールで、件名に請求番号を1つ追加してください（2分）。請求書の発行・管理を効率化するなら会計ソフトの導入も検討してください。
ハック3: 納品後の自動リマインダー設定で確認漏れゼロ
【対象】 納品後に確認返信が来ず、催促のタイミングに悩んでいるフリーランスや小規模事業者
【効果】 催促忘れをゼロにし、未確認案件の放置期間を短縮できる
【導入時間】 [中]（30分） 【見込める効果】 [高]
【手順】
- Gmail: 送信時に「送信日時を設定」で5営業日後にリマインドメールを予約する（5分）
- Outlook: 「配信タイミング」オプションで同様に予約送信する（5分）
- リマインドメールの文面をテンプレートとして登録する（10分）
- 「返信が来ていたらキャンセルする」リマインダーをカレンダーに設定する（5分）
- 月末に未確認案件の一覧を作成し、漏れがないか確認する（5分）
【コツ】 送信時点でリマインドを予約する仕組みにしてください。自動予約にすれば「送るべきか迷う」という心理的負担がなくなります。メール予約送信の設定方法で各サービスの手順を確認できます。
【なぜ効くのか】 催促メールを送れない最大の原因は「相手に悪く思われたくない」という心理的障壁です。自動予約で意思決定を「冷静な送信時」に前倒しできます。5営業日後のリマインドは催促ではなく「確認」であり、ビジネス上は当然の行為です。リマインダーと合わせてスケジュール管理アプリを活用すると案件の抜け漏れを防げます。
【注意点】 リマインドの文面は催促調にしないでください。「行き違いでしたら恐れ入りますが」から始める確認ベースの文面にしてください。
【最初の一歩】 次回の送信時に、Gmailの「送信日時を設定」で5営業日後のリマインドメールを1通予約してください（5分）。それでも返信がない場合は入金確認メールの書き方を参考にしてください。
ハック4: 納品書ファイル名の統一ルールで検索性向上
【対象】 月に5件以上の納品があり、過去の納品書を探す時間が発生している方
【効果】 ファイル名の統一により、検索時間を短縮できる
【導入時間】 [低]（10分） 【見込める効果】 [中]
【手順】
- ファイル名ルールを決める: 「納品書_{取引先名}{YYYYMMDD}{品目名}.pdf」形式（3分）
- 過去の納品書ファイル名を新ルールに変更する（5分、直近3か月分で十分）
- メールテンプレートの添付ファイル記載欄にファイル名形式を追記する（2分）
【コツ】 取引先の経理担当者が検索できるファイル名にしてください。相手視点のファイル名にすれば、自分の検索にも取引先の照合にも対応できます。
【なぜ効くのか】 ファイル名が統一されていないと、「あの納品書どこだっけ」と探す時間が毎回発生します。取引先からの問い合わせも減ります。納品書・請求書の保存には電子帳簿保存法の対応も確認してください。
【注意点】 ファイル名に日本語を使うと、メール添付時に文字化けするケースがあります。取引先のメール環境がわからなければ、半角英数字のみ（例: delivery_note_companyA_20260214.pdf）にしてください。過去ファイルを全部リネームする必要はありません。
【最初の一歩】 次回の納品書作成時に「納品書_{取引先名}{日付}{品目名}.pdf」で保存してください（1分）。データ消失に備えてバックアップの3箇所保存も習慣にしてください。
ハック5: Google Drive共有リンクで容量制限を回避
【対象】 大容量ファイル（10MB以上）を納品するデザイナー・動画クリエイター・エンジニア
【効果】 メール添付の容量制限（Gmail: 25MB）を回避し、スムーズな納品が可能に
【導入時間】 [低]（10分） 【見込める効果】 [中]
【手順】
- Google Driveに納品用フォルダを作成する（2分）
- 成果物をアップロードし、共有設定を「リンクを知っている全員が閲覧可能」にする（3分）
- 共有リンクをメール本文に記載する（2分）
- 「アクセス期限: 〇月〇日まで」と記載し、ダウンロード期限を明示する（1分）
- 納品確認後、共有設定を「オフ」に変更する（2分）
【コツ】 10MB以上のファイルはクラウド共有リンクで送ってください。添付するとメールが重くなり、相手の受信に時間がかかります。クラウド共有なら相手が好きなタイミングでダウンロードでき、メール本文も軽量です。Googleドライブの容量管理で空き容量を確保しておいてください。
【なぜ効くのか】 メール添付の容量制限はGmailで25MBです。制限を超えるとメールに直接添付できず、自動的にGoogleドライブのリンクに切り替わります。企業メールでは10〜20MB程度の制限が多いため、大容量ファイルはクラウド共有が確実です。Google Drive以外のサービスも検討するならクラウドストレージ比較を参照してください。
【注意点】 共有リンクのアクセス権限は「閲覧のみ」にしてください。「編集可能」にすると取引先が誤って上書きするリスクがあります。納品確認後は必ず共有を解除してください。機密情報を含むファイルは秘密保持契約の締結も検討してください。
【最初の一歩】 Google Driveに「納品用」フォルダを1つ作成し、次回の大容量納品で使ってください（3分）。Google Driveが使えない取引先にはギガファイル便の使い方が代替手段になります。
CHECK
・5つのハックから自分に合う1つを選び、今日中に最初の一歩を実行する（10-30分）
納品完了メールハックに関するよくある質問
Q. 5つのハックの中で最も優先度が高いのは?
ハック1（定型文登録）です。導入時間15分で以降すべてのメール送信が効率化されるため、投資対効果が最も高いです。
Q. メールソフトのテンプレート機能がない場合は?
テキストファイル（.txt）に保存し、都度コピー&ペーストで対応してください。Notionやメモアプリでも代替できます。メール以外の業務効率化にはフリーランスの時短ツール14選も活用してください。
まとめ:納品完了メール例文は3点で完成
納品完了メールは「件名に品目名」「冒頭にお礼」「末尾に確認依頼」の3要素で構成してください。テンプレート7選から状況に合ったものを選び、固有名詞を差し替えるだけで5分以内に送信できます。
ミスが発生したら「即日の謝罪+訂正版の再送」で対応してください。次回提案を1行添えればリピート受注の確率も高まります。9項目チェックリストと定型文登録のハックを組み合わせれば、品質と速度の両立が可能です。
納品完了メールは事務連絡ではなく、信頼関係を築くコミュニケーションです。テンプレートを1つ選んでメールソフトに登録するところから始めてください。フリーランスとして業務委託契約の基礎を押さえておくと、納品後のトラブルも防げます。
納品完了メールは「テンプレートの質」と「送信の速さ」で信頼度が決まります。完璧なメールに時間をかけるより、テンプレートをベースに素早く送信し、お礼と確認依頼を確実に入れてください。今日の最初の一歩は、テンプレートを1つ選んでメールソフトに登録することです。15分の投資で、今後の納品完了メールがすべて効率化されます。
返信が来ない案件を放置すると未払いリスクにつながります。未払い回収の実践手順も事前に把握しておいてください。
状況別/次の一歩
| あなたの状況 | 次の一歩 | 所要時間 |
| 初めて納品完了メールを送る | テンプレート1をコピーし、固有名詞を差し替えて送信 | 10分 |
| テンプレートは使っているがリピートが少ない | テンプレート6の提案文を追加してメールソフトに再登録 | 10分 |
| 納品ミスの対応が必要 | お詫びテンプレートをコピーし、誤りの内容を記入して即日送信 | 15分 |
| 確認返信が来ない案件がある | ハック3のリマインダー予約送信を設定 | 5分 |
| メール作成に毎回時間がかかる | ハック1でメールソフトに定型文を3つ登録 | 15分 |
納品完了メール例文に関するよくある質問
Q. 納品完了メールと納品書は同時に送るべき?
はい、同時送信が基本です。メールで納品報告をしつつ納品書PDFを添付すれば、相手が1通で納品確認と書類確認を完了できます。納品書の発行が遅れる場合は「納品書は〇日までに別途送付いたします」と記載してください。納品書の電子保存には電子取引の保存義務への対応も必要です。
Q. 納品完了メールの返信が来ない場合はどうする?
5営業日を目安にリマインドメールを送ってください。「行き違いでしたら恐れ入りますが、〇月〇日にお送りした納品書のご確認状況をお伺いできますでしょうか」という確認ベースの文面で十分です。
Q. 土日祝に納品完了メールを送ってよい?
はい、送信自体は問題ありません。ただし予約送信機能を使い、翌営業日の午前9-11時に届くように設定してください。休日のメールを好まない取引先もいます。納品書を郵送で送る場合はレターパックの送り方も参考にしてください。
本記事の情報は2026年2月時点のものです。
【出典・参照元】
民間調査/企業
- ビジネスメール実務マナー – SMBCビジネスクラブ InfoLounge
- 納品完了メールの基本構成 – メール文例ナビ
体験談/ユーザーの声
- フリーランスとして継続案件を獲得するためのメール対応術 – WEB Que
- デキるライターのメール術 – プロライター養成塾